Làm cách nào để kiểm tra chính tả trong Excel 2019/365 và 2016 (tự động và thủ công)?

Khả năng áp dụng: Office 2019, 2016, 2013; Office 365 và Tiêu chuẩn.

Đây là một câu hỏi mà chúng tôi đã nhận được cách đây vài ngày:

Tôi hiện đang sử dụng Excel 2016 trên máy tính chạy Windows 10 của mình. Vì tôi là một người đánh máy khá nhanh, tôi thường vô tình mắc phải một số lỗi chính tả. Vì một số lý do, tôi mong đợi rằng Excel sẽ kiểm tra chính tả khi tôi nhập vào ô. Nếu tôi nhớ chính xác, Word sẽ tự động sửa lỗi chính tả của bạn trong tài liệu, vì vậy tôi mong rằng Excel sẽ hoạt động tương tự hay tôi đã sai ở đây? Đối với tôi, có vẻ như bộ xoay Excel 2016 không hoạt động… Có ý kiến ​​gì không?

Câu hỏi hay. Tự động kiểm tra chính tả thực sự là một trong những tính năng chính của bộ Office. Về phần soát lỗi văn bản, có sự khác biệt cơ bản giữa Excel và Word (hoặc PowerPoint và OneNote). Hóa ra là Excel không có khả năng tự động sửa lỗi chính tả và ngữ pháp của bạn khi bạn nhập văn bản vào bảng tính trừ khi bạn đã bật nó một cách cụ thể trong Tùy chọn Tự động sửa (xem bên dưới cách thực hiện); trong khi Word và PowerPoint tự động sửa khi bạn nhập. Hãy bắt đầu với Excel.

Làm thế nào để chạy kiểm tra chính tả trong Excel?

Điều đầu tiên, trình kiểm tra chính tả Excel nằm trong tab Xem lại.

Để kiểm tra bằng chứng, hãy kiểm tra văn bản trang tính của bạn, hãy làm theo quy trình sau:

1. Mở sổ làm việc của bạn và điều hướng đến trang tính của bạn.
2. Trong Ruy-băng, hãy mở tab Xem lại.
3. Đánh vào Chính tả .
4. Trang tính của bạn sẽ được phân tích lỗi và Excel sẽ cung cấp các sửa chữa được đề xuất trong hộp thoại Chính tả .
5. Trong trường hợp xác định sai, bạn có thể Thêm vào Từ điển các từ hoặc thuật ngữ có liên quan.
6. Ngoài ra, nhấn nút F7 sẽ đạt được kết quả tương tự.
7. Sau khi hoàn tất, nhấn OK .
8. Lưu công việc của bạn khi cần thiết.

Bật tính năng Tự động sửa trong Excel

Hộp thoại Chính tả mà chúng ta vừa xem xét trong phần trên cũng cho phép bạn kích hoạt hành động Tự động sửa. AutoCorrect tự động sửa đổi nội dung của bạn theo các quy tắc bạn đã xác định trong Tùy chọn >> Soát lỗi .

Một số quy tắc tự động sửa bạn có thể xác định:

• Tự động viết hoa các chữ cái đầu tiên trong một câu.
• Viết hoa ngày
• Sửa lỗi Caps Lock do vô tình nhấn.
• Và bất kỳ thay thế văn bản tự động nào bạn có thể có

Lưu ý: Hãy nhớ rằng kiểm tra chính tả khả năng Tự sửa không được kích hoạt tự động trong Excel, bạn phải tự mình gọi nó. Đó là lý do mà Excel không thể kiểm tra chính tả khi bạn nhập văn bản của mình.

Kiểm tra chính tả bằng Macro VBA

Bạn có thể muốn bật hoặc tắt tính năng tự động sửa lỗi kiểm tra chính tả trong các macro VBA trong Word và Excel của mình .

Bật thay thế văn bản trong VBA:

With Application.AutoCorrect

'this code turns on Automatic text corrections

.ReplaceText = True

end With

Tắt thay thế văn bản trong VBA:

With Application.AutoCorrect

'this code turns off Automatic text corrections

.ReplaceText = False

end With

Kiểm tra chính tả trong Word và PowerPoint

Một số người dùng đã hỏi về khả năng tự động viết chính tả của các ứng dụng bộ Microsoft Office khác. Trong phần này, chúng ta sẽ tiếp tục và xem xét cách hoạt động của các tùy chọn sửa lỗi kiểm tra chính tả trên Microsoft PowerPoint và Word.

Kiểm tra bằng chứng thủ công

1. Mở tệp Word hoặc PowerPoint mà bạn muốn kiểm tra bằng chứng.
2. Bạn luôn có thể tìm thấy tùy chọn Chính tả & Ngữ pháp  trong tab Xem lại trong nhóm Soát lỗi .

1. Thao tác này sẽ kiểm tra toàn bộ tài liệu để tìm lỗi chính tả.
2. Ngoài ra, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấn phím  F7  , thao tác này sẽ thực hiện công việc tương tự.

Bật kiểm tra chính tả trong Excel

Như đã đề cập ở trên, Word sẽ tự động kiểm tra nội dung và ngữ pháp của bạn khi bạn nhập chúng. Nếu vì lý do nào đó, khả năng này không được kích hoạt trong hệ thống của bạn, hãy tiếp tục như sau.

1. Bấm vào  Tùy chọn  trong  menu Tệp  .
2. Trong cửa sổ bật lên mở ra, chọn  Kiểm lỗi.
3. Trong  Khi sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trong Word / Excel , hãy kiểm tra các tùy chọn mong muốn của bạn và nhấp vào  OK.

Tắt tự động soát lỗi

Nếu vì lý do nào đó, bạn muốn tắt tính năng tự động sửa lỗi chính tả và ngữ pháp khi bạn nhập tài liệu của mình, chỉ cần tiếp tục và bỏ chọn hai hộp đầu tiên trong phần được đánh dấu trong phần trên.

hệ điều hành Mac

Nếu bạn đang sử dụng Excel trên macOS, chức năng kiểm tra chính tả khá nhất quán khi so sánh với phiên bản Windows. Đây là cách thiết lập cánh quạt

1. Mở sổ làm việc của bạn trong Microsoft Excel cho mac.
2. Điều hướng đến tab Xem lại.
3. Nhấn nút Chính tả.
4. Excel sẽ quét trang tính của bạn để tìm lỗi chính tả.
5. Sau khi tìm thấy, bạn có thể Bỏ qua một lần, Bỏ qua tất cả, Thêm từ mới vào Từ điển của mình hoặc Thay đổi dựa trên Đề xuất.
6. AutoCorrect cũng có sẵn dưới dạng một tùy chọn.

Lưu ý: Để xác định quy tắc Tự động sửa trong mac, hãy tiến hành như sau: Trong ruy-băng Office dành cho macOS phía trên, nhấn Excel, sau đó chọn Tùy chọn rồi chọn Tự động sửa. Bây giờ, hãy tiếp tục và xác định các quy tắc Tự động sửa bắt buộc để thay thế văn bản sai. Tương tự như phiên bản Windows, Excel cung cấp các quy tắc để sửa lỗi bàn phím viết hoa và siêu liên kết phổ biến cũng như xác định các quy tắc tùy chỉnh.

Trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngại để lại bình luận 🙂