Auschecken und Einchecken von SharePoint-Dateien

 Als Dokumentenverwaltungsplattform bietet SharePoint unverzichtbare Funktionen wie Versionierung, Auschecken und Einchecken, die Benutzern helfen, ihre Arbeitsweise zu verändern. In diesem Blog erfahren Sie, wie die Funktion zum Auschecken und Einchecken in SharePoint-Dateien funktioniert.

Einchecken und Auschecken sind gängige Begriffe im Zusammenhang mit Dokumentenmanagementsystemen, einschließlich SharePoint. Sie sind nützlich, um Konflikte zu vermeiden, wenn mehrere Personen gleichzeitig dieselben Elemente oder Dateien bearbeiten möchten. 

Inhaltsverzeichnis

• 1. So checken Sie SharePoint-Dateien aus
• 2. So checken Sie SharePoint-Dateien ein
• 3. Überprüfen der Änderungen im Versionsverlauf
• 4. Abschluss

1. So checken Sie SharePoint-Dateien aus

Durch das Auschecken von Dateien wird die Versionierung optimal genutzt. Der Begriff „Auschecken“ beschreibt den Vorgang des Abrufens einer Version eines Dokuments oder Listenelements in einer Liste oder Bibliothek. Durch das Auschecken eines Elements oder einer Datei kann ein Benutzer verhindern, dass andere diesen Inhalt bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Auslassungspunkte neben der Datei. Klicken Sie auf „Mehr“ und dann auf „Auschecken“.

Hinweis: SharePoint wird angewiesen, niemandem das Öffnen oder Bearbeiten dieser Datei zu erlauben, da wir sie gerade bearbeiten. Eine rote Pfeilmarkierung wird angezeigt.

Wenn wir mit der Maus über die rote Pfeilmarkierung fahren, sehen wir eine Meldung, die besagt, dass wir diese Datei ausgecheckt haben, sodass andere Mitglieder sie nicht bearbeiten, einchecken oder auschecken können.

Da wir derjenige sind, der diese Datei ausgecheckt hat, können wir sie immer noch bearbeiten. Öffnen wir diese Datei.

Änderung: Geben Sie zum Beispiel „Mein Lieblingsauto ist Honda Civic“ ein.

Nachdem wir Änderungen vorgenommen haben, schließen wir die Datei und öffnen sie erneut, um sicherzustellen, dass die Änderungen gespeichert wurden.

Hinweis: Nur Benutzer, die diese Datei ausgecheckt haben, können sie bearbeiten, während andere Mitglieder derzeit nichts an dieser Datei tun können.

2. So checken Sie SharePoint-Dateien ein

Der Begriff Einchecken beschreibt den Vorgang des Hinzufügens eines neuen oder geänderten Elements oder einer neuen oder geänderten Datei zu einer Dokumentbibliothek, um die vorherige Version zu ersetzen. Durch das Einchecken einer SharePoint-Datei kann der Benutzer anderen erlauben, den Inhalt zu bearbeiten, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, dass von anderen vorgenommene Änderungen überschrieben werden. Klicken Sie dazu einfach erneut auf die Auslassungspunkte, klicken Sie auf „Mehr“ und dann auf „Einchecken“.

Eincheckoption: Dateien können auch durch Mausover über die rote Markierung eingecheckt werden.

Wir können einige Kommentare zu den Änderungen hinzufügen, die wir an dieser Datei vorgenommen haben. Geben Sie zum Beispiel „Eine neue Zeile hinzugefügt, die allen sagt, was mein Lieblingsauto ist“ ein, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Einchecken.

3. Überprüfen der Änderungen im Versionsverlauf

Die von uns vorgenommenen Änderungen sind auch im Versionsverlauf ersichtlich. Öffnen wir es, indem wir auf die Auslassungspunkte klicken und dann Versionsverlauf auswählen.

Versionskommentar: Die neueste Version enthält einen Kommentar zu den Änderungen, die wir hinzugefügt haben, als wir die Datei eingecheckt haben.

4. Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn wir eine Bearbeitung in SharePoint-Dateien vornehmen und sicherstellen möchten, dass niemand anderes gleichzeitig Änderungen vornehmen kann, können wir eine Datei auschecken, die Änderungen vornehmen und sie wieder einchecken.

Während das Element oder die Datei ausgecheckt ist, sehen andere Benutzer nur die zuletzt eingecheckte Version. Sie können die Änderungen, die der aktuelle Benutzer an der Datei vorgenommen hat, während sie ausgecheckt ist, nicht sehen.

Diese Funktion ist besonders nützlich für prüfungsbezogene Geschäftsaufgaben wie Verträge. Die beiden Hauptvorteile dieser Funktion:

1. Beim Auschecken kann niemand anderes die Dateien bearbeiten.
2. Beim Einchecken können wir einen Kommentar abgeben, der beschreibt, was wir an dieser Datei geändert haben.

Alles Gute,
Henry