Excel 2019 (Partie 15) : Fonctions

Une fonction est une formule prédéfinie qui effectue des calculs en utilisant des valeurs spécifiques dans un certain ordre. Excel comprend de nombreuses fonctions populaires qui peuvent être utilisées pour trouver rapidement le total, la moyenne, le nombre, la valeur maximale et la valeur minimale d'une plage de cellules. Pour utiliser correctement les fonctions, vous devrez comprendre les différentes parties d'une fonction et comment créer des arguments pour calculer les valeurs et les références de cellules.

Parties d'une fonction

Pour fonctionner correctement, les fonctions doivent être écrites d’une manière spécifique, appelée syntaxe. La syntaxe de base d'une fonction est le signe égal ( = ), le nom de la fonction (par exemple, SUM ) et un ou plusieurs arguments. L'argument contient les informations que vous souhaitez calculer. La fonction dans l'exemple ci-dessous ajoute les valeurs de la plage de cellules A1:A20.

Travailler avec des arguments

L'argument peut faire référence à la fois à des cellules individuelles et à des plages de cellules et doit être placé entre parenthèses. Vous pouvez inclure un ou plusieurs arguments, selon la syntaxe requise pour la fonction.

Par exemple, la fonction =AVERAGE(B1:B9) calcule la moyenne des valeurs dans la plage de cellules B1:B9. Cette fonction ne contient qu'un seul argument.

Plusieurs arguments doivent être séparés par des virgules. Par exemple, la fonction =SUM(A1:A3, C1:C2, E1) ajoutera les valeurs de toutes les cellules dans les 3 arguments.

Créer une fonction

De nombreuses fonctions sont disponibles dans Excel. Voici quelques-unes des fonctions les plus courantes que vous utiliserez :

• SOMME : Cette fonction additionne toutes les valeurs des cellules de l'argument.
• MOYENNE : Cette fonction détermine la valeur moyenne des valeurs contenues dans l'argument. Il additionne les cellules, puis divise cette valeur par le nombre de cellules de l'argument.
• COUNT : Cette fonction compte le nombre de cellules avec des données numériques dans l'argument. Cette fonction est utile pour compter rapidement des éléments dans une plage de cellules.
• MAX : Cette fonction détermine la valeur de cellule la plus élevée contenue dans l'argument.
• MIN : Cette fonction détermine la valeur de cellule la plus basse contenue dans l'argument.

Comment créer une fonction à l'aide de la commande AutoSum

La commande AutoSum vous permet d'insérer automatiquement les fonctions les plus courantes dans vos formules, notamment SUM, AVERAGE, COUNT, MAX et MIN . L'exemple ci-dessous utilise la fonction SUM pour calculer le coût total d'une liste d'articles récemment commandés.

1. Sélectionnez la cellule qui contiendra la fonction. Par exemple, nous sélectionnerons la cellule D13.

2. Dans le groupe Modification de l' onglet Accueil , cliquez sur la flèche en regard de la commande Somme automatique. Ensuite, sélectionnez la fonction souhaitée dans le menu déroulant. Par exemple, nous choisirons Somme.

3. Excel placera la fonction dans la cellule et sélectionnera automatiquement une plage de cellules pour l'argument. Dans l'exemple, les cellules D3:D12 ont été automatiquement sélectionnées, leurs valeurs seront ajoutées pour calculer le coût total. Si Excel sélectionne la mauvaise plage de cellules, vous pouvez saisir manuellement les cellules souhaitées dans l'argument.

4. Appuyez sur Entrée sur le clavier. La fonction sera calculée et le résultat apparaîtra dans la cellule. Dans l’exemple, la somme de D3:D12 est de 765,29 $.

La commande Somme automatique est également accessible à partir de l' onglet Formules du ruban.

Vous pouvez également utiliser le raccourci Alt + = au lieu de la commande AutoSum. Pour utiliser ce raccourci, maintenez la touche Alt enfoncée et appuyez sur le signe égal.

Regardez la vidéo ci-dessous pour voir comment fonctionne ce raccourci.

Comment saisir une fonction manuellement

Si vous connaissez déjà le nom de la fonction, vous pouvez facilement le saisir vous-même. Dans l'exemple ci-dessous (comptage des ventes de cookies), la fonction MOYENNE sera utilisée pour calculer le nombre moyen d'unités vendues par chaque équipe.

1. Sélectionnez la cellule qui contiendra la fonction. Par exemple, nous sélectionnerons la cellule C10.

2. Saisissez un signe égal ( = ), puis saisissez le nom de la fonction souhaitée. Vous pouvez également sélectionner la fonction souhaitée dans la liste des fonctions suggérées qui apparaît sous la cellule au fur et à mesure que vous tapez. Par exemple, nous saisirions =AVERAGE.

3. Entrez la plage de cellules pour l'argument entre parenthèses. Par exemple, nous entrerons (C3:C9). Cette formule ajoute la valeur des cellules C3:C9 , puis divise cette valeur par le nombre total de valeurs de la plage.

