Einstellungen der SharePoint-Site-Bibliothek | Ein Überblick

Eine Dokumentbibliothek wird immer automatisch erstellt, wenn wir eine Website in SharePoint erstellen. Wir können eine Bibliothek anpassen und steuern, wie Benutzer Dokumente anzeigen, verwalten und erstellen oder sogar Dateiversionen verfolgen können. In diesem Tutorial sprechen wir darüber, wie wir die Einstellungen der SharePoint-Websitebibliothek konfigurieren können.

Eine Dokumentbibliothek in SharePoint ist ein Ort auf einer Website, an dem Teammitglieder an freigegebenen Dateien zusammenarbeiten können.

Inhaltsverzeichnis

• Zugreifen auf die Site-Bibliothekseinstellungen
• Versionierungseinstellungen in der SharePoint-Site-Bibliothek 
• Validierung und erweiterte Einstellungen in der SharePoint-Site-Bibliothek 
• Formulareinstellungen in einer Dokumentbibliothek
• Andere relevante Einstellungen in einer Dokumentbibliothek
• Abschluss

Zugreifen auf die Site-Bibliothekseinstellungen

Um auf die Bibliothekseinstellungen zuzugreifen, müssen wir in eine Dokumentbibliothek gehen. Für dieses Beispiel haben wir eine Dokumentbibliothek namens Expenses . 

Klicken Sie dann oben rechts auf das Zahnradsymbol und dann auf die Bibliothekseinstellungen .

Anschließend gelangen wir zu einer klassischen Ansicht der Einstellungen. Hier können wir auch Dinge wie das Erstellen von Ansichten, das Hinzufügen von Spalten, Formatierungen und vieles mehr tun. Wir werden einige der Einstellungen hier in diesem Tutorial nicht besprechen, aber Sie können sich auf jeden Fall unsere ausführliche Diskussion dieser Einstellungen in unserem ansehen . 

Eine der häufigsten Einstellungen hier ist der Listenname, die Beschreibung und die Navigationseinstellungen . 

Hier können wir den Namen unserer Bibliothek ändern und bei Bedarf eine Beschreibung hinzufügen. Wir werden hier nicht auf die Schnellstartoption eingehen , beachten Sie jedoch, dass sie für die Erstellung von Homepages und SharePoint-Site-Navigationen nützlich ist.

Versionierungseinstellungen in der SharePoint-Site-Bibliothek 

Eine weitere Bibliothekseinstellung, die wir haben, sind die Versionierungseinstellungen .

Hier können wir Änderungen vornehmen, z. B. die Anforderung einer Inhaltsgenehmigung für eingereichte Artikel. Hiermit legen Sie fest, ob neue Elemente oder Änderungen an vorhandenen Elementen im Entwurfsstatus bleiben sollen oder nicht, bis sie genehmigt wurden. 

Wir können auch die Nummerierung der Dateietiketten unserer Haupt- und Nebenrevisionen ändern. Beispielsweise werden Hauptrevisionen unserer Dateien mit 1, 2, 3 gekennzeichnet und kleinere Revisionen mit 1.0, 1.1, 1.2 usw.

Wir können auch die Anzahl der Kopien unserer Artikel in den letzten Versionen festlegen. Normalerweise sollten es aus Platzgründen nur 10–20 sein. 

Die Entwurfselementsicherheit dient dazu, die Anzahl der Benutzer einzuschränken, die die Entwurfselemente in unserer Dokumentbibliothek sehen können.

Schließlich können wir die Funktion „Auschecken“ anfordern , bevor jemand die Dokumente bearbeiten kann. Die Funktion „Auschecken“ dient dazu, den Zugriff anderer Benutzer auf die Datei einzuschränken, wenn diese gerade bearbeitet wird. 

Validierung und erweiterte Einstellungen in der SharePoint-Site-Bibliothek 

Kommen wir nun zu den erweiterten Einstellungen.

Darin sind verschiedene Einstellungen zur Verwaltung von Inhaltstypen, Dokumentvorlagen und Ordnern enthalten.

Als nächstes folgen die Validierungseinstellungen .

Hier können wir einige Formeln festlegen. Wenn wir beispielsweise nicht möchten, dass andere Benutzer ihr neues Dokument oder ihre neue Abteilung als „ Homepage “ bezeichnen, können wir dies in diesem Teil tun.

Formulareinstellungen in einer Dokumentbibliothek

Dies ist ein Beispiel für ein SharePoint-Formular. Wir können es ändern, indem wir zu den Formulareinstellungen gehen .

In den Formulareinstellungen können wir das standardmäßige SharePoint-Formular ändern.

Beispielsweise können wir ein in PowerApps erstelltes benutzerdefiniertes Formular verwenden , anstatt das Standardformular von SharePoint zu verwenden.

Andere relevante Einstellungen in einer Dokumentbibliothek

Wir haben auch den Abschnitt „Berechtigungen und Verwaltung“ , in dem wir unsere Bibliothek löschen, Berechtigungen für unsere Bibliothek festlegen, Workflow-Einstellungen festlegen usw. können. Mit der Berechtigung für diese Dokumentbibliothekseinstellungen können wir bestimmten Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente und Apps gewähren und anderen nicht. 

Mit den Workflow-Einstellungen können Sie einen bestimmten Workflow erstellen, der ausgeführt wird, wenn jemand ein neues Dokument ändert oder hinzufügt. Wenn ein Benutzer beispielsweise ein neues Spesendokument hinzufügt, wird eine E-Mail zunächst zur Genehmigung an den Manager, dann zur Überprüfung usw. an die Personalabteilung gesendet. 

Zusätzlich haben wir die  RSS-Einstellungen . Hier können wir Benachrichtigungen oder Aktualisierungen festlegen, wenn ein Benutzer ein Element ändert oder hinzufügt.

Wir haben auch Zugriff auf erweiterte Spalteneinstellungen wie das Erstellen von Spalten, die Spaltenreihenfolge und vieles mehr. 

Darüber hinaus haben wir eine Einstellung zum Erstellen von Ansichten.

Wenn wir darauf klicken, erhalten wir eine klassische Möglichkeit, eine Ansicht zu erstellen.

Hinzufügen einer Dokumentbibliothek in SharePoint
SharePoint-Vorlagen für Dokumentbibliotheken
Bildbibliothek in SharePoint | Eine Einleitung

Abschluss

Alles in allem sind dies einige der Einstellungen, auf die wir über die Bibliothekseinstellungen einer SharePoint-Website zugreifen können. Bedenken Sie, dass beim Erstellen einer SharePoint-Site automatisch auch eine Dokumentbibliothek erstellt wird.

Mit SharePoint können Benutzer Dokumentbibliotheken über die Bibliothekseinstellungen vollständig anpassen und konfigurieren.

Ich hoffe, dass dies hilfreich war. Wenn Sie mehr über die restlichen Einstellungen erfahren möchten, können Sie diese in unserem Kurs nachlesen, der in der Liste der relevanten Links unten enthalten ist. 

Alles Gute,

Henry