더 나은 Microsoft Teams 회의를 위한 10가지 팁

회의는 모든 형태와 규모로 제공되며 일정을 채우는 유일한 일정입니다. 회의가 너무 많기 때문에 회의를 조직하고, 일정을 잡고, 진행하는 데 있어 가능한 한 효율적으로 일하는 것이 중요합니다. 다행히 Microsoft Teams 에는 회의 효율성에 특히 유용한 몇 가지 기능이 포함되어 있습니다.

팀 회의 중 채팅

Microsoft Teams에서 가장 많이 하는 활동은 다른 사람들과 채팅하는 것입니다. 그리고 Teams 회의 중에 동료와 채팅할 수 있는 것이 특히 도움이 됩니다. 모든 모임 참가자를 포함하는 모든 Teams 모임이 시작될 때 그룹 채팅이 자동으로 생성됩니다. 화면 오른쪽에 채팅 창이 나타납니다. 회의가 진행 중이고 사람들이 발표하고 오디오로 이야기하는 동안 다른 사람들은 채팅 창에서 채팅할 수 있습니다. 이 간단한 메커니즘은 믿을 수 없을 정도로 강력합니다. 예를 들어 발표자가 한 말을 놓쳤다고 가정해 보겠습니다. 전체 회의를 중단하고 발표자에게 반복하도록 요청하는 대신 채팅에 입력하고 채팅에 있는 누군가에게 설명을 요청하거나 공백을 메울 수 있습니다. 대규모 회의에서 항상 이 작업을 수행합니다.

회의가 종료된 후에도 채팅은 계속 활성화되며 누구나 계속 메시지를 게시할 수 있습니다. 되풀이 모임의 경우 채팅이 모임 간에 이어지기 때문에 항상 지난 모임에 대한 기록이 있으며 모임에 초대된 사람은 누구나 다음 모임을 위해 채팅에 참여할 수 있습니다. 나는 더 큰 회사에서 이것을 사용하여 다가오는 회의의 의제 항목을 추적하는 것을 보았습니다. 사람들은 일주일 동안 반복되는 회의 채팅에 게시한 다음 회의 중에 팀에서 채팅을 검토하고 회의 중에 항목에 대해 논의합니다.

누군가가 오디오로 말하는 동안 많은 사람들이 채팅하는 경우 회의 중에 메시지 알림을 끄는 것을 좋아합니다. 새로운 메시지가 나올 때마다 알림이 울리며, 주의가 산만해질 수 있습니다. 설정의 알림 섹션에서 수신 메시지의 소리를 끄는 옵션을 찾을 수 있습니다. 팀 화면의 오른쪽 상단 모서리에 나타나는 프로필 사진을 클릭하고 설정을 선택합니다. 표시되는 드롭다운 메뉴에서 알림을 선택하고 기타 섹션을 찾습니다. 거기에서 끄기로 설정할 수 있는 알림 소리에 대한 설정을 찾을 수 있습니다.

녹음으로 Teams 모임 캡처

회의를 녹음하는 것이 팀의 골칫거리를 얼마나 많이 덜어줬는지 모릅니다. 녹음은 회의에서 발생한 모든 것을 캡처합니다. 녹음은 회의에 참석하지 않은 다른 사람과 공유할 수 있으며 회의에 참석한 사람이 검토할 수 있습니다. 모든 사람이 회의가 녹화된다는 점을 이해하고 동의한다면 회의를 녹화하는 것이 좋습니다.

Teams에서는 개인 정보 보호를 위해 2명 이하의 통화를 녹음할 수 없습니다. 2명 이상의 통화가 있으면 회의가 되어 녹음할 수 있습니다.

녹음이 시작되면 Teams에서 회의 참석자에게 알립니다. 그러나 처음에 회의를 녹화할 계획임을 언급하여 모든 사람이 회의를 녹화하는 데 완전히 명확하고 편안하게 하여 앞으로 문제가 발생하지 않도록 하고 싶습니다.

