Power Automate-Flow-Typen und deren Verwendung

Sind Sie verwirrt über die Power Automate-Flow-Typen? In diesem Blog gehen wir auf die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den verschiedenen Flow-Typen ein und legen fest, wann jeder Flow verwendet werden soll. Wir durchlaufen einen einfachen Entscheidungsprozess, der Ihnen bei der Entscheidung helfen wird. Dies ist der erste Schritt, den Sie beim Erstellen eines Flows ausführen müssen. Das vollständige Video dieses Tutorials können Sie unten in diesem Blog ansehen.

Power Automate ist Teil der Power Platform. Es wird zur Automatisierung von Abläufen verwendet, bei denen es sich lediglich um visuelle Darstellungen von Aufgaben handelt. Bei vielen Anfängern, die Power Automate verwenden, stelle ich fest, dass sie nicht wissen, welchen Ablauf sie für ihre Situation verwenden sollen.

Auf der rechten Seite befinden sich 5 Flows. Beim ersten Start werden Sie von Power Automate gefragt, welche Art von Flow Sie erstellen möchten. Sie können zwischen „Geschäftsprozess“, „Desktop“, „Automatisierte Cloud“, „Instant Cloud“ und „Geplante Cloud“ wählen. Für einen Anfänger ist das viel, denn abhängig von der Aufgabe, die Sie haben, können Sie sich für den Desktop-Flow oder die geplante Cloud entscheiden.

Deshalb habe ich in diesem Tutorial einfach einen Entscheidungsprozess oder ein Diagramm entworfen, das Sie mit Blick auf eine Aufgabe durchgehen können und das Ihnen immer sagt, welchen Ablauf Sie für Ihre Aufgabe verwenden sollen.

Denken Sie also an eine Aufgabe, die Sie automatisieren möchten. Dabei kann es sich um alles Wiederholbare und Nicht-Kreative handeln, das Sie Tag für Tag, Woche für Woche oder Monat für Monat tun. Es spielt keine Rolle. Vor diesem Hintergrund müssen Sie drei Fragen beantworten.

Inhaltsverzeichnis

• So wählen Sie aus, welche Power Automate-Flow-Typen erstellt werden sollen
• Abschluss

So wählen Sie aus, welche Power Automate-Flow-Typen erstellt werden sollen

Die erste Frage lautet: Erfordert die Aufgabe mehrere komplexe Touchpoints und befinden sich die mit der Aufgabe verbundenen Daten in einer Standardtabelle in Dataverse?

Wenn Sie nicht wissen, was Dataverse ist, gehen Sie automatisch zur NO-Klammer und können weitermachen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch Dataverse verwendet und die Aufgabe, die Sie automatisieren möchten, mit einer der Tabellen in Dataverse verknüpft ist, können Sie die Automatisierung mithilfe eines Geschäftsprozessflusses sehr einfach gestalten . Geschäftsprozessflüsse werden in Verbindung mit Dataverse-Tabellen verwendet, um Benutzer durch mehrstufige Prozesse zu führen.

Die nächste Frage, die Sie stellen müssen, vorausgesetzt, Sie haben hier mit NEIN geantwortet (was wahrscheinlich mehr als 99 % der Leute tun werden), ist, welche Art von Aktion Sie automatisieren möchten .

Hier gibt es zwei Antworten. Entweder möchten Sie nur Aktionen automatisieren, die mit Power Automate- Konnektoren verknüpft sind , oder Sie möchten zusätzlich auch Aktionen auf Ihrem Desktop oder im Web automatisieren .

Was sind Power Automate-Anschlüsse? Dabei handelt es sich lediglich um Konnektoren von Drittanbietern, die Power Automate zur Automatisierung von Aktionen verwendet .

Ein Power Automate Connector ist beispielsweise Outlook. Die mit dem Outlook-Connector verbundenen Aktionen ermöglichen Ihnen das Senden einer E-Mail. Es ermöglicht Ihnen, eine Gruppe zu erstellen. Damit können Sie auf eine E-Mail antworten, eine E-Mail weiterleiten usw. und feststellen, ob eine E-Mail in Ihrem Posteingang eingegangen ist oder nicht.

Alle diese Aktionen sind also Teil des Outlook-Connectors. Wenn alle Ihre Aktionen Aktionen umfassen, die bereits mit einem Power Automate Connector vorhanden sind, können Sie diesen Weg gehen und es ist viel einfacher. Wenn Sie jedoch eine Aktion haben, bei der es sich nicht um einen Power Automate Connector handelt, müssen Sie Desktop- Flow auswählen , da diese dann über den Desktop oder das Web abgedeckt wird.

