Как создать и использовать папки с личными данными в Outlook 2019/365/2016?

Применимо к: Office 365, 2016, 2013, 2019; Виндовс 7, 8 и 10.

Вот вопрос от Джони:

Коллега сказал мне, что он использует PST-файлы для хранения резервных копий своего почтового ящика, календаря, журналов и контактов с людьми. Не могли бы вы подробнее рассказать о том, как вставлять файлы данных Outlook и использовать их для ежедневного архивирования моего почтового ящика? Я люблю MAC OSX Sierra и хочу использовать Outlook на MAC, поэтому я думаю, что у меня есть еще один вопрос: могу ли я использовать pst на MAC OSX. Большое спасибо!

Личные папки Outlook очень полезны, поскольку они позволяют нам создавать автономные копии нашей почты, контактов и задач для автономного доступа, резервного копирования данных или переноса на другой компьютер. Личные папки представлены в операционной системе Windows суффиксом .PST.

В этом руководстве мы научимся создавать и открывать личные папки, а также экспортировать электронную почту в файл PST для резервного копирования.

Сначала мы научим вас создавать папки Outlook с помощью мастера открытия/экспорта. Это позволит вам упаковать всю существующую электронную почту/контакты и календари одним махом. Для опытных пользователей мы опишем, как создавать файлы pst вручную. После того, как вы определили файл данных, вы можете продолжить и заполнить свою личную папку определенной электронной почтой, календарями и контактами. Продолжайте читать, чтобы узнать подробности.

Создайте файл PST путем экспорта

1. Перейдите в « Файл », нажмите « Открыть и экспортировать » и выберите « Импорт/экспорт » .

1. В открывшемся диалоговом окне нажмите « Экспорт в файл » и нажмите « Далее » .

1. Выберите файл данных Outlook (.pst) в параметре «Создать тип файла»  и нажмите  « Далее».

1. Теперь выберите почтовый ящик, который вы хотите экспортировать. Если вы хотите экспортировать свой календарь или контакты, выберите соответствующую папку на экране «Экспорт файла данных Outlook».
2. Выберите расположение файла резервной копии и нажмите « Готово » .

1. Последний — введите пароль и подтвердите пароль для  файла резервной копии.

1. Также введите пароль , чтобы открыть файл резервной копии.

Создание файлов PST вручную

1. Откройте Microsoft Outlook 2016 (или Office 365 и Outlook 2013), нажмите « Домой» и выберите « Новый элемент » .
2. В раскрывающемся списке переместите курсор на Дополнительные элементы и выберите файл данных Outlook .

1. В диалоговом окне введите имя файла и сохраните его в своем местоположении.

1. Обратите внимание на расположение файла .PST, так как позже вы можете скопировать его на внешнее устройство резервного копирования.
2. Теперь ваша личная папка будет создана с  подпапками «Удаленные » и «Папки поиска ».

1. Чтобы добавить больше вложенных папок, щелкните правой кнопкой мыши личную папку и выберите « Новая папка» .

1. Введите имя и нажмите клавишу Enter , чтобы создать подпапки в вашей личной папке.

Поиск файлов PST

Несколько читателей спросили нас о поиске этих файлов .pst после их создания. Самый простой способ найти ваши файлы — просто выполнить поиск файлов с именами *.pst в поиске Windows.

Добавление определенных элементов электронной почты в папки с личными данными

1. Откройте почтовый ящик вашего сервера и щелкните правой кнопкой мыши почтовый ящик , который необходимо переместить в вашу личную папку.
2. Нажмите « Переместить» и выберите папку , в которую нужно переместиться.

1. Выбранная папка электронной почты или элементы будут перемещены.

Использует ли MAC OSX файлы pst?

Microsoft Outlook для MAC не использует папки данных Outlook. Тем не менее, определенно возможно импортировать PST-файлы, созданные на вашем компьютере с Windows, в Outlook для MAC.