Как отправлять повторяющиеся сообщения с автоматическим ответом в Outlook 2019/365/2016, когда вы находитесь вне офиса?

Последнее обновление: октябрь 2019 г.

Применимость: Office 365/2019, 2016, 2013. Windows и macOS.

Вот вопрос, который мы получили от Дороти:

Привет! Я работаю туристическим агентом, и моя доступность крайне важна для моих клиентов. Время от времени я уезжаю из офиса из-за отпуска, и я хотел бы убедиться, что мои клиенты знают об этом, и что вещи не проваливаются. В прошлом я работал в компании, и я помню, что там был трюк, чтобы установить автоответчик вне офиса. Теперь я работаю из дома и использую Outlook.com и Gmail в Microsoft Outlook 2019. Есть ли способ настроить правило отсутствия на работе, чтобы уведомлять других о моем отсутствии?

Спасибо за хороший вопрос и удачи в вашем новом бизнесе.

Вы можете легко определить тексты автоответчика, когда находитесь вне офиса, используя Правила. В этом уроке мы объясним, как это сделать в Windows, а затем в macOS. Читатели могут применить это на практике, чтобы Outlook автоматически отвечал, если они уезжают в отпуск или в любой другой отпуск.

Для полноты мы добавили краткий раздел о том, как использовать Outlook на Exchange для отправки ответов OOTO.

Настройка автоответов в Windows

Использование правил

Если вы используете Gmail или Hotmail/Outlook.com в Outlook, вам потребуется использовать правила для настройки автоответчика.

Пожалуйста, действуйте следующим образом:

• Откройте Outlook.
• Прежде всего, определите шаблон сообщения Outlook, который будет отправляться в случае отсутствия. В этом посте есть вся информация, необходимая для настройки вашего шаблона.
• Затем на вкладке «Электронная почта» нажмите кнопку «Правила».
• Выберите «Управление правилами и оповещениями».
• Откроется мастер правил.
• Нажмите кнопку «Новое правило…»
• Затем выберите Применить правила к полученным сообщениям электронной почты .

• Нажмите «Далее».
• Укажите, хотите ли вы, чтобы это правило об отсутствии на работе применялось к определенным электронным письмам.
• Нажмите «Далее», если хотите, чтобы правило применялось ко всем входящим сообщениям.
• Теперь проверьте ответ, используя определенное правило шаблона.
• В нижней панели нажмите ссылку на конкретный шаблон.

• Найдите на своем компьютере шаблон электронной почты, который вы определили в первом шаге этого руководства.
• Примечание. Шаблоны часто сохраняются в виде файлов .

• Найдя свой шаблон, выделите его и нажмите «Открыть».
• Нажмите «Далее».
• При необходимости определите любые исключения из вашего правила.
• Нажмите «Далее».
• Укажите для правила осмысленное имя, как показано ниже.

• Когда закончите, нажмите Готово.

Деактивация правил

Примечание. Помните, что вам нужно будет деактивировать свои правила, когда вы вернетесь из отпуска или отпуска; в противном случае ваши автоматические электронные письма будут продолжать отправляться.

Если вы хотите отключить свои ответы, выполните следующие действия:

• Открыть Outlook
• Правила попадания
• Нажмите «Управление правилами и оповещениями».
• Снимите флажки со всех правил, которые вы хотите деактивировать.

• Когда закончите, нажмите Применить.

Использование обмена

Если ваша компания использует Exchange Server, то процесс настройки очень прост:

• Откройте Outlook.
• Нажмите «Файл».
• Теперь нажмите кнопку «Автоматические ответы» (обратите внимание, что для их настройки вам потребуется подключение к Exchange).
• Теперь определите автоматический ответ для отправителей внутри и за пределами вашей организации.
• Нажмите OK, когда закончите.

Ответы вне офиса на MAC

Если вы используете macOS, то процесс довольно прост, вот шаги:

1. Откройте Outlook для macOS
2. На верхней панели перейдите к «Инструменты» и выберите «Правила».
3. Откроется диалоговое окно «Правила».
4. Если вы используете Gmail или Outlook.com/Hotmail, выделите IMAP слева.
5. Нажмите на знак + в нижней части диалогового окна.
6. Определите название вашего правила:

1. В разделе «Следующее» выберите «Ответить», а затем нажмите кнопку « Ответить текст… ».
2. Теперь продолжайте и определите текст ответа об отсутствии на работе, как показано ниже.

1. Когда закончите, нажмите ОК .
2. Установите флажки « Не применять » и « Включено » и нажмите « ОК » . Вернувшись из отпуска, не забудьте снять флажок с кнопки «Включено», чтобы деактивировать правило.
3. Диалоговое окно правил будет выглядеть следующим образом. Outlook автоматически отвечает на каждое входящее электронное письмо.

Дополнительные вопросы читателей

Несколько автоответов для одного почтового ящика

Нас спросили, можете ли вы установить разные автоответчики в зависимости от того, кто отправил сообщение. Это возможно, так как мастер правил Outlook позволяет вам обусловливать ваши сообщения электронной почты несколькими параметрами:

• людьми,
• находитесь ли вы в TO или CC,
• являетесь ли вы единственным получателем
• Отображаются ли определенные слова в теме или теле сообщения
• По важности электронной почты

Чтобы использовать несколько ответов, все, что вам нужно сделать, это создать разные правила, а затем назначить каждому из них разные шаблоны ответов Outlook.

Как узнать, были ли отправлены мои автоответы?

Хороший вопрос, вы увидите, что ваши ответы отображаются как записи в папке отправленных элементов Outlook.

Работает ли это, когда мой компьютер выключен?

Это очень важный вопрос. Ответ заключается в том, что правила, которые вы определяете в Outlook, предназначены только для клиента, то есть они будут выполняться только во время работы Outlook. Это не тот случай, если вы используете автоответы в Outlook на Exchange.

Могу ли я вместо этого настроить Auto-Forward?

Находясь в отпуске/отпуске/отпуске или во время путешествия, вы можете выбрать автоматическую пересылку своих электронных писем другим людям, чтобы они могли ответить. Вы можете использовать Мастер правил, чтобы определить конкретное правило для обработки этого.

Могу ли я добавить изображение в сообщение автоответчика?

В Windows вы можете добавлять в свои ответы форматированную текстовую информацию, будь то ссылки, изображения и даже анимированные GIF-файлы. Вы также можете добавить свою подпись ко всем исходящим электронным письмам.

В случае возникновения дополнительных вопросов, не стесняйтесь, дайте нам знать. Надеюсь, поможет!