Формы Outlook: как создавать заполняемые формы в Microsoft Office 2016/2019?

Примечание. Этот контент поста применим к Office 2019, 2016, 2013, 2010; настольная версия и версия Office 365; Windows 10, 8 и 7;

Сообщение обновлено: май 2020 г.

Вот вопрос от Дины:

Я работаю в сфере розничной торговли. Я использую Outlook для управления своей контактной информацией. Мне очень нравится Outlook в качестве диспетчера контактов, но, очевидно, мне нужно расширить возможности основных контактных форм. Мое требование состоит в том, чтобы иметь возможность добавить несколько полей, которые позволят мне хранить ссылки на профили в социальных сетях каждого из моих контактов. Короче говоря, я думаю, у меня есть пара вопросов: во-первых, как сделать кнопки пунктов меню, которые позволят мне взаимодействовать с формами Outlook, и во-вторых: как на самом деле идти вперед и создавать или изменять мою контактную форму. Любые подсказки очень ценятся. Спасибо!

В этом посте мы научим вас, как легко создавать настраиваемые заполняемые пользовательские формы в Microsoft Outlook. Мы настроим контактную форму в качестве примера, однако этот процесс полностью применим для электронных писем, задач, запросов задач, приглашений на встречу, записей журнала и т. д.

Хорошо.. приступим.

Работа с формами в Outlook не представляет особой сложности. Outlook поставляет несколько предопределенных шаблонов, и основная идея состоит в том, чтобы настроить эти шаблоны в соответствии с вашими потребностями.

Создание пользовательских форм Outlook

Вот процесс вставки и редактирования пользовательских форм Outlook:

1. Настройте вкладку разработчика Outlook .
2. Откройте существующую форму Outlook .
3. Измените форму, чтобы включить настраиваемые поля по мере необходимости.
4. Сохраните пользовательскую форму .
5. Тщательно протестируйте свою работу.
6. Поделитесь с другими пользователями Outlook на вашем рабочем месте или в группе, чтобы они могли использовать полезную форму, которую вы только что создали :-).

Формы Outlook: подробный пример

Microsoft Outlook предоставляет хороший набор форм, связанных с основными объектами Outlook, которые вы можете выбрать и запустить процесс разработки форм. Это очень полезно, потому что мы не хотим изобретать велосипед. В этом руководстве мы просто продолжим и расширим уже существующую форму «Контакты», хранящуюся в вашей стандартной библиотеке форм.

В частности, мы сосредоточим внимание именно на том, как настроить форму контактов. Для удобства мы предполагаем, что вы хотите управлять следующей информацией социальных сетей для ваших контактных лиц:

• Профиль LinkedIn
• Профиль в Твиттере
• профиль в фейсбуке
• группа в фейсбуке

Вот как будет выглядеть наша пользовательская форма Outlook:

Шаг 0. Настройка вкладки "Разработчик"

Как отметил читатель выше, прежде чем мы начнем работу с нашими пользовательскими формами Outlook , нам нужно включить так называемую вкладку «Разработчик». Это позволит нам получить доступ к возможностям Outlook, которые нам нужны для разработки наших собственных форм.

Вот как это сделать:

1. Прежде всего, откройте Microsoft Outlook .
2. Теперь щелкните правой кнопкой мыши ленту и выберите « Настроить ленту » .

1. Установите флажок « Разработчик » и выберите « ОК » .

1. Теперь вы заметите недавно добавленную вкладку « Разработчик » на ленте.

Шаг 1. Откройте существующую форму.

1. На ленте Outlook перейдите в меню « Разработчик ».
2. Теперь нажмите «Создать форму» .
3. В поле Искать в убедитесь, что выбрана библиотека стандартных форм .
4. Выберите контактную форму.
5. Нажмите « Открыть».
6. Теперь мы продолжим и изменим существующую контактную форму.
7. Вы заметите, что наша форма была открыта в представлении «Дизайн».
8. На следующем шаге мы добавим несколько новых настраиваемых полей для хранения нашей контактной информации в социальных сетях.

