Chaque fois que vous créez une nouvelle feuille de calcul dans Excel, vous devez savoir comment l'enregistrer afin de pouvoir y accéder et la modifier ultérieurement. Tout comme les versions précédentes d'Excel, vous pouvez enregistrer des fichiers localement sur votre ordinateur. Mais contrairement aux versions précédentes, Excel 2016 vous permet également d'enregistrer une feuille de calcul sur le système cloud à l'aide de OneDrive . Vous pouvez également exporter et partager votre feuille de calcul avec d’autres directement depuis Excel.
Table des matières de l'article
Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur le stockage et le partage de feuilles de calcul dans Excel 2016 :
Chaque fois que vous ouvrez ou enregistrez une feuille de calcul, vous aurez la possibilité d'utiliser OneDrive , qui est un service de stockage de fichiers en ligne inclus avec votre compte Microsoft. Pour activer cette option, vous devrez vous connecter à Office. Pour en savoir plus, consultez notre Guide complet Excel 2016 (Partie 2) : Article En savoir plus sur OneDrive .
Excel 2016 propose deux manières d'enregistrer des fichiers : Enregistrer et Enregistrer sous . Ces options fonctionnent de manière similaire à l'ancienne version, avec juste quelques différences importantes :
Il est important de sauvegarder votre feuille de calcul chaque fois que vous démarrez un nouveau projet ou apportez des modifications à un plan existant. Enregistrer régulièrement peut éviter la perte de vos données professionnelles. Vous devez également faire attention à l’endroit où vous enregistrez votre feuille de calcul afin qu’elle puisse être facilement retrouvée plus tard.
1. Localisez et sélectionnez la commande Enregistrer dans la barre d'outils d'accès rapide .
2. Si vous enregistrez ce fichier pour la première fois, Enregistrer sous apparaîtra en mode Backstage .
3. Vous devrez ensuite choisir où enregistrer le fichier et lui donner un nom. Pour enregistrer la feuille de calcul sur votre ordinateur, sélectionnez Ordinateur , puis cliquez sur Parcourir . Vous pouvez également cliquer sur OneDrive pour enregistrer des fichiers sur OneDrive.
4. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra. Choisissez où vous souhaitez enregistrer la feuille de calcul.
5. Entrez un nom de fichier pour la feuille de calcul , puis cliquez sur Enregistrer .
6. La feuille de calcul sera enregistrée. Vous pouvez cliquer sur la commande Enregistrer pour enregistrer les modifications lors de la modification de la feuille de calcul. De plus, vous pouvez également accéder à la commande Enregistrer en appuyant sur Ctrl + S sur le clavier.
Si vous souhaitez enregistrer une autre version d'une feuille de calcul tout en conservant l'original, vous pouvez en faire une copie. Par exemple, si vous disposez d'un fichier nommé Sales Data , vous pouvez l'enregistrer sous Sales Data 2 afin de pouvoir modifier le nouveau fichier tout en faisant référence à la version originale.
Pour ce faire, cliquez sur la commande Enregistrer sous en mode Backstage. Tout comme lors de l'enregistrement d'un fichier pour la première fois, vous devez choisir où enregistrer le fichier et lui donner un nouveau nom de fichier.
Si vous ne souhaitez pas utiliser OneDrive, si vous vous sentez mal à l'aise lorsque OneDrive est sélectionné comme emplacement par défaut lors de l'enregistrement, ou si vous trouvez gênant de devoir sélectionner Ordinateur à chaque fois , vous pouvez modifier l'emplacement d'enregistrement par défaut afin que votre ordinateur soit sélectionné pour enregistrer. par défaut.
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
2. Cliquez sur Options . _
3. La boîte de dialogue Options d'Excel apparaîtra. Sélectionnez Enregistrer , cochez la case en regard de Enregistrer sur l'ordinateur par défaut , puis cliquez sur OK . L'emplacement de sauvegarde par défaut sera modifié.
Excel enregistre automatiquement vos feuilles de calcul dans un dossier temporaire pendant que vous travaillez dessus. Si vous oubliez d'enregistrer vos modifications ou si Excel plante, vous pouvez restaurer des fichiers avec AutoRecover .
1. Ouvrez Excel . Si une version enregistrée automatiquement du fichier est trouvée, le volet Récupération de document apparaîtra.
2. Cliquez pour ouvrir un fichier existant. La feuille de calcul sera restaurée.
Par défaut, les feuilles de calcul Excel sont enregistrées dans un fichier .xlsx . Cependant, vous devez parfois utiliser un autre type de fichier, tel qu'une feuille de calcul PDF ou Excel 97-2003 . Vous pouvez facilement exporter des feuilles de calcul depuis Excel vers divers types de fichiers.
L'exportation d'une feuille de calcul en tant que document Adobe Acrobat , communément appelé fichier PDF , peut être particulièrement utile si vous partagez la feuille de calcul avec une personne sur laquelle l'application Excel n'est pas installée. Un fichier PDF permettra aux utilisateurs de visualiser mais pas de modifier le contenu de la feuille de calcul.
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder à la vue Backstage .
2. Cliquez sur Exporter , puis sélectionnez Créer un PDF/XPS .
3. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez exporter la feuille de calcul, saisissez un nom de fichier, puis cliquez sur Publier .
Vous trouverez peut-être également utile d'exporter votre feuille de calcul vers d'autres types de fichiers, tels qu'une feuille de calcul Excel 97-2003 si vous devez la partager avec des personnes utilisant d'anciennes versions d'Excel, ou un fichier .CSV si vous avez besoin d'une version en texte brut de la feuille de calcul.
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
2. Cliquez sur Exporter , puis sélectionnez Modifier le type de fichier .
3. Sélectionnez un type de fichier courant, puis cliquez sur Enregistrer sous .
4. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez exporter la feuille de calcul, saisissez un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer .
Excel facilite le partage et la collaboration sur des feuilles de calcul lors de l'utilisation de OneDrive. Auparavant, si vous souhaitiez partager un fichier avec quelqu'un, vous pouviez l'envoyer sous forme de pièce jointe à un e-mail. Bien que cela soit pratique, cela crée également plusieurs versions du même fichier, ce qui est difficile à organiser.
Lorsque vous partagez une feuille de calcul à partir d'Excel, vous donnez en fait à d'autres personnes l'accès exactement au même fichier. Cela vous permet, à vous et aux personnes avec lesquelles vous partagez, de modifier la même feuille de calcul sans avoir à suivre plusieurs versions.
Remarque : Pour partager une feuille de calcul, celle-ci doit d'abord être enregistrée sur votre OneDrive.
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage, puis cliquez sur Partager .
2. La fenêtre Partager apparaîtra. Si vous n'avez pas rempli la feuille de calcul, vous serez invité à enregistrer votre document sur OneDrive.
3. Dans la fenêtre Partager , si votre document est enregistré sur OneDrive, cliquez sur le bouton Partager avec des personnes .
4. Excel reviendra à l'affichage normal et ouvrira la fenêtre Partager sur le côté droit de la fenêtre. Ici, vous pouvez inviter des personnes à partager votre document, voir une liste des personnes qui ont accès au document et définir si elles peuvent modifier ou uniquement afficher le document.
Leçon suivante : Excel 2016 - Leçon 5 : Concepts de base des cellules et des plages
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