Power Automate Flow: Verwendung und Typen erklärt

In diesem Tutorial erfahren wir mehr über den Power Automate-Flow und seine Verwendungsmöglichkeiten. Wir werden auch über die verschiedenen Arten von Flows sprechen, die wir für verschiedene Aufgaben und Szenarien verwenden können.

Wir wissen, dass Power Automate zum Erstellen von Abläufen verwendet wird. Aber was genau ist ein Fluss?

Im einfachsten Sinne ist ein Flow eine visuelle Darstellung einer beliebigen Aufgabe. Sie können es sich als Storyboard vorstellen, wie Ihre Aufgabe aussieht.

Inhaltsverzeichnis

• Verschiedene Arten von Strom automatisieren den Fluss
  • 1. Sofortiger Fluss
  • 2. Automatisierter Ablauf
  • 3. Geplanter Ablauf
  • 4. UI-Fluss
  • 5. Geschäftsprozessablauf
• Merkmale von Flüssen
  • 1. Ein Power Automate-Flow kann mehrere Aktionen haben
  • 2. Ein Power Automate-Flow kann Bedingungen haben
  • 3. Ein Power Automate-Flow kann Schleifen haben
  • 4. Ein Power Automate-Flow kann Genehmigungen haben
• Abschluss

Verschiedene Arten von Strom automatisieren den Fluss

Lassen Sie uns nun über die Arten von Flows sprechen, die Sie mit Power Automate erstellen können. Für jeden Flow sprechen wir über den Typ (wie heißt der Flow), den Auslöser (was den Flow tatsächlich aktiviert) und die Beschreibung (was der Flow tatsächlich tut).

Die drei Grundtypen eines Power Automate Flows sind der Instant Flow , der Automated Flow und der Scheduled Flow . Sie alle sind dafür verantwortlich, alle sich wiederholenden Aufgaben zu automatisieren. Sie enthalten die gleiche Funktion auch im Flussdiagramm. Das Einzige, was diese Arten von Strömungen unterscheidet, ist ihr Auslöser.

Ein sofortiger Fluss wird durch einen Klick auf eine Schaltfläche aktiviert , ein automatisierter Fluss wird durch ein Ereignis ausgelöst und ein geplanter Fluss wird durch eine Zeitbeschränkung ausgelöst .

1. Sofortiger Fluss

Ein Beispiel für einen sofortigen Ablauf ist das Erstellen einer Aufgabe, bei der jedes Mal, wenn Sie auf eine Schaltfläche klicken, eine inspirierende Nachricht über Slack an Ihre Kollegen gesendet wird. Dieser Fluss wird durch einen Klick auf eine Schaltfläche ausgelöst. 

Nehmen wir an, Sie möchten eine Aufgabe erstellen oder automatisieren, um Ihre Kollegen zu loben. Anstatt nacheinander eine Nachricht mit der Aufschrift „ Gute Arbeit “ an alle Ihre Kollegen zu senden, können Sie einfach einen Ablauf erstellen, bei dem der Auslöser ein Klick auf eine Schaltfläche ist. Sie klicken also auf eine Schaltfläche und es wird eine Slack-Nachricht (die Aktion) an alle Ihre Kollegen gesendet. 

2. Automatisierter Ablauf

Ein automatisierter Ablauf basiert auf einem Ereignis, das außerhalb Ihrer Kontrolle eintritt. Sie können beispielsweise einen Ablauf haben, bei dem der Auslöser ein Tweet und die Aktion eine E-Mail ist. Der Ablauf ist automatisiert, da er auf der Grundlage von Ereignissen und nicht auf Benutzereingriffen ausgelöst wird.

Ein Beispiel hierfür könnte sein, dass Sie einen Ablauf erstellen, der jedes Mal, wenn jemand über Ihr Unternehmen twittert, eine E-Mail an sich selbst sendet. Daher ist der Auslöser selbst der Tweet über Ihr Unternehmen und die Aktion die E-Mail an Sie selbst.

3. Geplanter Ablauf

Flüsse können auch auf der Zeit basieren. Der geplante Ablauf basiert auf einer wiederkehrenden Zeit . 

