Excel 2019 (Partie 3) : Enregistrez et partagez des classeurs

Chaque fois que vous créez un nouveau classeur dans Excel, vous devez savoir comment l'enregistrer pour y accéder et le modifier ultérieurement. Comme avec les versions précédentes d'Excel, vous pouvez enregistrer des fichiers localement sur votre ordinateur ou sur le cloud à l'aide de OneDrive , ainsi qu'exporter et partager des classeurs avec d'autres directement depuis Microsoft Excel .

Fonctionnalité Enregistrer et Enregistrer sous

Excel propose deux manières d'enregistrer des fichiers : Enregistrer et Enregistrer sous . Ces options fonctionnent de manière similaire, avec quelques différences importantes :

Fonctionnalité Enregistrer et Enregistrer sous

Enregistrer : lors de la création ou de la modification d'un classeur, vous utiliserez la commande Enregistrer pour enregistrer vos modifications. Vous utiliserez cette commande dans presque toutes les situations. Lors de l’enregistrement du fichier, il vous suffira de sélectionner le nom et l’emplacement du fichier la première fois. Ensuite, vous pouvez simplement cliquer sur la commande Enregistrer pour l'enregistrer sous le même nom et le même emplacement.

Enregistrer sous : Vous utiliserez cette commande pour créer une copie du classeur tout en préservant l'original. Lorsque vous utilisez Enregistrer sous , vous devrez choisir un nom et/ou un emplacement différent pour la version copiée.

Comment enregistrer un classeur

Il est important d'enregistrer un classeur chaque fois que vous démarrez un nouveau projet ou apportez des modifications à un projet existant. Enregistrer les documents tôt et souvent peut vous aider à éviter la perte de votre travail en cas de problème. Vous devrez également faire attention à l'endroit où vous enregistrez votre classeur afin de pouvoir le retrouver facilement plus tard.

1. Localisez et sélectionnez la commande Enregistrer dans la barre d'outils d'accès rapide .

Sélectionnez la commande Enregistrer

2. Si vous enregistrez le fichier pour la première fois, la barre de contrôle Enregistrer sous apparaîtra dans la vue Backstage.

3. Ensuite, vous devrez choisir où enregistrer et nommer le fichier. Pour enregistrer le classeur sur votre ordinateur, sélectionnez Ordinateur , puis cliquez sur Parcourir. Vous pouvez également cliquer sur OneDrive pour enregistrer des fichiers sur votre OneDrive.

Choisissez où enregistrer et nommer le fichier

4. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le classeur.

5. Entrez un nom de fichier pour le classeur, puis cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur Enregistrer

6. Le classeur sera enregistré. Vous pouvez cliquer à nouveau sur la commande Enregistrer pour enregistrer vos modifications lors de la modification du classeur.

Vous pouvez également accéder à la commande Enregistrer en appuyant sur Ctrl + S sur le clavier.

Utilisez Enregistrer sous pour faire une copie

Si vous souhaitez enregistrer une autre version de votre classeur tout en conservant l'original, vous pouvez en faire une copie. Par exemple, si vous disposez d'un fichier appelé Sales Data , vous pouvez l'enregistrer sous Sales Data 2 afin de pouvoir modifier le nouveau fichier tout en vous référant à la version originale.

Pour ce faire, cliquez sur la commande Enregistrer sous en mode Backstage. Tout comme lors de la première sauvegarde d'un fichier, vous devrez choisir où enregistrer et nommer le nouveau fichier.

Comment changer l'emplacement de sauvegarde par défaut

Si vous ne souhaitez pas utiliser OneDrive, vous pourriez être frustré que OneDrive soit sélectionné comme emplacement par défaut lors de l'enregistrement. Si vous trouvez gênant de devoir sélectionner Ordinateur à chaque fois, vous pouvez modifier l'emplacement de sauvegarde par défaut afin que Ordinateur soit sélectionné par défaut.

1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.

Cliquez sur l'onglet Fichier

2. Cliquez sur Options.

Cliquez sur Options

3. La boîte de dialogue Options Excel apparaîtra. Sélectionnez Enregistrer , cochez la case en regard de Enregistrer sur l'ordinateur par défaut , puis cliquez sur OK. L'emplacement de sauvegarde par défaut sera modifié.

Boîte de dialogue Options Excel

Fonction de récupération automatique

Excel enregistre automatiquement vos classeurs dans un dossier temporaire pendant que vous travaillez dessus. Si vous oubliez d'enregistrer vos modifications ou si Excel plante, vous pouvez restaurer les fichiers à l'aide de la récupération automatique.

