Hinzufügen einer Dokumentbibliothek in SharePoint

Die Dokumentbibliothek bietet einen Ort auf unserer SharePoint-Website, an dem wir unsere Dateien sicher speichern, erstellen, aktualisieren und mit anderen Benutzern innerhalb unserer Organisation teilen können. In diesem Tutorial besprechen wir die beiden Möglichkeiten zum Hinzufügen einer neuen Dokumentbibliothek in SharePoint.

Eine SharePoint-Dokumentbibliothek hilft uns, unsere Dateien für unsere Abteilung oder Organisation einfach zu verwalten. 

Standardmäßig stellt uns die Einrichtung einer SharePoint-Site eine Dokumentbibliothek namens „Dokumente“ zur Verfügung . Wir können dies bereits als Speicher für unsere Dateien verwenden. 

In diesem Beispiel haben wir eine Ordnerhierarchie innerhalb der Dokumente , um unsere Dateien zu organisieren. Die Verwendung der Metadatenfunktion von SharePoint könnte uns jedoch dabei helfen, unsere Dateien besser zu organisieren, anstatt Ordnerstrukturen zu verwenden. 

Wie Sie sehen, haben wir Ordner und Dateien für Ausgaben, Kostenvoranschläge, Videos, wichtige Längen, Lebensmittel, Autos und vieles mehr. Anstatt nur eine Dokumentbibliothek zu verwenden und diese nach Ordnern zu gruppieren, ist es besser, für jeden einzelnen Dokumentbibliothek eine eigene Dokumentbibliothek zu erstellen.

Auch die Metadaten dieser Dateien unterscheiden sich. Beispielsweise ist es für die Spesendateien wichtig, über Metadaten für die Abteilung zu verfügen . Was Angebote betrifft, sind die Metadaten, die uns wichtig sein könnten, der angebotene Betrag, der Name des Kunden, die Art des Auftrags usw. Das ist ein weiterer Grund, warum es sinnvoll ist, unterschiedliche Dokumentbibliotheken für diese verschiedenen Dateitypen zu haben.

Lassen Sie uns nun lernen, wie Sie eine neue Dokumentbibliothek erstellen. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine neue Dokumentbibliothek zu erstellen. 

Inhaltsverzeichnis

• Erstellen einer Dokumentbibliothek in SharePoint über Websiteinhalte
• Erstellen einer Dokumentbibliothek über die Homepage
• Abschluss

Erstellen einer Dokumentbibliothek in SharePoint über Websiteinhalte

Die erste Methode besteht darin, zum Inhalt der Website zu gehen . Dort können wir alle anderen Dokumentbibliotheken sehen, die wir haben. Einige dieser Dokumentbibliotheken wie Formularvorlagen , Sites-Assets und Stilbibliothek werden für Backend-Zwecke verwendet. Die Site-Seiten werden als Seitenbibliothek bezeichnet , in der alle Seiten unserer Site gespeichert sind. In diesem Beispiel haben wir nur eine einzige Seite, nämlich die Startseite . 

Um eine neue Dokumentbibliothek hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf „Neu“ und wählen Sie dann „App“ aus . Wir können auch die Option Dokumentbibliothek wählen . Es kann jedoch vorkommen, dass Microsoft ein Update bereitstellt und die Option „Dokumentbibliothek“ möglicherweise entfernt wird. Abgesehen von dieser Option können wir also auch eine Dokumentbibliothek hinzufügen, indem wir sie stattdessen über die App hinzufügen .

Erstellen einer Dokumentbibliothek über die Homepage

Die zweite Möglichkeit besteht darin, zur Startseite zu gehen . Klicken Sie auf „Neu“ und wählen Sie „App“ aus .

Anschließend gelangen wir zu dieser Seite mit dem Namen „Meine Apps“ . Hier können wir unsere SharePoint-Apps sehen .

Wir können auch zum SharePoint Store gehen , wo wir nach allen verfügbaren Apps suchen können, die wir verwenden können. 

In diesem Beispiel möchten wir nach integrierten Apps suchen. Wir können sie finden, indem wir auf den klassischen Erlebnislink klicken . 

Wir werden dann auf diese Seite weitergeleitet. Auch hier haben wir verschiedene Apps, die wir auf unserer SharePoint-Site verwenden können. Was wir brauchen, ist die Document Library- App. Also, lasst uns darauf klicken.

Danach werden wir nach einem Namen für die Dokumentbibliothek gefragt. In diesem Beispiel nennen wir es Expenses . Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen .

Unsere neue Dokumentbibliothek mit dem Namen „ Ausgaben“ wird dann zur Liste innerhalb unserer Website-Inhalte hinzugefügt . Klicken wir darauf.

Wir können jetzt unsere Spesendateien in diese Dokumentenbibliothek hochladen.

Dann können wir nun unsere Metadaten für diese Dateien hinzufügen. Für dieses Beispiel haben wir die Spalte für die Abteilungsmetadaten hinzugefügt .

MS SharePoint-Ansichten | Erstellen und Speichern von SharePoint-Vorlagen für die Metadatenfilterung
von Dokumentbibliotheken in SharePoint-Dateien

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir in der Lage sind, unsere eigene Dokumentenbibliothek zu erstellen. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten, eine neue Dokumentbibliothek zu erstellen. Die erste Möglichkeit besteht darin, zur Startseite zu gehen , auf „ Neu“ zu klicken und dann „ Dokumentbibliothek“ oder „App“ auszuwählen . Der zweite Schritt besteht darin , zum Inhalt der Website zu gehen , auf „ Neu“ zu klicken und dann „Dokumentbibliothek“ oder „App“ auszuwählen .

Anschließend können Sie Ihre neuen Dokumentbibliotheken im Inhalt der Website aufrufen , wo alle Dokumentbibliotheken und Seitenbibliotheken aufgelistet sind. 

Alles Gute,

Henry