Exportieren Sie SharePoint-Listen in eine Excel- oder CSV-Datei

In diesem Blog besprechen wir, wie man SharePoint-Listen auf zwei Arten exportiert: durch Exportieren in eine Excel- Datei und in eine CSV- Datei. Dies ist eine effiziente Möglichkeit, die Liste oder Daten an eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation zu senden.

Wenn Sie den Unterschied zwischen dem Export in eine Excel- oder CSV-Datei kennen, können Sie entscheiden, welche Exportmethode in verschiedenen Situationen ideal ist.

Inhaltsverzeichnis

• So exportieren Sie SharePoint-Listen nach Excel
• So exportieren Sie SharePoint-Listen in CSV
• Der Unterschied zwischen dem Exportieren nach Excel und CSV
• Abschluss

So exportieren Sie SharePoint-Listen nach Excel

Klicken Sie zunächst auf Exportieren .

Sie sehen zwei Optionen: „ Nach Excel exportieren“ und „In CSV-Datei exportieren“.

Wenn Sie die Zeit berücksichtigen, ist der Export einer CSV- Datei viel schneller, da sie statisch ist. Wenn Sie jedoch eine dynamische Darstellung in Betracht ziehen, ist eine Excel- Datei die beste Wahl.

Aber vorerst wählen wir „ Nach Excel exportieren“ .

Dadurch wird tatsächlich eine Abfragedatei heruntergeladen , im Grunde eine Power Query -Datei in Excel . Melden Sie sich vor dem Exportieren bei Ihrem SharePoint-Konto oder Ihrem 365-Konto in Excel an . Sie können sich auch anmelden, wenn Sie die heruntergeladene Power Query- Datei öffnen.

Öffnen Sie als Nächstes die heruntergeladene Abfragedatei in Ihrem Excel , um die exportierten Daten anzuzeigen.

Die Tag- Spalte ist eine Mehrfachauswahlspalte, daher werden die Auswahlmöglichkeiten durch ein Semikolon und ein Hashtag (;#) getrennt .

Sie können die Optionen auch anzeigen, indem Sie auf die Dropdown-Schaltfläche der Spalte klicken . In diesem Beispiel ist es die Spalte „Tags“ .

Dann sehen Sie die verfügbaren Optionen.

Wenn Sie die in Excel angezeigten Daten filtern möchten , können Sie auf die Spalten klicken, die Sie zum Filtern verwenden möchten. In diesem Beispiel klicken wir auf die Spalte „Office“ .

Aktivieren Sie dann im Dialogfeld „Dallas“ .

Klicken Sie anschließend auf OK .

Als Ergebnis zeigt Ihr Excel die Artikel an, die das Büro in Dallas haben .

Beachten Sie, dass Sie bei Power Query- Dateien zunächst die Daten kopieren sollten, wenn Sie planen, sie an eine Person außerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens zu senden. Die kopierte Datei ist diejenige, die Sie senden sollten.

So exportieren Sie SharePoint-Listen in CSV

Klicken Sie zunächst auf „Exportieren“ und dann auf „In CSV exportieren“ .

Dadurch wird eine CSV- Datei heruntergeladen . Das Beste daran ist, dass Sie sich nicht mehr anmelden müssen.

Und Sie sehen die statische Version der Liste.

Beachten Sie, dass Sie beim Export in CSV die aktuellste aktualisierte Version Ihrer Liste herunterladen. Da es statisch ist, müssen Sie Ihre SharePoint-Liste erneut herunterladen, wenn Sie sie aktualisieren.

In einer Power Query- Datei hingegen wird jedes Mal, wenn Sie Ihre SharePoint-Liste aktualisieren, automatisch dasselbe für die Datei durchgeführt, da es sich um eine Power Query- Datei handelt.

Der Unterschied zwischen dem Exportieren nach Excel und CSV

Dies sind die Hauptunterschiede zwischen den beiden:

• Die Power Query- Datei ist wie eine Erweiterung Ihrer SharePoint-Liste, was bedeutet, dass alle an Ihrer SharePoint-Liste vorgenommenen Änderungen in der Power Query- Datei widergespiegelt werden.
• Wenn Sie die Power Query- Datei an eine Person außerhalb Ihrer Organisation senden , müssen Sie die Datei kopieren, in ein anderes Blatt einfügen und die kopierte Datei senden.
• Die CSV- Datei ist statisch. Wenn Sie es an eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden, müssen Sie keine Kopie davon erstellen. Sie können es direkt an die Person senden.
• Sie müssen sich nicht anmelden, um auf eine exportierte CSV- Datei zuzugreifen.
• Wenn nach dem Exportieren der Liste in eine CSV- Datei Änderungen vorgenommen werden, werden diese nicht in der CSV- Datei berücksichtigt, es sei denn, Sie laden sie erneut herunter.

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Abschluss

Zusammenfassend haben Sie gelernt, wie Sie Ihre SharePoint-Liste nach Excel und CSV exportieren . Wenn Sie die Daten außerhalb Ihrer Organisation versenden möchten, können Sie zwischen beiden wählen. Wenn Sie jedoch eine schnelle Lösung anstreben, ist der Export der Liste in CSV die beste Wahl.

Wenn Sie den Unterschied zwischen diesen beiden kennen, können Sie leicht entscheiden, welche Exportmethode in verschiedenen Situationen ideal ist. Wenn Sie mehr über dieses Thema und andere verwandte Inhalte erfahren möchten, können Sie sich die Liste der relevanten Links unten ansehen.

Alles Gute,

Henry