Wie schreibe ich nützliche Makros in Outlook 2016- und 2019-Nachrichten?

In Microsoft Office verwenden wir Visual Basic for Applications (VBA) zum Erstellen benutzerdefinierter Programme, die die Grundfunktionen von Office verbessern und Zeit sparen helfen, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Wir bezeichnen diese kleinen VBA-Programme als Makros .

In diesem Lernprogramm wollten wir die umfassendste Makroentwicklungsressource des Webs für Outlook bereitstellen. Wir konzentrieren uns auf die Erforschung der Grundlagen von Outlook VBA für Anfänger, lernen das Schreiben von Makros und sehen uns dann einige nützliche Makroideen für Fortgeschrittene an. Basierend auf dem Feedback, das wir erhalten haben, sollten Sie nach dem Durcharbeiten dieses Tutorials in der Lage sein, einfache VBA-Makros für Outlook zu entwickeln und auszuführen.

• Zuerst die Grundlagen: Wir lernen, wie man ein einfaches benutzerdefiniertes VBA-Makro in eine aktive Outlook-Sitzung einfügt und speichert.
• Wir richten dann die Makroentwicklungsumgebung auf unserem Computer ein.
• Wir gehen die einfachsten Beispiele von Outlook VBA durch. Dies wird Ihnen helfen, die Grundlagen der Makroentwicklung zu verstehen und einfache Makros zu schreiben.
• Als Nächstes definieren wir ein Verknüpfungssymbol für unser Makro in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Dadurch können wir das Makro problemlos ausführen.
• Abschließend aktivieren wir Outlook-Makros und handhaben ihre Sicherheitseinstellungen, um sicherzustellen, dass der Code tatsächlich ausgeführt wird, wenn er auf unseren Computern dazu aufgefordert wird.

Kann ich ein Outlook-Makro aufzeichnen?

Im Gegensatz zu anderen Office-Apps bietet Outlook keinen einfachen Makrorekorder, um Benutzeraktionen zu erfassen und den erforderlichen VBA-Code automatisch im Hintergrund für uns zu generieren. Wenn wir also unsere eigene benutzerdefinierte Funktionalität zu Outlook hinzufügen möchten, müssen wir lernen, einfache VBA-Programme zu schreiben und sie in unsere Outlook-Sitzung zu integrieren.

Hinweis: Wenn Sie wissen möchten, wie der Office-Makrorekorder tatsächlich funktioniert, würde ich empfehlen, sich die Tutorials zu MS Word-Makros und Excel-VBA- Makros anzusehen .

VBA-Makros in Outlook schreiben

1. Öffnen Sie zunächst Microsoft Outlook.
2. Fahren Sie jetzt fort und drücken Sie die Alt-Taste + F11 .
3. Die integrierte Entwicklungsumgebung (IDE) des VBA-Entwicklers wird geöffnet.
4. Erweitern Sie die Projektstruktur bis zum Knoten ThisOutlookSession .
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ThisOutlookSession und dann auf Insert .
6. Sie werden jetzt ein Visual Basic-Modul einfügen. Wählen Sie dazu Module aus .
7. Fügen Sie Ihren VBA-Code in das Modulfenster ein.
8. Klicken Sie auf Datei und wählen Sie dann Speichern .
9. Fahren Sie fort und schließen Sie die Entwicklerumgebung . Dadurch gelangen Sie zurück zu Ihrer Outlook-Benutzeroberfläche.

Hinweis: Lesen Sie weiter, um einige einfache Codebeispiele für den Einstieg in VBA zu erhalten. Kopieren Sie niemals VBA-Code aus unbekannten Quellen.

Wie richte ich die Entwickler-Registerkarte in Outlook ein?

Wenn Sie häufig Outlook-Makros entwickeln, sollten Sie Ihre Office-Entwicklungsumgebung einrichten. Klingt schick, nicht wahr? Eigentlich ist es ein ganz einfacher Vorgang. Lesen Sie weiter für die Details:

1. Öffnen Sie Outlook , klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den oberen Ribbon - Bereich und wählen Sie Ribbon anpassen .