Power Automate verfügt über Tausende von Konnektoren, die installiert wurden. Das sind Dinge, die Menschen normalerweise tun. Wenn Sie beispielsweise eine Aktion auf einem SQL-Server, auf Twitter, auf 12 Trello oder auf Slack ausführen möchten, dann gibt es bereits einen Power Automate Connector, der bereits für Sie erstellt wurde.

Für mehr als 90 % der Aufgaben, die Sie erledigen möchten, gibt es einen passenden Connector. Man muss es nur finden. Und das geht am besten, indem Sie zu dieser URL gehen und dort einfach nach Konnektoren suchen.

Sie möchten beispielsweise das Verschieben eines Ordners von einer Datei in eine andere auf Ihrem Computer automatisieren. Oder nehmen wir an, wenn Sie proprietäre Software auf Ihrem Computer haben, die nicht über einen Power Automate Connector verfügt, dann müssen Sie dafür einen Desktop-Flow verwenden.

Die letzte Frage, die Sie beantworten möchten, lautet: Wie löst man den Flow tatsächlich aus? Mit anderen Worten: Woher wissen Sie, wann der Fluss tatsächlich beginnt ?

Es gibt drei verschiedene Typen: Ereignis, Klick und Zeit.

Das erste ist das Ereignis ( Automatisierter Cloud-Flow ). Möchten Sie, dass der Fluss basierend auf einem Ereignis ausgelöst wird ? Nehmen wir also an, Ihre Aufgabe besteht darin, jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail von Ihrem Chef erhalten, eine To-do-Aktion für sich selbst zu erstellen, ist dies als „hohe Wichtigkeit“ gekennzeichnet. Nun, die eigentliche Aktion besteht darin, die zu erledigende Aufgabe richtig festzulegen, aber der Auslöser ist ereignisbasiert. Es basiert auf einem Ereignis, das stattfindet, und das Ereignis besteht darin, dass Sie diese E-Mail erhalten. Dann sollten Sie sich für „Ereignis“ entscheiden.

Dann gibt es Click ( Instant Cloud Flow ), was bedeutet, dass Sie die Aktion auslösen möchten , wann immer Sie möchten . Wenn Sie also auf eine Schaltfläche klicken, wird die Aktion tatsächlich ausgeführt. Ich habe dies beispielsweise auf verschiedene Weisen verwendet: Nehmen wir an, Sie möchten in Slack einen Ablauf erstellen, der nach einer großen Lenkungsausschusssitzung, die Sie abgehalten haben, eine Glückwunschnachricht an alle sendet.

Anstatt zu Slack zu gehen und jeden einzeln zu benachrichtigen und so weiter, können Sie einen Ablauf erstellen, der auf einem Klick auf eine Schaltfläche basiert. Sie können einfach zu Power Automate gehen, auf eine Schaltfläche klicken und schon wird eine Glückwunschnachricht an alle in Ihrer Slack-Gruppe oder an alle in Ihrem Meeting oder an alle von Ihnen angegebenen Personen gesendet. Aber der Auslöser ist der Klick auf eine Schaltfläche, der davon abhängt, wann Sie es tun möchten.

Schließlich können Sie Abläufe auf Zeitbasis ( geplanter Cloud-Ablauf ) einrichten. Dies sind die Arten von Flows, die Sie ausführen möchten. Zum Beispiel jede Woche, jeden Tag, jede Stunde, jeden Monat, zweimal im Monat, dreimal im Monat, viermal im Jahr, vierteljährlich usw.

Sie möchten beispielsweise am Ende jeder Woche eine E-Mail senden, die alle Kunden zusammenfasst, die Sie in den letzten 10 Tagen gewonnen haben. Sie würden also den E-Mail-Connector und auch einen SharePoint-Connector verwenden, da sich Ihre Daten zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich in SharePoint befanden.

Abschluss

Auf diese Weise bestimmen Sie, welcher Ablauf basierend auf der Aufgabe, die Sie tatsächlich automatisieren möchten, verwendet werden soll. Sie fragen sich erneut: Erfordert der Ablauf mehrere komplexe Berührungspunkte oder befinden sich Ihre Daten in einer Standardtabelle? Und Dataverse, welche Aktion möchten Sie automatisieren? Und wie wollen Sie den Flow auslösen?

Geschäftsprozessflüsse sind am schwierigsten zu erstellen, gefolgt von Desktop-Flows, gefolgt von den verbleibenden drei Flows.

Ich hoffe, dass alles Sinn gemacht hat. Wenn nicht, hinterlassen Sie mir bitte einen Kommentar und stellen Sie mir eine Frage. Weitere Informationen finden Sie unten im vollständigen Video dieses Tutorials

Alles Gute!

Henry

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