Hoe definieer ik zeer gevoelige privéagendas, vergaderingen, evenementen en afspraken in Outlook 2016 / 2019 /365?

Laatste update: Oktober 2019

Hier is een vraag die we kregen van een lezer:

Ik deel mijn standaardagenda met mijn hele team, zodat onze agenda's volledig zichtbaar zijn voor alle leden, inclusief onze baas. Ik wil graag persoonlijke afspraken kunnen maken, zodat de details van de vergadering voor mij privé zijn en niet beschikbaar/grijs voor anderen. Om het even welke suggesties op hoe te om dat te verwezenlijken?

Bedankt voor de vraag; ik weet niet zeker op welk besturingssysteem je draait, daarom voeg ik een procedure toe voor zowel Windows 7/8/10 als macOS-computers.

Laten we beginnen met Windows. Daar gaan we:

Privé-afspraken en vergaderingen in Outlook

• Outlook openen.
• Navigeer naar de betreffende kalender.
• Dubbelklik op de specifieke vergadering / afspraak / gebeurtenis / taak die u privé / verborgen wilt maken.
• Klik aan de rechterkant van het lint (groep Tags) op het pictogram Privé, zodat anderen die hun agenda delen, uw vergaderingsdetails niet kunnen zien.
• Druk op Opslaan en sluiten.

Maak je hele agenda privé

Een andere optie om de privacy van uw agenda te verbeteren, is door uw instellingen voor agendatoestemming te gebruiken. Hoogstwaarschijnlijk is dit al aanwezig in uw bedrijf, maar het is in ieder geval de moeite waard om dit te bekijken.

• Ga hiervoor naar je tabblad Agenda.
• Markeer uw agenda aan de linkerkant.
• Stel de toestemming voor Standaard in op Vrije/Bezet-tijd.
• Druk op Toepassen.

Iedereen die in je agenda kijkt, kan zien of je bezet of vrij bent, maar niet je afspraakdetails

macOS Outlook-privacyinstellingen

Het proces voor Outlook op macOS is verrassend vergelijkbaar.

• Outlook openen
• Navigeer naar de kalender
• Markeer de vergadering
• Stel de Privé-knop in en druk op Opslaan

• Anderen die in de agenda kijken, zien een privévergadering

Aanvullende lezersvragen

Kunnen afgevaardigden de privévergaderingen zien?

Een collega vroeg me of een afgevaardigde Privévergaderingen kon zien. Het antwoord hangt af van de specifieke agendamachtigingen zoals ingesteld door uw IT-afdeling of degene die de gedeelde agenda heeft gemaakt. Daarom neem ik aan dat een afgevaardigde mogelijk uw agendavergaderingen kan zien, privé of openbaar.