Gemeinsamer Datendienst für Geschäftsprozessabläufe

Bevor wir einen Geschäftsprozessablauf in Power Automate einrichten , müssen wir zunächst einen CDS ( Common Data Service ) erstellen. In diesem Tutorial besprechen wir hauptsächlich die Erstellung eines CDS vor der Erstellung eines Geschäftsprozessflusses. 

Ein Common Data Service ist die Methode von Microsoft, alle uns vorliegenden Daten zu konsolidieren, die aus allen verschiedenen Richtungen in einer Organisation stammen. 

Inhaltsverzeichnis

• Die Vorteile des Common Data Service verstehen
• Entitäten im Common Data Service
• Erstellen einer neuen CDS-Umgebung
• Einrichten von Berechtigungen und Sicherheitsrollen
• Abschluss

Die Vorteile des Common Data Service verstehen

Wenn wir beispielsweise ein Einzelhandelsgeschäft sind, erhalten wir Daten von unserem POS- oder Point-of-Sale-System, Kassierersystem, HR-Software, Lohnbuchhaltungssoftware und von unseren Lieferanten, wie z. B. Rechnungen. All dies wird in unterschiedlicher Software erfasst. 

Mit CDS können wir all diese Daten aufnehmen und an einem Ort ablegen. Sobald wir alle unsere Daten in einem Common Data Service haben, haben wir einen Ort, an dem wir auf alle Informationen zugreifen können. Darüber hinaus können alle Apps, die wir erstellen müssen, aus CDS erstellt werden. Damit können wir mithilfe dieser Daten einen Ablauf oder Anwendungen erstellen.  

Darüber hinaus können wir bestimmte Geschäftsregeln rund um Common Data Service anwenden. Ein Beispiel für eine Geschäftsregel ist, dass wir jedes Mal, wenn wir POS-Daten erhalten, sicherstellen müssen, dass diese vollständig sind. Daher müssen wir sicherstellen, dass Transaktionen von jeder einzelnen Registrierkasse erfasst werden. 

Der dritte und letzte Vorteil eines Common Data Service mit Microsoft besteht darin, dass er sicher ist und viele Backups erstellt. Sollten unsere Daten aus irgendeinem Grund abstürzen, befinden sich alle unsere Daten jetzt im CDS, das gesichert ist und wiederhergestellt werden kann. 

Das sind die Vorteile von CDS. Auch hier müssen wir ein CDS einrichten, um Geschäftsprozessflüsse nutzen zu können.

Entitäten im Common Data Service

Wir können uns Common Data Service als eine Datenschicht zwischen all unseren verschiedenen Datenquellen in einer Organisation und den Apps vorstellen, die die Daten verwenden. Innerhalb dieser Datenschicht befinden sich sogenannte Entitäten .

Entitäten sind verschiedene Tabellen, die wir in unserer CDS- Schicht haben. 

Schauen wir uns das mal an. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Daten“ und dann auf „Entitäten“ .  

Dadurch wird unsere Power Apps- Seite geöffnet , die die Entities enthält .

Jede dieser Entitäten ist eine Tabelle. Microsoft hat bereits allgemeine Entitäten, die es in Unternehmen findet, in unsere gemeinsame Datendienstschicht vorinstalliert. Daher werden wir unabhängig von der Art unseres Unternehmens eine Tabelle mit Kontaktinformationen, E-Mail-Informationen usw. haben. 

In einem anderen Tutorial erstellen wir eine Entität und sorgen dann dafür, dass ein Geschäftsprozess darum herum abläuft. Auch hier liegt der Grund, warum wir dies tun, darin, alle Infrastrukturen einzurichten, die wir benötigen, um einen Geschäftsprozessablauf zu schaffen.

Erstellen einer neuen CDS-Umgebung

Eine weitere Sache, die Sie über CDS wissen sollten, ist die Umwelt. Im Moment befinden wir uns in unserer Standardumgebung. Wir können es sehen, indem wir oben rechts auf unserer Seite nachsehen. 

Leider können wir in unserer Standardumgebung keine Entitäten ohne Genehmigung der Organisation erstellen. Erstellen wir also zunächst eine neue Umgebung, um über die erforderlichen Berechtigungen zum Erstellen einer Entität zu verfügen.

Klicken Sie zunächst auf das Einstellungssymbol oben rechts auf unserer Seite.