모임 녹화는 Teams에서 쉽게 수행할 수 있습니다. 녹음을 시작하려면:

기존 회의에 참여하거나 새 회의를 시작합니다.

도구 모음에서 줄임표를 선택하여 회의 제어를 엽니다.

그림과 같이 나타나는 팝업 메뉴에서 녹음 시작을 선택합니다.

Teams 모임의 녹음을 시작합니다.

녹음이 시작되면 회의에 참석한 모든 사람에게 알림이 전송됩니다.

기록을 끝내려면 줄임표를 다시 클릭하고 기록 중지를 선택합니다.
회의를 종료하여 녹음을 종료할 수도 있습니다.
표시된 대로 회의 채널에서 녹음을 사용할 수 있습니다. 채널의 모든 사용자는 녹음을 클릭하여 회의를 볼 수 있습니다.

채널에서 회의 녹화 보기.

회의의 녹음은 믿을 수 없을 정도로 강력한 것입니다. 회의에 참석할 수 없었던 다른 사람들과 공유하거나 논의 및/또는 결정된 사항을 상기시키는 데 사용할 수 있습니다. 녹음 자체는 Microsoft Stream이라는 서비스에 있습니다. 표시된 대로 채널의 녹음에서 줄임표를 선택한 다음 링크 가져오기를 선택하여 회의에 대한 직접 링크를 얻을 수 있습니다. 또한 Stream에서 직접 녹음을 열거나 채널에서 녹음을 자체 탭으로 만들 수도 있습니다.

회의 녹음에 대한 직접 링크를 가져옵니다.

음소거로 소음 제어

회의에 참석할 때 말을 하지 않는 한 마이크를 음소거 상태로 유지하는 것을 좋아합니다. 그렇게 하면 다른 참가자들이 내 주변에서 발생할 수 있는 배경 소음을 들을 수 없습니다. 대부분의 사람들은 이 같은 회의 에티켓을 따르지만 누구나 때때로 잊어버립니다. 누군가 마이크를 음소거해도 되는지 물어볼 수 있지만 이는 회의에 방해가 될 수 있습니다.

Teams 모임에 있을 때 다른 참가자의 마이크를 음소거할 수 있습니다. 나는 누군가의 마이크가 개 짖는 소리와 같은 배경 소음을 포착할 때 이것을 여러 번 사용했지만 그 사람에게 마이크를 음소거하도록 요청하여 회의를 방해하고 싶지 않습니다.

회의 참가자 중 한 명을 음소거하려면 회의 창의 오른쪽에 나타나는 회의 명단으로 이동하여 그 사람의 이름을 선택한 다음 참가자 음소거를 선택합니다. 모든 사람을 음소거하려면 명단에서 모두 음소거를 선택합니다. 두 옵션이 여기에 표시됩니다. 내가 음소거한 참가자는 내가 자신을 음소거했다는 알림을 받게 되며 언제든지 자신을 음소거 해제할 수 있습니다.

Teams에서 회의 참가자의 마이크를 음소거합니다.

누군가를 음소거한 후에는 그 사람에게 비공개 채팅 메시지를 보내 당신이 그렇게 했음을 알리는 것이 좋습니다. 내가 이것을 할 때마다 그 사람은 나에게 고맙다고 말하며 커피를 마시거나 화장실을 사용하기 위해 달려가서 마이크를 음소거하는 것을 잊었다고 알려줍니다.

배경을 흐리게 하기

인터넷이 연결된 곳이면 어디에서나 팀원들과 회의를 할 수 있는 유연성이 마음에 듭니다. 그리고 비디오를 사용하면 회의에 엄청난 가치가 추가됩니다. 그러나 그것은 또한 도전을 소개합니다. 모두가 보고 싶지 않은 곳에서 일하고 있는 자신을 발견했다면 어떻게 하시겠습니까? 예를 들어, 나는 종종 사무실로 걸어가는 대신 집에서 회의를 합니다. 내가 식탁에 앉았을 때, 당신은 우리의 임시 변통 식품 저장실을 배경으로 볼 수 있습니다. 셰프들과의 회의에 참석하면 좋은 배경이 될 수 있지만 다른 유형의 회의에는 방해가 될 수 있습니다.