Comment utiliser la récupération automatique

1. Ouvrez Excel. Si des versions enregistrées automatiquement des fichiers sont trouvées, le panneau de récupération de documents apparaîtra.

2. Cliquez pour ouvrir un fichier existant. Le classeur sera restauré.

Le classeur est restauré

Par défaut, Excel enregistre automatiquement toutes les 10 minutes. Si vous prévoyez de modifier le classeur en moins de 10 minutes, Excel risque de ne pas créer de version enregistrée automatiquement.

Si vous ne voyez pas le fichier dont vous avez besoin, vous pouvez parcourir tous les fichiers enregistrés automatiquement à partir du mode Backstage. Sélectionnez simplement l' onglet Fichier , cliquez sur Gérer le classeur , puis sélectionnez Récupérer les classeurs non enregistrés .

Sélectionnez Récupérer les classeurs non enregistrés

Exporter un classeur

Par défaut, les classeurs Excel sont enregistrés au format .xlsx. Cependant, vous devez parfois utiliser un autre type de fichier, tel que PDF ou Excel 97-2003. Il est facile d'exporter votre classeur depuis Excel vers de nombreux types de fichiers différents.

Comment exporter un classeur sous forme de fichier PDF

L'exportation d'un classeur sous forme de document Adobe Acrobat , communément appelé fichier PDF, peut être particulièrement utile si vous partagez le classeur avec une personne qui ne dispose pas d'Excel. Le PDF aidera les destinataires à afficher mais pas à modifier le contenu de votre classeur.

1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.

2. Cliquez sur Exporter , puis sélectionnez Créer un PDF/XPS .

Sélectionnez Créer un PDF/XPS

3. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez exporter le classeur, saisissez un nom de fichier, puis cliquez sur Publier.

Cliquez sur Publier

Par défaut, Excel exportera uniquement la feuille de calcul active. Si vous disposez de plusieurs feuilles de calcul et que vous souhaitez toutes les enregistrer dans le même fichier PDF, cliquez sur Options dans la boîte de dialogue Enregistrer sous . La boîte de dialogue Options apparaîtra. Sélectionnez Classeur entier , puis cliquez sur OK.

Sélectionnez le classeur entier

Chaque fois que vous exportez un classeur au format PDF, vous devez également tenir compte de la façon dont les données de votre classeur apparaîtront sur chaque page PDF, tout comme lors de l'impression d'un classeur.

Comment exporter des classeurs vers d'autres types de fichiers

Vous trouverez peut-être également utile d'exporter votre classeur vers d'autres types de fichiers, comme un classeur Excel 97-2003 si vous devez le partager avec des personnes utilisant une ancienne version d'Excel, ou un fichier .CSV si vous avez besoin de la version brute. du cahier d'exercices.

1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage .

2. Cliquez sur Exporter , puis sélectionnez Modifier le type de fichier .

Sélectionnez Modifier le type de fichier

3. Sélectionnez un type de fichier courant, puis cliquez sur Enregistrer sous.

Cliquez sur Enregistrer sous

4. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez exporter le classeur, saisissez un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Boîte de dialogue Enregistrer sous

Vous pouvez également utiliser le menu déroulant Type de fichier : dans la boîte de dialogue Enregistrer sous pour enregistrer le classeur dans de nombreux types de fichiers différents.

Menu déroulant Enregistrer sous type :

Partager des classeurs

Excel facilite le partage et la collaboration sur des classeurs à l'aide de OneDrive. Auparavant, si vous souhaitiez partager un fichier avec quelqu'un, vous pouviez l'envoyer sous forme de pièce jointe à un e-mail. Bien que pratique, ce système crée également plusieurs versions du même fichier, ce qui peut être difficile à organiser.

Lorsque vous partagez un classeur à partir d'Excel, vous donnez en fait à d'autres personnes l'accès au même fichier. Cela vous permet, ainsi qu'aux personnes avec lesquelles vous partagez, de modifier le même classeur sans avoir à suivre plusieurs versions.

Pour partager un classeur, il doit d'abord être enregistré sur votre OneDrive.

Comment partager des classeurs

1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage , puis cliquez sur Partager.

Cliquez sur Partager

2. Excel reviendra à l'affichage normal et ouvrira le panneau Partager sur le côté droit de la fenêtre. À partir de là, vous pouvez inviter des personnes à partager votre document, voir une liste des personnes qui ont accès au document et définir des autorisations pour pouvoir modifier ou simplement afficher le document.

Choisissez avec qui partager