Speichern Sie E-Mail-Anhänge in SharePoint mit Power Automate

Im heutigen Blog erfahren Sie, wie Sie mit Power Automate E-Mail-Anhänge automatisch in SharePoint speichern. Durch die Verwendung eines Power Automate-Flows spare ich viel Zeit bei meinen täglichen Aktivitäten und ich hoffe, dass er das Gleiche auch für Sie bewirken kann. Das vollständige Video dieses Tutorials können Sie unten in diesem Blog ansehen.

Inhaltsverzeichnis

• Überblick
• E-Mail-Anhang in SharePoint speichern und E-Mail löschen
• Beispiel für einen Power Automate-Flow: LawtonAR
• Erstellen eines Flows mithilfe einer Power Automate-Vorlage
  • Schritt 1: Wenn eine E-Mail mit Anhang eintrifft
  • Schritt 2: E-Mail-Anhang in Sharepoint speichern
  • Schritt 3: E-Mail löschen
• Verwenden von Desktop Flow nach dem Speichern des E-Mail-Anhangs in SharePoint
• Abschluss

Überblick

Jeden Tag erhalte ich mehrere E-Mails mit Anhängen und regelmäßig nehme ich diese Anhänge und speichere sie in einem SharePoint- Ordner. 

Aber anstatt jede E-Mail einzeln durchzugehen, die Anhänge in SharePoint zu speichern und die Dateien täglich zu aktualisieren, habe ich in Power Automate   einen einmaligen Ablauf erstellt, um diese mühsame Aufgabe zu automatisieren.

Für jede E-Mail, die von einem bestimmten Absender eingeht, nimmt der Flow also den Anhang, verschiebt ihn nach SharePoint und überschreibt die vorhandene Datei in diesem Ordner. Und dann verwende ich die in dieser Datei gespeicherten Daten, um meine LuckyTemplates- Dateien zu aktualisieren. Gehen wir nun auf die Schritte zur Einrichtung dieses Power Automate-Flows ein.

E-Mail-Anhang in SharePoint speichern und E-Mail löschen

Öffnen Sie zunächst Power Automate Online . Wie Sie in „Meine Flows“ sehen können , gibt es mehrere Flows, die ich täglich verwende. Beispielsweise verwenden die ersten drei Flows in meiner Liste dieselbe Power Automate-Vorlage, über die wir gesprochen haben. 

Ich habe sie mit einer Power Automate-Vorlage erstellt, die E-Mail-Anhänge aufnimmt, sie in SharePoint speichert und die E-Mail anschließend sogar löscht, sodass ich mir keine Gedanken über das Löschen machen muss. 

Um auf diese Vorlage zuzugreifen, klicken Sie auf „Vorlagen“ und geben Sie dann „ E-Mail-Anhänge speichern“ in die Suchleiste ein. 

In den Ergebnissen werden mehrere verwandte Power Automate-Vorlagen angezeigt, wir konzentrieren uns jedoch auf E-Mail-Anhänge in SharePoint speichern und E-Mail löschen . 

Und anstatt dies von Grund auf zu erstellen, nehmen wir ein vorhandenes und sehen uns an, wie es eingerichtet ist und wie sich dieser Ablauf im Laufe der Zeit entwickelt hat.

Beispiel für einen Power Automate-Flow: LawtonAR

Betrachten wir einen meiner Flows als Beispiel. LawtonAR ist einer der Flows, die ich erstellt habe und der bereits seit einiger Zeit ausgeführt wird. 

Beim Öffnen wird uns die Beschreibung angezeigt, bei der es sich um die Vorlage handelt, die wir zuvor ausgewählt haben. Wir können auch das Erstellungsdatum am 20. August sehen und wissen, dass es seitdem läuft. 

Wenn wir nach unten scrollen, sehen wir den täglichen Ausführungsverlauf des Flows, die Dauer des Prozesses und den Status, ob er erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist.

Konzentrieren Sie sich auf die Spalte „Dauer“ und beachten Sie, wie viel Zeit für die Durchführung des Vorgangs erforderlich ist. Sobald die E-Mail im Posteingang eintrifft, dauert es 2 bis 3 Sekunden, bis der Flow den Anhang entgegennimmt, ihn in SharePoint speichert und die E-Mail dann löscht.

Ich benötige diesen Ablauf, weil ich Kunden habe, die QuickBooks Online nutzen, und ich darin einige benutzerdefinierte Berichte habe, die mir jeden Tag E-Mails senden. Allerdings unterstützt QuickBooks Online derzeit keine E-Mail-Planung.

In der Regel kommen die E-Mails zwischen 4:30 und 5:00 Uhr meiner Zeit an, sodass genügend Zeit bleibt, die Dateien vor der täglichen LuckyTemplates-Aktualisierung in SharePoint zu speichern.

Das ist also der Überblick über unser Beispiel, LawtonAR. Fahren wir nun mit der Einrichtung eines ähnlichen Power Automate-Ablaufs fort.

Erstellen eines Flows mithilfe einer Power Automate-Vorlage

Klicken Sie zunächst auf Bearbeiten , um den Flow und die Schritte zu öffnen, die Sie für diesen bestimmten Flow einrichten müssen. Es gibt drei Hauptschritte, die wir für diesen Fluss unternehmen müssen.

Schritt 1: Wenn eine E-Mail mit Anhang eintrifft

Die erste ist: Wenn eine neue E-Mail eintrifft . Klicken Sie auf diesen Schritt, um die erweiterten Optionen zu öffnen. 

