Conception de rapports Access : application de thèmes et de mise en forme conditionnelle dans Access 2019

Les rapports Access peuvent être utiles pour afficher des données, mais vous pouvez aller plus loin et rendre vos rapports Access visuellement agréables. Une façon de modifier l'apparence d'un rapport Access consiste à utiliser un thème prédéfini, qui peut instantanément ajouter de la couleur pour rendre le rapport Access le plus ennuyeux intéressant.

Application de thèmes dans Access 2019

Un thème réorganise simplement l'apparence de l'ensemble de votre rapport afin qu'il ne ressemble pas à une liste ennuyeuse de texte et de chiffres. Pour appliquer un thème à un rapport Access , procédez comme suit :

Affichez votre rapport en mode Création.

Cliquez sur l'onglet Conception.

Dans le groupe Thèmes, cliquez sur l'icône Thèmes.

Un menu apparaît, listant tous les thèmes disponibles.

Les thèmes vous permettent de modifier rapidement l'apparence d'un rapport.

Déplacez le pointeur de la souris sur un thème.

Access montre à quoi ressemblera votre rapport avec le thème sélectionné.

Sélectionnez un thème pour le choisir pour votre rapport.
Access affiche votre rapport avec le thème que vous avez sélectionné.

Créer une mise en forme conditionnelle dans Access 2019

Un rapport Access peut afficher des données, mais vous pouvez parfois avoir besoin d'aide pour identifier certains types de données. Par exemple, vous souhaiterez peut-être qu'Access mette en évidence les chiffres de vente supérieurs à 250 000 $ afin que vous puissiez repérer plus facilement ces informations. Bien que vous puissiez examiner manuellement un rapport et mettre en évidence ces informations vous-même, il est plus rapide et plus précis de laisser Access le faire à la place.

La mise en forme des données en fonction de certains critères est appelée mise en forme conditionnelle. L'idée est qu'Access formate les données uniquement lorsque certaines conditions sont remplies, comme une valeur supérieure à 250 000 $ ou inférieure à 10 000 $.

Pour utiliser la mise en forme conditionnelle, vous devez définir le champ à mettre en forme, définir une règle pour déclencher la mise en forme, puis le type de mise en forme que vous souhaitez appliquer, comme la mise en surbrillance du champ Accès en rouge ou en jaune.

Pour appliquer une mise en forme conditionnelle aux données d'un rapport Access, procédez comme suit :

Affichez votre rapport en mode Création.

Sélectionnez le champ auquel vous souhaitez appliquer une mise en forme conditionnelle.
Vous pouvez appliquer une mise en forme conditionnelle à un champ numérique ou texte.

Cliquez sur l'onglet Format.

Dans le groupe Contrôler la mise en forme, cliquez sur l'icône Mise en forme conditionnelle.

Une boîte de dialogue Gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle s'affiche.

La boîte de dialogue Gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle.

Cliquez sur le bouton Nouvelle règle.

Une boîte de dialogue Nouvelle règle de formatage apparaît.

La boîte de dialogue Nouvelle règle de formatage vous permet de définir une règle.

Vous pouvez cliquer ici sur le bouton Modifier la règle ou Supprimer la règle pour modifier ou supprimer une règle que vous avez créée.

Sélectionnez un type de règle :

• Vérifiez les valeurs dans l'enregistrement actuel ou utilisez une expression (vous pouvez créer une règle qui prend en compte la valeur d'un seul champ)
• Comparer avec d'autres enregistrements (vous pouvez créer une règle qui examine la valeur du même champ stocké dans d'autres enregistrements)

Dans la catégorie Modifier la description de la règle, définissez votre règle.
Selon l'option que vous avez choisie à l'étape 6, la catégorie Modifier la description de la règle peut afficher différentes options.

Choisissez le type de formatage à afficher si les données d'un champ correspondent à la règle que vous avez définie à l'étape 7.

Cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle s'affiche à nouveau, affichant la règle que vous venez de créer.

Cliquez sur OK.
Access affiche désormais vos modifications de mise en forme dans le champ si elles correspondent à votre règle définie.