Teams에는 배경을 흐리게 하면서도 화상 통화 중에 얼굴에 초점을 맞출 수 있는 멋진 기능이 있습니다. 당신이 말하는 동안 머리를 움직여도 회의에 있는 모든 사람이 당신을 명확하게 볼 수 있지만 당신과 배경에 있는 것은 흐릿합니다. 말 그대로 당신도 모르는 사이에 나타날 수 있는 더러운 세탁물에 대해 더 이상 걱정하지 마세요!

회의에 참여하기 전에 카메라와 마이크를 켤 수 있는 토글이 표시됩니다. 이러한 토글 사이에는 그림과 같이 배경을 흐리게 하는 데 사용할 수 있는 흐림 토글이 있습니다. 흐림 옵션을 켜면 배경이 흐려지지만 얼굴에는 초점이 유지됩니다. 이미 회의에 참여했다면 그림과 같이 추가 작업 팝업 메뉴에서 흐림 옵션을 찾을 수 있습니다.

Teams 모임에 참여하기 전에 배경을 흐리게 합니다.

Teams 모임에 참가한 후 배경을 흐리게 합니다.

Teams에 연결된 흐림 옵션을 지원하는 비디오 카메라가 없는 경우 카메라를 켜고 배경을 흐리게 하는 토글이 표시되지 않습니다. 이것은 일반적으로 Teams 및 Microsoft 제품의 공통 테마입니다. 필요한 구성 요소(예: 흐림 기능을 지원하는 카메라)가 연결되어 있지 않으면 사용자 인터페이스의 요소가 나타났다가 사라집니다.

메모하기

회의를 녹음하는 것은 회의 전체를 캡처하는 데 이상적이지만 실제로 회의를 완료할 때 일반적으로 필요한 것은 회의 메모입니다. 회의록 이라고도 하는 메모를 사용하여 주요 결정 및 작업 항목의 기록을 캡처할 수 있습니다.

Teams에는 회의 메모를 캡처하도록 설계된 기능이 있습니다. 메모가 공유되므로 회의의 모든 사람이 메모를 추가하고 메모가 추가되면 볼 수 있습니다. 내가 회의에 몇 번이나 있었고 누군가가 메모를 잘못 적어 놓았는지 말할 수 없습니다. 간단한 잘못된 의사 소통은 길에 파급 효과를 줄 수 있습니다. 회의 중 실시간으로 모든 사람이 회의 노트를 검토하고 추가할 때 잘못된 의사 소통의 가능성이 크게 줄어듭니다.

회의 시작 전이나 회의 중에 회의에 대한 메모를 추가할 수 있습니다. 모임이 설정되고 Teams 채널에 연결된 경우 채널로 이동하여 모임에 대해 토론할 수 있습니다. 회의에 채널이 없는 경우에도 메모를 추가할 수 있습니다.

회의 전 메모를 추가하려면 다음 단계를 따르세요.

캘린더를 열고 메모를 추가할 회의를 선택합니다.

Choose to chat with participants, as shown.

Teams will create a chat for the meeting, and all meeting participants are automatically added to it. When the meeting takes place, the chat will be part of the meeting.

Adding pre-meeting notes to a meeting.

Once a meeting starts, you can add official notes to the meeting beyond chat. To open the meeting notes or to start taking notes, follow these steps:

From the meeting options menu, select the Show Meeting Notes option.
If you have already created notes for the meeting, the meeting notes will open on the right side of the screen, as shown. Or, if notes haven’t been added to the meeting yet, will have the option to create notes for the meeting once the meeting has started, as shown. To create new meeting notes, continue to Step 2.

Click the Take Notes button.
Teams will create meeting notes for the meeting, and you will be able to see the new notes section along the right side of the screen. You can now add notes or review any pre-meeting notes added before the meeting started.