1. Überprüfen Sie den Entwicklereintrag und klicken Sie auf OK .

1. Jetzt finden Sie das Entwicklermenü in der Multifunktionsleiste.

Nützliche Outlook-VBA-Beispiele

Erstellen Sie eine E-Mail-Nachricht

Dieses einfache Snippet erstellt programmgesteuert ein neues E-Mail-Nachrichtenelement.

Das Skript erstellt zunächst ein Outlook-E-Mail-Element und legt dann die Felder „An“, „Betreff“, „Text“ und „CC“ fest. Schließlich wird die Nachricht in Outlook angezeigt, damit Sie sie überprüfen und manuell senden können.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Erweitert Hinweis: Sie können vordefinierte Outlook-Vorlagen verwenden, wenn Sie neue E-Mails mit VBA definieren. Dazu müssen Sie die Methode CreateItemFromTemplate nutzen und den Speicherort Ihrer Outlook-Vorlagendatei (*. oft ) angeben.

Senden Sie eine E-Mail programmgesteuert

Wenn Sie möchten, dass Outlook die gerade erstellte E-Mail automatisch versendet, können Sie dem oben geposteten Code die folgende Zeile hinzufügen. Fügen Sie die folgende Zeile vor der End Sub - Anweisung des vorherigen Snippets ein.

MyEmail.Send

Hängen Sie eine Datei an eine E-Mail an

In vielen Fällen möchten Sie das Versenden einer E-Mail mit einer angehängten Datei automatisieren. Dies können Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Powerpoint-Präsentationen, PDF-Dokumente usw. sein. Wenn Sie eine E-Mail mit Anhängen programmgesteuert senden möchten, verwenden Sie diesen Code:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Anmerkungen:

• Bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Snippet den richtigen Pfad und Dateinamen des Anhangs angeben.
• In diesem Beispiel habe ich mehrere Empfänger für die E-Mail festgelegt , bitte passen Sie sie nach Bedarf an.

Erstellen Sie eine Aufgabe mit VBA

Das folgende Snippet erstellt eine Outlook-Aufgabe, weist sie einer anderen Person zu und legt den Betreff und den Haupttext der Aufgabe fest.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Als HTML speichern

Nur wenige Leser haben gefragt, wie das Speichern von E-Mails in HTML automatisiert werden kann. Der folgende Code erreicht genau das.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Code nur für E-Mails starten, die in Outlook geöffnet sind (nicht in der Posteingangs-/Explorer-Ansicht).

Fragen zu Outlook-Makros

Wo werden Makros in Outlook gespeichert?

Möglicherweise wandern Sie umher, wo genau Ihr verwendetes Makro gespeichert ist. Nun, anders als beispielsweise in Excel, wo Sie Makros in der Datei personal.xlb oder in bestimmten Tabellenkalkulationen speichern können; Alle Microsoft Outlook-Makros werden in einer globalen Datei in Ihrem Dateisystem gespeichert. Insbesondere heißt die Datei, in der alle Ihre Makros gespeichert sind, VBAProject.otm. Die Datei befindet sich unter: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Shortcut-Schaltfläche für Outlook-Makros

Unser nächster Schritt besteht darin, eine kleine Verknüpfungsschaltfläche einzufügen, mit der wir das Makro einfach ausführen können. Der Einfachheit halber fügen wir diese Schaltfläche in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein.

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook, falls es noch nicht geöffnet ist.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das obere Outlook- Menüband und wählen Sie Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen aus .

       Hinweis: Sie können ein ähnliches Verfahren verwenden, um Ihr Symbol in der Multifunktionsleiste selbst statt in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu platzieren.

