Auschecken und Einchecken von SharePoint-Dateien

 Als Dokumentenverwaltungsplattform bietet SharePoint unverzichtbare Funktionen wie Versionierung , Auschecken und Einchecken, die Benutzern helfen, ihre Arbeitsweise zu verändern. In diesem Blog erfahren Sie, wie die Funktion zum Auschecken und Einchecken in SharePoint-Dateien funktioniert.

Einchecken und Auschecken sind gängige Begriffe im Zusammenhang mit Dokumentenmanagementsystemen, einschließlich SharePoint. Sie sind nützlich, um Konflikte zu vermeiden, wenn mehrere Personen gleichzeitig dieselben Elemente oder Dateien bearbeiten möchten. 

Jeder Benutzer einer SharePoint-Dokumentbibliothek kann eine Datei öffnen und gleichzeitig Änderungen vornehmen. Die Ein- und Auscheckfunktion in SharePoint ist hilfreich, wenn wir nicht möchten, dass jemand eine bestimmte Datei, die wir gerade bearbeiten, öffnet oder bearbeitet.  

Inhaltsverzeichnis

• So checken Sie SharePoint-Dateien aus
• So checken Sie SharePoint-Dateien ein
• Überprüfen der Änderungen im Versionsverlauf
• Abschluss

So checken Sie SharePoint-Dateien aus

Durch das Auschecken von Dateien wird die Versionierung optimal genutzt. Der Begriff „Auschecken“ beschreibt den Vorgang des Abrufens einer Version eines Dokuments oder Listenelements in einer Liste oder Bibliothek. Durch das Auschecken eines Elements oder einer Datei kann ein Benutzer verhindern, dass andere diesen Inhalt bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Auslassungspunkte neben der Datei. Klicken Sie auf „Mehr“ und dann auf „Auschecken“ . 

Dadurch wird SharePoint angewiesen, niemandem das Öffnen oder Bearbeiten dieser Datei zu erlauben, da wir sie gerade bearbeiten. Wie wir sehen können, wurde der Datei auch eine rote Pfeilmarkierung hinzugefügt. 

Wenn wir mit der Maus über die rote Pfeilmarkierung fahren, sehen wir eine Meldung, die besagt, dass wir diese Datei ausgecheckt haben, sodass andere Mitglieder sie nicht bearbeiten, einchecken oder auschecken können.

Da wir derjenige sind, der diese Datei ausgecheckt hat, können wir sie immer noch bearbeiten. Öffnen wir diese Datei.

Nehmen wir dann einige Änderungen vor. Geben Sie zum Beispiel „ Mein Lieblingsauto ist Honda Civic “ ein.

Danach schließen wir es.

Öffnen wir es erneut und wir werden sehen, dass unsere Änderungen gespeichert werden. Auch hier gilt: Nur diejenigen, die diese Datei ausgecheckt haben, können sie bearbeiten. Andere Mitglieder können derzeit nichts an dieser Datei tun.

Wenn wir mit der Bearbeitung dieser Datei fertig sind und möchten, dass andere Mitglieder sie bearbeiten können, müssen wir die Datei nur noch einchecken. 

So checken Sie SharePoint-Dateien ein

Der Begriff Einchecken beschreibt den Vorgang des Hinzufügens eines neuen oder geänderten Elements oder einer neuen oder geänderten Datei zu einer Dokumentbibliothek , um die vorherige Version zu ersetzen. Durch das Einchecken einer SharePoint-Datei kann der Benutzer anderen erlauben, den Inhalt zu bearbeiten, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, dass von anderen vorgenommene Änderungen überschrieben werden. Klicken Sie dazu einfach erneut auf die Auslassungspunkte, klicken Sie auf „ Mehr“ und dann auf „Einchecken“ .

Wir können die Datei auch einchecken, indem wir einfach mit der Maus über die rote Markierung fahren und auf Einchecken klicken .

Anschließend können wir einige Kommentare zu den Änderungen hinzufügen, die wir an dieser Datei vorgenommen haben. Geben Sie für dieses Beispiel „ Eine neue Zeile hinzugefügt, die allen sagt, was mein Lieblingsauto ist “ ein. 

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einchecken .

Jetzt ist alles wieder normal und es gibt keine rote Markierung mehr. Das bedeutet, dass jeder die Datei gleichzeitig öffnen und erneut bearbeiten kann.

Überprüfen der Änderungen im Versionsverlauf

Die von uns vorgenommenen Änderungen sind auch im Versionsverlauf ersichtlich . Öffnen wir es, indem wir auf die Auslassungspunkte klicken und dann Versionsverlauf auswählen .

Wir können hier sehen, dass die neueste Version einen Kommentar enthält. Es handelt sich um den Kommentar, den wir zuvor hinzugefügt haben, als wir die Datei eingecheckt haben.

Microsoft SharePoint | Ein Überblick über
die SharePoint-Dokumentbibliothek | Anfänger-Tutorial
SharePoint-Site | Komplettlösung für Layout und Menü

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn wir eine Bearbeitung in SharePoint-Dateien vornehmen und sicherstellen möchten, dass niemand anderes gleichzeitig Änderungen vornehmen kann, können wir eine Datei auschecken, die Änderungen vornehmen und sie wieder einchecken.

Während das Element oder die Datei ausgecheckt ist, können andere Benutzer nur die zuletzt eingecheckte Version sehen . Sie können die Änderungen, die der aktuelle Benutzer an der Datei vorgenommen hat, während sie ausgecheckt ist, nicht sehen.

Diese Funktion wird für prüfungsbezogene Geschäftsaufgaben wie Verträge verwendet. Die beiden Hauptvorteile dieser Funktion bestehen darin, dass beim Auschecken niemand anderes die Dateien bearbeiten kann, während wir sie bearbeiten, und dass wir beim Einchecken der Datei einen Kommentar abgeben können, der detailliert beschreibt, was wir an dieser Datei geändert haben. 

Alles Gute,

Henry