Creating meeting notes for a Teams meeting.

Reviewing and adding meeting notes during a meeting.

When you add meeting notes, members of the channel, or meeting chat, will be notified so that everyone can follow along and add their own notes or review existing notes.

You can even add the meeting notes as a tab to the meeting. You find the option to add the meeting notes as a tab by clicking the ellipsis toward the top of the notes screen and choosing to add the notes as a tab.

Viewing meeting notes as a tab.

Using a Whiteboard in Teams

Some of the most productive meetings I have had over my career are with a group of people standing in front of a whiteboard sketching out ideas. It is an aspect of communication that is hard to beat. Microsoft has recognized this and added a feature to Teams called Whiteboard.

Microsoft Whiteboard is a shared screen that allows you to sketch diagrams. The way you draw on your screen depends on your device. If you are using a standard desktop computer, you use your mouse or a graphics tablet that connects a digital pen to your computer. If you are using a device that has a touch screen, you can use your finger to draw on the screen. My favorite way to sketch on the Teams Whiteboard is with the stylus pen on my Surface laptop. I find it very natural and easy to use.

To use the Whiteboard feature in Teams, follow these steps:

Join an existing Teams meeting or start a new one.

From the meeting controls, expand the Share dialog box by selecting the icon that looks like a computer monitor with an arrow going through it.
The bottom of the screen will expand, and you will see options for sharing your screen, a window on your screen, or a PowerPoint file. On the right side of your screen you will see the option for Whiteboard, as shown.

Select Whiteboard and the screen will update, displaying a digital whiteboard, as shown.

You can select the pen color and pen width and begin drawing on the screen. Everyone in the meeting will see what you are drawing, and they can jump in and add their own drawings or edit an existing drawing.

The whiteboard persists even after the meeting so that you can always go back to it and add new sketches or modify existing sketches. Once you activate the whiteboard, it will be displayed as a tab on the channel or chat. You can export the state of the whiteboard at any time by clicking the settings icon in the top-right of the screen and choosing Export Image. I like to do this in order to lock the whiteboard and capture the state at any given time. This is much the same as taking a picture of a physical whiteboard to make sure you have the drawing on hand in case anyone comes along and erases it.

Opening the whiteboard from the sharing box in a Teams meeting.

Sketching on a shared digital whiteboard in Teams.

Every team in Teams has a digital whiteboard that can be used for meetings.

Sharing your screen

Screen sharing is one of my favorite aspects of digital meetings. I use screen sharing all the time. I even use screen sharing when the people I need to share with are in the same room as I am. Without screen sharing, I would have to have everyone huddle around my computer so that I could show them my screen. With screen sharing, I can share what I am seeing on my screen and they can see it on their screens.

It is much easier to look at your own computer screen than to look over the shoulder of someone else. Using Teams, you can share your screen with others, and they can share their screen with you.

During a Teams meeting, you can share your entire screen, a specific window, a PowerPoint presentation, or a whiteboard (covered in the previous section). Personally, I like to share just the window or PowerPoint slide I am talking about in the meeting. For example, if I am showing a website, I just share the web browser window instead of my entire desktop. If I am walking through a PowerPoint presentation, I just share the PowerPoint window.

There are many reasons you might not want to show your entire desktop. For example, your digital desktop might be messy with various files that you are in the middle of organizing. Or, you might have sensitive material that should not be seen or recorded by everyone in the meeting. Regardless of the reason, you can share just what you want the team to focus on and leave the rest of your desktop hidden.

바탕 화면, 창 또는 PowerPoint 프레젠테이션을 공유하려면 다음 단계를 따르세요.

기존 Teams 모임에 참여하거나 새 모임을 시작하세요.

회의 제어에서 화살표가 있는 컴퓨터 모니터 모양의 아이콘을 선택하여 공유 대화 상자를 확장합니다.
화면 하단이 확장되고 화면 공유 옵션, 화면 창 또는 PowerPoint 파일이 표시됩니다.