1. Klicken Sie auf das Kombinationsfeld „Befehle auswählen“ und wählen Sie „ Makros “ .

1. Wählen Sie das soeben erstellte Makro aus und klicken Sie auf Hinzufügen .

1. Klicken Sie auf Ändern , um ein benutzerdefiniertes Symbolbild für Ihre Symbolleistenschaltfläche für den Schnellzugriff zu definieren.

1. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Wie aktiviere ich ein Makro in Outlook?

Dieser Schritt ist optional und sollte nur befolgt werden, wenn Sie beim Ausführen Ihres neu erstellten Makros eine Fehlermeldung erhalten.

1. Als nächstes müssen Sie Outlook erlauben, unser VBA-Makro auszuführen. Standardmäßig deaktiviert Microsoft Office Makros und lässt sie nicht zu; Daher müssen wir die richtige Makrosicherheit definieren, damit Ihr benutzerdefiniertes Outlook-Makro ausgeführt werden kann.
2. Klicken Sie in Outlook 2016 im Menüband auf Entwickler und wählen Sie Makrosicherheit aus .

1. Wählen Sie Ihre Makro-Sicherheitseinstellungen aus.
   1. In Outlook 2016: Wählen Sie Benachrichtigungen nur für digital signierte Makros, alle anderen deaktiviert oder Benachrichtigungen für alle Makros aus .
   2. In Outlook 2019: Wählen Sie Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren aus . Dadurch wird eine Warnmeldung ausgegeben, die eine Benutzergenehmigung erfordert, bevor Ihr Makro ausgeführt wird.
2. Nachdem Sie Ihre Makro-Sicherheitseinstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf OK .

Hinweis: Ihre aktuellen Sicherheitseinstellungen verhindern möglicherweise, dass Makros in Outlook ausgeführt werden. Hier ist ein Tutorial, wie Sie vorgehen, wenn Makros in Ihrem Outlook-Makroprojekt deaktiviert sind .

Wie verwende ich mein Outlook-Makro?

Zu guter Letzt ist es jetzt an der Zeit, Ihr neu erstelltes Makro auszuführen.

1. Navigieren Sie zur Symbolleiste für den Schnellzugriff (obere linke Seite des Bildschirms – etwas oberhalb des HOME-Menüs).
2. Klicken Sie auf das Symbol, das Sie Ihrem Makro zugewiesen haben.
3. Voi'la, Sie haben gerade Ihr (erstes) Outlook-VBA-Makro fertiggestellt und ausgeführt!

Weitere Ideen für Outlook-Makros

Einige unserer Leser fragten, ob wir weitere Ideen für die Outlook-Automatisierung spezifizieren könnten. Hier sind ein paar, um loszulegen.

1. Anhänge in eingehenden Nachrichten automatisch in einem bestimmten Ordner speichern.
2. Lesen Sie eine Liste mit Termineinträgen aus einer CSV-Datei und erstellen Sie automatisch Termine in einem oder mehreren Kalendern.
3. Automatische Erstellung von Aufgaben/Meetings/Kontakten aus eingehenden E-Mails.
4. Visualisieren Sie den Antwortstatus der Teilnehmer auf eine Reihe wiederkehrender Meetings.
5. Senden Sie Outlook-E-Mails aus Excel, Word oder Access.
6. Laden Sie alle Anhänge aus einem bestimmten Outlook-Ordner auf Ihren Computer herunter. Wenn der Speicherplatz Ihres Outlook-Kontos begrenzt ist, können Sie dieses Makro verwenden, um gezielt nur große Anhänge (z. B. über 5 MB) auf Ihre Festplatte herunterzuladen, anstatt sie in Outlook zu verwalten.
7. Exportieren Sie Outlook-Kontakte direkt in eine Access-Datenbank. Beachten Sie, dass Kontakte in CSV exportieren im Produkt verfügbar ist.
8. Aktualisieren Sie automatisch Besprechungsinformationen für einzelne oder wiederkehrende Termine.

Nächste Schritte

• Benötigen Sie spezifische VBA-Hilfe? Zögern Sie nicht, uns für ein individuelles Angebot zu kontaktieren .