Шаг 2. Добавьте настраиваемые поля формы.

На этом шаге мы продолжим и создадим настраиваемые поля формы (columns0 для информации о социальных сетях.

• В группе «Инструменты ленты» нажмите кнопку «Выбор поля».
• Это диалоговое окно откроется. В нижней части диалогового окна выбора полей нажмите «Создать».

• Создайте свой первый новый столбец, назовите его LinkedIn, выберите Type = Text и Format = Text, как показано ниже.

• Теперь повторите описанный выше процесс для следующих 3 полей: Twitter, Facebook, группа Facebook.
• Вы увидите свои новые поля в разделе Пользовательские поля в папке, как показано ниже:

Шаг 3. Добавьте пользовательскую страницу формы

На этом этапе мы добавим пользовательскую страницу в контактную форму. На этой странице мы будем хранить поля профиля в социальных сетях.

1. Теперь перейдите на вкладку (P.2) рядом с General, как показано ниже.

1. Теперь на ленте нажмите кнопку «Страница» и выберите «Переименовать страницу».

1. Введите «Социальные сети» в поле «Название страницы» и нажмите «ОК».
2. Теперь перетащите четыре поля из поля «Выбор поля» на свою страницу в социальной сети и расположите их, как показано ниже:

1. Примечание. Чтобы выровнять настраиваемые поля, просто выберите их (убедитесь, что вы нажали кнопку CTRL при выборе их всех), затем щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Выровнять», затем выберите направление выравнивания.
2. В рамках разработки формы вы должны периодически проверять свою работу. Лучший способ сделать это — нажать кнопку «Выполнить эту форму». Это покажет вам, как ваша работа будет выглядеть для пользователя.

Шаг 4. Сохраните форму Outlook

Как вы видели ранее, ваша измененная контактная форма все еще находится в режиме разработки. Если вы хотите начать использовать его, вы должны опубликовать его в своей библиотеке форм. В соответствии с вашими разрешениями вы можете сделать его доступным для собственного использования или разрешить другим коллегам в вашей организации использовать его.

1. На ленте нажмите кнопку «Опубликовать».
2. Выберите Опубликовать форму как..
3. Под отображаемым именем введите ContactFormSocial
4. Нажмите Опубликовать.

Примечание для опытных пользователей. Ваша форма будет сохранена в виде файла .oft в каталоге AppData вашего домашнего каталога: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Шаг 5. Попробуйте новую форму

Мы почти на месте. Теперь пришло время идти вперед и попробовать нашу работу.

1. Откройте вкладку «Контакты» в Outlook.
2. Нажмите «Новые предметы».
3. Нажмите Пользовательские формы.
4. Выберите свою запись ContactFormSocial.
5. Нажмите кнопку социальных сетей на ленте (вы только что добавили ее на предыдущем шаге ;-))
6. Вуаля — готово!

Шаг 6. Используйте новую контактную форму по умолчанию

Если вы довольны результатом своей работы, вы можете установить новую форму в качестве контактной формы по умолчанию в Microsoft Outlook. Делайте это только после того, как вы прошли весь урок, так как в противном случае этот шаг не имеет значения.

Выполните следующие действия:

1. Перейдите на вкладку «Контакты».
2. Выделите папку библиотеки контактов (по умолчанию она называется «Контакты»).
3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».
4. На вкладке «Общие» выберите имя формы (в нашем случае ContactFormSocial) в поле «При отправке в папку».
5. Нажмите ОК.

Шаблоны форм собраний Outlook

Если вы ищете более подробное руководство, обязательно посетите этот подробный пример дизайна шаблона электронной почты и встречи для Outlook (применимо как к Windows, так и к macOSX)

Где найти мои шаблоны Outlook?

У пары читателей возникли проблемы с поиском места хранения их пользовательских форм для Outlook.

По умолчанию расположение находится под вашей учетной записью пользователя. Поэтому в Windows 10/8 или 7 это, вероятно, будет: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.