Klicken Sie dann auf das Admin Center . 

Dadurch werden wir zur Seite „Umgebungen“ weitergeleitet , wo wir eine neue Umgebung erstellen und die Liste der erstellten Umgebungen sehen können.

Lassen Sie uns nun eine neue Umgebung erstellen, indem Sie auf + Neu klicken . 

Nennen wir es Env1 .

Als Type verwenden wir Trial . Wir möchten keine Sandbox-Umgebung daraus machen, da wir eine Datenbank benötigen, die wir nur über den Testtyp erhalten können . 

Wir können jede gewünschte Region auswählen. Belassen wir für dieses Beispiel die Standardeinstellung Asia . Das Textfeld „Zweck“ ist optional, also lassen wir es einfach leer.

Auch hier benötigen wir eine Datenbank, also schalten wir dies auf „Ja“ . 

Klicken wir dann auf die Schaltfläche „Weiter“ .

Wir müssen in diesem nächsten Teil nichts ändern, außer dass wir die Option Beispiel-Apps und -Daten bereitstellen auf Ja umschalten . Dies dient dazu, dass wir ein Beispiel für PowerApps-Daten haben, die wir durchgehen können. 

Klicken wir auf „Speichern“ .

Das Laden wird wieder ein paar Minuten dauern. Sobald dies erledigt ist, wird die neue Umgebung, die wir erstellt haben, auf dieser Seite „Umgebungen“ aufgeführt und wir sehen, dass sie sich derzeit in der Vorbereitungsphase befindet. 

Nachdem wir nach dem Speichern unserer Umgebung etwa 5 bis 10 Minuten gewartet haben, können wir auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ klicken .

Dann können wir sehen, dass der Zustand unserer Umgebung bereit ist. 

Einrichten von Berechtigungen und Sicherheitsrollen

Fügen wir nun Berechtigungen hinzu. Klicken Sie zunächst auf Einstellungen . 

Gehen Sie dann zu den Sicherheitsrollen .

Klicken Sie auf den Environment Maker .

Danach fügen wir Personen hinzu. 

Fügen wir uns selbst hinzu, indem wir die E-Mail-Adresse hinzufügen, die wir für die Anmeldung verwendet haben. 

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen . 

Wir haben Henry Legge (dem Konto, das wir derzeit verwenden) die Erlaubnis erteilt, Entitäten zu erstellen oder zu löschen und Daten hinzuzufügen oder zu entfernen. 

Wenn wir das nun in die Produktion bringen, ist es gut, solche Sicherheitsrollen zu haben. So wissen wir nach dem Aufbau der Infrastruktur genau, wer was darf und welche Berechtigungen er hat.

Nachdem wir eine Umgebung erstellt haben, können wir nun zu unserer Seite „Power Apps- Entitäten“ zurückkehren und diese Seite aktualisieren, damit wir zu unserer neuen Umgebung wechseln können. 

Klicken wir oben rechts auf der Seite auf die Umgebung und wählen die Umgebung aus, die wir zuvor erstellt haben ( Env1 ).

Wir werden nun in unsere neue Umgebung weitergeleitet. Wie wir sehen können, gibt es einen Hinweis, dass dies in 29 Tagen abläuft. Das ist in Ordnung, denn dies ist nur ein Tutorial. Wenn Sie jedoch tatsächliche Daten haben, die Sie behalten möchten, stellen Sie sicher, dass Sie diese innerhalb von 29 Tagen exportieren . 

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Abschluss

Kurz gesagt, wir sind in der Lage, einen Common Data Service zu erstellen, der für die Erstellung von Geschäftsprozessabläufen unerlässlich ist. Auch hier ermöglicht uns CDS, alle Informationen, die wir beim Erstellen von Anwendungen benötigen, an einem Ort zu haben. Im einfachsten Sinne handelt es sich um ein Datenspeicher- und -abrufsystem, ähnlich einer Datenbank.

Außerdem werden unsere Informationen durch die automatisch erstellten Backups sicherer. Bedenken Sie, dass wir vor der Einrichtung eines CDS eine Umgebung einrichten müssen, in der wir Entitäten erstellen können. Wie bereits erwähnt, besprechen wir in einem separaten Tutorial, wie Entitäten erstellt werden.

Alles Gute,

Henry