Șabloane Outlook: creați șabloane de e-mail și întâlnire în Office 365, 2019 și 2016 pentru PC și MAC

Ultima actualizare: octombrie 2023.

Introducere

Iată o întrebare pe care tocmai am primit-o pentru un cititor:

Bună ziua, sunt agent de turism și aș dori să definesc un șablon de e-mail personalizat pentru a răspunde la e-mailurile pe care mi le trimite clientul meu. De asemenea, aș dori să-mi accelerez procesul de programare a întâlnirilor și să am un șablon pe care să-l pot folosi pentru a crea rapid întâlniri și întâlniri. Dacă ajută, folosesc Outlook 365. Vă mulțumesc pentru orice ajutor pe care îl puteți oferi.

Șabloane de e-mail Outlook

Configurarea mesajelor de e-mail predefinite este destul de simplă. Tot ce trebuie să faceți este să tastați și să formatați un mesaj de e-mail și apoi să-l salvați ca șablon pentru utilizare ulterioară.

Notă: pentru simplitate, în această postare, voi folosi exemple simple de mesaje și șabloane de întâlnire, totuși ar putea dori să vă uitați la definirea unor formulare mai complexe care pot fi completate de utilizator pentru Outlook.

Crearea șabloanelor de e-mail Outlook

1. Deschideți Outlook.
2. Apăsați E-mail nou.
3. Introduceți subiectul e-mailului.
4. Introduceți textul e-mailului. Iată un exemplu simplu:

5. Introduceți semnătura dvs. (dacă este necesar).
6. Salvați e-mailul ca fișier șablon Outlook (cu extensia .oft) pentru reutilizare ulterioară.
7. Apăsați pe File.
8. Apăsați Salvare ca și furnizați un nume de fișier; exemplul nostru simplu va fi: „Aplicație vorbită aprobată”.
9. Salvați e-mailul ca șablon, asigurându-vă că tipul de fișier este .oft, așa cum se arată mai jos.

6. Apăsați Salvare.
7. Închideți mesajul.
8. Dacă vi se solicită, apăsați Salvați toate modificările.

Trimiterea unui e-mail pe baza unui șablon

Reutilizarea șabloanelor existente este, de asemenea, destul de simplă:

1. Deschideți Outlook.
2. Apăsați Articole noi.
3. Selectați Mai multe articole.
4. Selectați Alegeți formular.
5. Alegeți șabloanele de utilizator din locația Sistemului de fișiere și selectați intrarea „Aplicație vorbită aprobată” după cum se arată mai jos.

6. Apăsați Deschide.
7. Definiți destinatarii de e-mail în casetele Către și CC; definiți o copie neagră (BCC) dacă este necesar.
8. Trimiteți e-mailul dumneavoastră.

Șabloane de invitații la întâlniri Outlook

În același mod, puteți reutiliza formate predefinite pentru întâlniri și întâlniri.

Definiți șablonul întâlnirii și salvați-l ca fișier .otf; apoi trimiteți solicitarea participanților.

Editarea mesajelor și șabloanelor de întâlnire

Pentru a modifica formularul / șablonul Outlook:

1. Deschideți fișierul formular așa cum se arată mai sus în secțiunea Reutilizare șabloane.
2. Faceți modificările necesare.
3. Apăsați Fișier, apoi Salvați ca și salvați fișierul folosind un alt nume.

Unde sunt salvate șabloanele?

În mod implicit, locația se află sub contul dvs. de utilizator. În Windows 10/8 sau 7, ar fi: C:\users\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Sfat: Dacă nu sunteți sigur de locația exactă, puteți rula o căutare Windows pentru fișiere .oft.

Șabloane de e-mail pentru macOS

Definirea formatului personalizat

Pentru utilizatorii de Outlook pe macOS:

1. Deschideți Outlook.
2. Apăsați E-mail nou.
3. Scrieți textul de e-mail.
4. Din bara de sus, apăsați Salvare ca șablon...
5. Alegeți folderul șablon și apăsați Salvare.

Trimiteți mesaje bazate pe șablon pe macOS

Urmăriți aceste instrucțiuni:

1. Deschideți Outlook.
2. Din bara de sus, apăsați pe File.
3. Apăsați Nou și selectați Nou din șablon.
4. Dosarul dvs. de șabloane se va deschide; rețineți că, spre deosebire de Windows, macOS stochează șabloanele ca fișiere .emltpl.
5. Alegeți șablonul și apăsați OK.
6. Completați destinatarii de e-mail după cum este necesar.
7. Trimiteți mesajul.

Notă: Outlook pe macOS nu acceptă șabloanele de întâlniri și întâlniri.

Concluzie

Utilizarea șabloanelor Outlook poate accelera semnificativ procesul de comunicare și organizare, oferind o modalitate eficientă de a gestiona mesajele și întâlnirile. Aplicând pașii de mai sus, veți putea îmbunătăți productivitatea și eficiența în cadrul activităților dumneavoastră zilnice.