회의와 공유할 옵션을 선택합니다.
빨간색 상자는 다른 사람이 볼 수 있는 내용을 정확히 알 수 있도록 다른 사람과 공유되는 내용의 윤곽을 나타냅니다.

프레젠테이션을 중지하려면 그림과 같이 디스플레이 창 상단에 있는 프레젠테이션 중지 버튼을 선택합니다.

Teams 모임 중에 PowerPoint 프레젠테이션을 공유합니다.

다른 사람의 화면을 제어하기

이전 섹션에서는 다른 사람과 화면을 공유하는 방법을 알아냈습니다. 다른 사람이 귀하의 화면을 제어하도록 하거나 다른 사람의 화면을 제어하도록 요청할 수도 있습니다. Teams를 통해 다른 사람의 화면을 제어하면 그 사람의 마우스를 이리저리 움직이고 자신의 마우스와 키보드를 사용하여 그 사람의 화면에 입력할 수 있습니다. 나는 누군가에게 컴퓨터에서 무언가를 하는 방법을 보여주고 싶을 때 이것을 자주 사용합니다.

누군가가 귀하의 허가 없이 귀하의 화면을 제어할 수 없습니다. 누군가가 귀하의 화면을 제어하도록 요청하면 그 사람이 귀하의 화면을 제어하도록 허용할지 여부를 묻는 메시지가 표시됩니다. 귀하가 요청을 승인하면 그 사람은 귀하의 화면에서 귀하의 마우스를 제어할 수 있습니다. 그러나 요청을 거부하면 그 사람은 제어할 수 없습니다.

공유 화면에 대한 제어권을 부여하려면 공유 영역 상단에 표시되는 제어권 부여 버튼을 선택합니다. 이 버튼을 선택하면 회의의 모든 사람을 나열하는 드롭다운 메뉴가 나타납니다. 화면 제어 권한을 누구에게 줄지 선택할 수 있습니다. 같은 방법으로 제어권을 되찾을 수 있습니다.

회의 요구 사항에 맞게 팀 구성

저는 대부분의 회의에서 Teams가 배치되는 방식의 기본값을 선호하는 경향이 있습니다. 팀은 종종 현명한 결정을 내리고 기본 화면에 사람들을 표시하는 것과 기본 화면에 프레젠테이션을 표시하는 것 사이를 전환합니다. 또한 Teams는 말하는 사람을 감지하고 말하는 사람에게 집중할 수 있도록 해당 사람의 비디오를 확대합니다.

그러나 통제권을 갖고 사물을 보는 방식을 바꾸고 싶을 수도 있습니다. 참가자 또는 프레젠테이션의 비디오를 클릭하여 사람과 프레젠테이션 간에 전환할 수 있습니다. 참가자의 비디오를 찍어 항상 표시되도록 고정할 수도 있습니다. 때로는 Teams에서 비디오를 띄워 다른 모니터로 드래그하는 것을 좋아합니다. 이러한 유연성 덕분에 필요에 맞게 회의를 조정할 수 있습니다.

모임이 진행 중인 동안 Teams 사용

회의 중에 대부분의 Teams 화면은 회의 전용입니다. 회의에 집중하고 싶을 때 유용합니다. 그러나 모임이 진행 중일 때 Teams의 다른 부분을 계속 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 주의를 집중해야 하는 대규모 회의가 있는 경우 회의를 최소화하고 Teams의 다른 부분을 사용합니다. 모임을 최소화하는 것은 다른 채널이나 채팅과 같은 Teams의 다른 부분을 클릭하는 것만큼 간단합니다. 모임 외부를 클릭하면 그림과 같이 Teams가 왼쪽 탐색 창 상단의 작은 창으로 모임을 자동으로 최소화합니다. 회의로 돌아가서 화면의 창을 최대화하려면 회의 창 내부를 클릭하기만 하면 됩니다.

최소화된 팀 모임입니다.