Как планировать и отправлять запросы на повторяющиеся собрания, события и встречи в Outlook 2019/365?

Вот вопрос, который мы получили от Донны:

Привет! только что был назначен менеджером проекта здесь, в моей компании, так что теперь я живу в Outlook :-)… Первое, что мне нужно будет сделать, это организовать постоянную серию встреч со многими заинтересованными сторонами проекта. Это могут быть встречи как один на один, так и групповые встречи. Был бы рад получить несколько сокращений о том, как приступить к планированию этих повторений. Помощь приветствуется заранее. Спасибо!

Спасибо за вопрос и удачи на новой работе.

Управление повторяющимися встречами в Outlook может быть сложной задачей, давайте попробуем разбить ее на несколько лучших практик, чтобы все заработало.

Настройте календарь проекта

Моей первой рекомендацией было бы настроить специальный календарь для вашего проекта, чтобы вы могли организовывать все встречи, связанные с проектом, в одном месте. Вот руководство по добавлению новых календарей в Outlook для Windows и MAC.

Запланировать серию повторяющихся совещаний

После настройки календаря вы можете начать планировать серию встреч.

Пользователи Windows

• Войдите в Outlook и откройте свой календарь.
• На главной вкладке выберите представление «Рабочая неделя», это обеспечит более детальное и удобное представление календаря.
• Теперь выберите день и время встречи.
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Новая повторяющаяся встреча » (или встреча).
• При необходимости измените дату и время встречи/встречи.
• Определите периодичность ваших собраний (ежедневно/еженедельно и т. д.).
• Определите свой диапазон повторения.

• Когда закончите, нажмите OK .
• Затем нажмите кнопку « Кому » , чтобы выбрать адреса электронной почты получателей из списка контактов или ввести их адреса вручную.
• Определите описательную тему для вашей встречи.
• Используйте раздел « Теги собрания » в правой части ленты, чтобы определить важность и конфиденциальность собрания.

• Затем укажите место встречи и свои контактные данные. Это может быть конференц-зал или вы можете использовать Skype, Zoom для Outlook или другие средства онлайн-общения.
• Наконец, в теле приглашения на встречу разверните цели серии встреч, ключевые показатели эффективности и так далее. Не забудьте определить четкую программу встречи, а также четкие и измеримые цели.
• Когда закончите, нажмите кнопку Отправить .

Пользователи Mac

Процесс для пользователей MAC немного отличается и напоминает тот, что использовался в более старых версиях Office:

• Откройте Outlook 365/2019 для MAC.
• В представлении календаря наведите указатель мыши на нужную дату и время встречи/встречи.
• Откроется диалоговое окно организатора собрания .
• Нажмите кнопку «Кому», чтобы определить участников собрания.

• Затем определите тему, место и продолжительность встречи.

• В верхнем меню нажмите кнопку « Повторение ».
• Появится следующий диалог:

• При необходимости задайте настройки встречи/встречи.
• После этого нажмите OK.
• В тексте приглашения на собрание предоставьте дополнительную информацию по мере необходимости.
• Когда закончите, нажмите кнопку « Отправить ».

Настройка запросов на встречи/назначения/серии событий путем дублирования

Потенциально вы можете создать серию встреч или событий, продублировав предыдущую серию и изменив темы, участников и место встречи. Вот учебник , который поможет вам достичь этого.

Вопросы? Не стесняйтесь использовать комментарии ниже, чтобы сообщить нам.

Удачи!