Für dieses Beispiel wählen wir „Inbox“ als Ordner aus . Wählen Sie im Feld „An“ die richtige E-Mail-Adresse aus, insbesondere wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse gespeichert haben. 

Wählen Sie „Ja“ für „Anhänge einschließen“ , da wir diese nach SharePoint verschieben möchten. Der Betrefffilter enthält die gleiche Betreffzeile der E-Mail, wie sie eintrifft. Stellen Sie die Wichtigkeit auf „Normal“ ein und wählen Sie „Ja“ auf „Nur mit Anhängen“ . 

Und das ist alles, was wir für diesen ersten Schritt auffüllen müssen. 

Schritt 2: E-Mail-Anhang in Sharepoint speichern

Sobald die E-Mail eintrifft, teilen wir uns im zweiten Schritt mit, wohin wir die Anhänge verschieben oder mitnehmen sollen. Wenn Sie eine E-Mail mit fünf verschiedenen Anhängen haben, kann jede dieser Dateien von einem Punkt an den zugewiesenen Speicherort verschoben werden.

Öffnen Sie den zweiten Schritt: Auf jeden Anhang der E-Mail anwenden . Sobald es geöffnet wird, können Sie sehen, dass „ Anhänge“ bereits unter „Ausgabe aus vorherigen Schritten auswählen“ platziert ist .

Klicken Sie mit der linken Maustaste neben Anhänge , um die Liste der dynamischen Inhalte und Ausdrücke zu öffnen . Öffnen Sie den Unterschritt Datei erstellen . Fügen Sie in der Site-Adresse die zu verwendende SharePoint-Adresse hinzu. Geben Sie außerdem Ihren bevorzugten Ordnerpfad ein und geben Sie an, wohin die Anhänge verschoben werden sollen.

Gehen Sie für den Dateinamen zur Liste der dynamischen Inhalte und wählen Sie Anhangsname aus . Wählen Sie für den Dateiinhalt Anhanginhalt aus .

Um den zweiten Schritt zusammenzufassen: Wir nehmen den Anhang aus der ursprünglichen E-Mail und geben ihm dann die Stelle und den Ordner an, zu dem er in SharePoint hinzugefügt werden soll. Anschließend speichern wir es mit dem Namen und Inhalt des Anhangs. 

Schritt 3: E-Mail löschen

Abschließend löschen wir im dritten Schritt E-Mails. Öffnen Sie diesen Schritt wie in den beiden vorherigen Schritten.

Wählen Sie dann die Nachrichten-ID aus der Liste „Dynamischer Inhalt“ aus . Diese Nachrichten-ID enthält die eindeutige Kennung der Nachricht , die später beim Löschen der E-Mail hilfreich ist. Fügen Sie dann die entsprechende E-Mail-Adresse im Feld Ursprüngliche Postfachadresse hinzu .

Das Tolle an diesem Ablauf ist, dass Sie sich keine Gedanken mehr über die Planung machen müssen, sobald Sie ihn eingerichtet und ausgeführt haben. Das liegt daran, dass der Fluss erst dann stattfindet, wenn eine E-Mail mit dem angegebenen Betrefffilter und einem Anhang an die vorgesehene E-Mail-Adresse gesendet wird. Erst dann wird der E-Mail-Anhang in SharePoint gespeichert.

Verwenden von Desktop Flow nach dem Speichern des E-Mail-Anhangs in SharePoint

Sobald die Dateien gespeichert sind, habe ich andere Desktop-Flows, die die Dateien dann aus unserem temporären Ordner (FilesToMove) in die entsprechenden Ordner übertragen, in denen die Dateien zur Verarbeitung gespeichert werden sollen. 

Wenn ich meine Dateien auf meinem Computer öffne, gehe ich zu meinem SharePoint-Ordner > Power Reports – Dokumente > .FilesToMove . Ich habe derzeit eine Datei mit dem Namen ReconAR gespeichert .

Sobald unser erster Flow sie in diesem Ordner gespeichert hat, übernimmt mein Desktop-Flow diese Datei von hier und verschiebt sie dann in den entsprechenden Ordner. Wenn ich also zu Power Reports – Dokumente zurückkehre , kann ich einen anderen Ordner namens RECON öffnen .

In diesem Ordner können wir sehen, dass der Desktop-Flow funktioniert hat und ReconAR bereits verschoben wurde. 

Microsoft Power Automate: Workflow-Automatisierung
MS Power Automate vs. SharePoint Automate
Power Automate-Aktionen | Ein Deep-Dive-Tutorial

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Power Automate ein leistungsstarkes Tool zum automatischen Speichern von E-Mail-Anhängen in SharePoint sein kann. Durch die Erstellung eines einfachen Ablaufs mit dem Auslöser „Wenn eine neue E-Mail eintrifft“ und der Aktion „Datei erstellen“ können Sie ganz einfach ein System einrichten, um Anhänge automatisch in Ihrem gewünschten SharePoint-Ordner zu speichern. 

Diese Power Automate-Vorlage kann Ihnen Zeit und Mühe sparen, da das manuelle Herunterladen und Hochladen von Anhängen entfällt, und kann außerdem dazu beitragen, dass wichtige Dokumente ordnungsgemäß gespeichert und organisiert werden. Mit Power Automate ist es einfach, diesen Prozess zu automatisieren und Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.

Alles Gute,

Jarrett Moore