Outlook 模板：在適用於 PC 和 MAC 的 Office 365、2019 和 2016 中創建電子郵件和會議模板

最後更新：2019 年 10 月。

這是我們剛剛為讀者提出的一個問題：

您好，我是一名旅行社，想定義一個自定義電子郵件模板來回复客戶發給我的電子郵件。我還想加快我的約會安排過程，並有一個模板可以用來快速創建約會和會議。如果有幫助，我正在使用 Outlook 365。提前感謝您提供的任何幫助。

謝謝你的問題。開始了 ;-）：

Outlook 電子郵件模板

設置預定義的電子郵件非常簡單。您需要做的就是鍵入並格式化電子郵件消息，然後將其保存為模板以供將來使用。

注意：為簡單起見，在這篇文章中，我將使用簡單的消息和會議模板示例，但是您可能希望研究為 Outlook 定義更複雜的用戶可填寫表單。

按照以下步驟創建Outlook 電子郵件模板：

1. 打開 Outlook。
2. 點擊新電子郵件。
3. 鍵入您的電子郵件主題。
4. 鍵入您的電子郵件文本。這是一個簡單的例子：

1. 插入您的簽名（如果需要）。
2. 現在，您需要將您的電子郵件另存為 Outlook 模板文件（帶有 ont 擴展名）以供進一步重複使用。
3. 繼續並點擊文件。
4. 現在點擊另存為並提供文件名；在我們的簡單示例中，它將是：“Speaking Application Approved”。
5. 將電子郵件保存為模板，不要忘記將文件類型設置為 .oft，如下所示。

1. 點擊保存。
2. 關閉消息。
3. 如果出現提示，請點擊保存所有更改。

基於模板發送電子郵件

重用現有模板也很簡單：

1. 打開 Outlook。
2. 擊中新項目。
3. 現在選擇更多項目。
4. 選擇選擇表格。
5. 現在您需要選擇存儲您在上一步中構建的模板的位置。在文件系統位置選擇用戶模板，然後選擇“Speaking Application Approved”條目，如下所示

1. 點擊打開。
2. 在收件人和抄送框中定義您的電子郵件收件人；如果需要，請定義黑碳副本 (BCC)。
3. 發送您的電子郵件。

Outlook 會議邀請模板

以同樣的方式，您可以為您的會議和約會重用預定義的格式。

繼續定義您的會議模板並將其保存為 .otf 文件；然後將您的請求發送給與會者。

編輯您的消息和約會模板

有時您可能需要修改 Outlook 表單/模板。

為了做到這一點，請按照以下步驟進行：

1. 如上所示在重用模板部分中打開您的表單文件。
2. 進行所需的更改。
3. 點擊文件，然後另存為，然後使用不同的名稱保存文件。

模板保存在哪裡？

幾個讀者問我們 Outlook 通常在哪個文件路徑中存儲所有自定義模具。

默認情況下，該位置位於您的用戶帳戶下。在 Windows 10 /8 或 7 中，它將是：C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates。

您顯然可以將文件存儲在 Windows PC 操作系統的不同位置。

提示：如果您不確定確切位置，可以運行 Windows 搜索 .oft 文件。

macOS 的電子郵件模板

定義您的自定義格式

如果您使用 Outlook for macOS 並希望定義自己的自定義模板格式，請執行以下操作：

1. 打開展望
2. 點擊新郵件
3. 寫下您的電子郵件文本。
4. 從上欄中點擊另存為模板...
5. 然後選擇您的模板文件夾並點擊保存。

在 macOS 上發送基於模板的消息

將您的自定義電子郵件固定保存後，您可以繼續使用它來加快工作速度。請遵循以下說明：

1. 打開 Outlook。
2. 從上欄中，點擊文件
3. 點擊新建並選擇從模板新建
4. 您的模板文件夾將打開，注意與 Windows 不同的是，macOS 將您的模板存儲為 .emltpl 文件。
5. 選擇您的電子郵件模板並點擊OK。
6. 根據需要填寫您的電子郵件收件人。
7. 最後但同樣重要的是，繼續發送您的信息。

注意：macOS 上的 Outlook 不支持約會和會議模板