4. Appuyez sur Entrée sur le clavier. La fonction sera calculée et le résultat apparaîtra dans la cellule. Dans l’exemple, le nombre moyen vendu par chaque équipe est de 849.

Excel ne vous indique pas toujours si vos formules comportent des erreurs, c'est donc à vous de tester toutes vos formules.

Bibliothèque de fonctions

Bien qu'il existe des centaines de fonctions dans Excel, celles que vous utiliserez le plus dépendront du type de données contenues dans votre classeur. Il n'est pas nécessaire d'apprendre chaque fonction, mais explorer quelques types de fonctions différents vous sera utile lorsque vous créerez de nouveaux projets. Vous pouvez même utiliser la bibliothèque de fonctions sous l' onglet Formules pour parcourir les fonctions par catégorie, notamment Financière, Logique, Texte et Date et heure .

Pour accéder à la bibliothèque de fonctions , sélectionnez l' onglet Formules sur le ruban. Recherchez le groupe Bibliothèque de fonctions.

Comment insérer une fonction de la bibliothèque de fonctions

L'exemple ci-dessous utilisera la fonction COUNTA pour compter le nombre total d'éléments dans la colonne Éléments. Contrairement à COUNT, COUNTA peut être utilisé pour comptabiliser les cellules contenant des données de tout type, pas seulement des données numériques.

1. Sélectionnez la cellule qui contiendra la fonction. Par exemple, nous sélectionnerons la cellule B17.

2. Cliquez sur l' onglet Formules du ruban pour accéder à la bibliothèque de fonctions.

3. Dans le groupe Bibliothèque de fonctions , sélectionnez la catégorie de fonctions souhaitée. Par exemple, sélectionnez Plus de fonctions , puis passez la souris sur Statistiques.

4. Sélectionnez la fonction souhaitée dans le menu déroulant. Par exemple, nous choisirons la fonction COUNTA, qui comptera le nombre de cellules dans la colonne Items.

5. La boîte de dialogue Arguments de fonction apparaîtra. Sélectionnez le champ Valeur1 , puis saisissez ou sélectionnez les cellules souhaitées. L’exemple entrera la plage de cellules A3:A12. Vous pouvez continuer à ajouter des arguments dans le champ Value2 , mais dans ce cas, l'exemple souhaite uniquement compter le nombre de cellules dans la plage de cellules A3:A12.

6. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur OK.

7. La fonction sera calculée et le résultat apparaîtra dans la cellule. Dans l'exemple, les résultats montrent que 10 articles ont été commandés.

Commande Insérer une fonction

Bien que la bibliothèque de fonctions soit un excellent endroit pour rechercher des fonctions, vous préférerez parfois rechercher une fonction à la place. Vous pouvez le faire à l’aide de la commande Insérer une fonction. Cela peut nécessiter quelques essais et erreurs selon le type de fonction que vous recherchez, mais en réalité, la commande Insérer une fonction peut être un moyen efficace de trouver rapidement des fonctions.

Comment utiliser la commande Insérer une fonction

L'exemple ci-dessous souhaite trouver une fonction qui calcule le nombre de jours nécessaires pour recevoir les articles après avoir passé une commande. L'exemple utilisera les dates des colonnes E et F pour calculer le délai de livraison dans la colonne G.

1. Sélectionnez la cellule qui contiendra la fonction. Par exemple, nous sélectionnerons la cellule G3.

2. Cliquez sur l' onglet Formules du ruban , puis cliquez sur la commande Insérer une fonction.

3. La boîte de dialogue Insérer une fonction apparaîtra.

4. Entrez quelques mots-clés décrivant le calcul que vous souhaitez que la fonction effectue, puis cliquez sur Go. L'exemple saisira le nombre de jours, mais vous pouvez également effectuer une recherche en sélectionnant une catégorie dans la liste déroulante.

5. Passez en revue les résultats pour trouver la fonction souhaitée, puis cliquez sur OK. Par exemple, sélectionnez NETWORKDAYS pour calculer le nombre de jours ouvrables entre la date de commande et la date de réception.

6. La boîte de dialogue Arguments de fonction apparaîtra. A partir de là, vous pourrez saisir ou sélectionner les cellules qui constitueront les arguments de la fonction. L'exemple saisirait E3 dans le champ Start_date et F3 dans le champ End_date.

7. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur OK.

8. La fonction sera calculée et le résultat apparaîtra dans la cellule. Dans l'exemple, les résultats montrent qu'il faut 4 jours ouvrés pour recevoir la commande.

Comme les formules, les fonctions peuvent être copiées dans des cellules adjacentes. Sélectionnez simplement la cellule contenant la fonction, puis cliquez et faites glisser la poignée de remplissage des cellules que vous souhaitez remplir. La fonction sera copiée et les valeurs de ces cellules seront calculées par rapport à leurs lignes ou colonnes.

Si vous vous sentez à l'aise avec les fonctions de base, vous souhaiterez peut-être essayer une fonction plus avancée comme RECHERCHEV. Consultez l'article de LuckyTemplates.com sur la façon d'utiliser la fonction Vlookup dans Excel pour plus d'informations.