Nehmen wir an, Sie haben eine Aufgabe, die Sie alle 9:00 Uhr ausführen und bei der Sie eine Datei von Speicherort A an Speicherort B verschieben. Daher können Sie einen geplanten Ablauf erstellen, der um 9:00 Uhr ausgelöst wird. Der Auslöser ist hier kein automatisiertes Ereignis wie ein Tweet oder ein Klick auf eine Schaltfläche. Es ist zeitbasiert (es basiert auf 9:00 Uhr). Die Aktion ist eine Desktop-Dateiverschiebung. 

4. UI-Fluss

Eine andere Art von Flow ist das, was wir UI-Flows nennen. Sie können einen solchen Fluss durch einen Klick auf eine Schaltfläche, ein Ereignis oder sogar einen wiederkehrenden Zeitpunkt auslösen. Der Hauptzweck eines UI-Flows besteht jedoch darin, alle Aufgaben zu automatisieren, die auf Ihrem Desktop oder Ihrer Website vorhanden sind.

Wenn Sie also eine Aufgabe auf Ihrem Desktop haben, bei der Sie eine Datei in eine andere verschieben, oder wenn Sie eine Desktop-Anwendung öffnen und etwas damit tun, dann würden Sie einen UI-Flow und keinen der zuvor genannten Flows verwenden.

Aber auch hier kann ein UI-Flow durch jedes der drei Ereignisse ausgelöst werden. Daher kann ein UI-Flow ein sofortiger, automatisierter oder geplanter Flow sein. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Aufgabe nicht mithilfe von Connector-Anwendungen, sondern tatsächlich auf Ihrem Desktop oder auf einer bestimmten Website ausgeführt wird.

5. Geschäftsprozessablauf

Der letzte Flusstyp, den wir besprechen werden, ist der Geschäftsprozessfluss . Der Zweck dieses Ablaufs besteht darin, einen Benutzer durch einen Geschäftsprozess zu führen.

Nehmen wir an, Sie verfügen in Ihrem Unternehmen über ein Rechnungssystem und möchten die Benutzer zu den Rechnungstypen führen, die sie einlösen und auszahlen sollen. Sie können dies mit einem Ablauf automatisieren, bei dem einzelne Informationen ausgefüllt werden. Anhand dieser Informationen kennen sie die nächsten Schritte im Prozess. Es ist definitiv eine große Hilfe, einen Benutzer durch einen bereits etablierten Geschäftsprozess zu führen.

Der Geschäftsprozessablauf ist der unwahrscheinlichste Ablauf, denn statt eine Aufgabe zu automatisieren, hilft er den Menschen lediglich dabei, eine bereits festgelegte Aufgabe zu erledigen, indem er sie auf den richtigen Weg führt.

Merkmale von Flüssen

1. Ein Power Automate-Flow kann mehrere Aktionen haben

Flüsse können offensichtlich mehrere Aktionen haben. Sie können einen Fluss haben, der durch einen Tweet ausgelöst wird und verschiedene Aktionen auslöst. Es kann Ihnen eine E-Mail senden und diese zu Ihrer Trello-Karte oder To-Do-Liste hinzufügen. Anschließend kann es Ihnen auch eine Slack-Nachricht senden.

2. Ein Power Automate-Flow kann Bedingungen haben

Flüsse können auch eine sehr komplexe Logik haben. Sie können einen Ablauf einrichten, bei dem, wenn er durch einen Tweet ausgelöst wird, geprüft wird, ob der Tweet etwas ist, das Sie behalten möchten oder nicht.

Nehmen wir an, die Bedingung ist, dass der Tweet über Ihre Marke entweder positiv oder negativ ist. Aktion A besteht darin, dass Sie es retweeten, wenn es positiv ist. Wenn es nicht positiv ist, dann besteht Aktion B darin, dass Sie eine E-Mail erhalten und diese aufbewahren. Sie können sich sogar eine Trello-Karte einrichten, um dieser Person zu antworten und sie zu fragen, warum sie negative Dinge über Ihr Unternehmen gesagt hat.

3. Ein Power Automate-Flow kann Schleifen haben

Flüsse können auch Schleifen haben. Das ist etwas komplizierter, aber Sie können grundsätzlich Flüsse haben, die kontinuierlich durchlaufen, bis ein bestimmtes Ereignis eintritt.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie möchten auf Slack weiterhin alle fünf Sekunden eine Nachricht an jemanden senden, bis er Ihnen eine Datei gesendet hat. Das können Sie auf jeden Fall in Ihren Flow integrieren.

4. Ein Power Automate-Flow kann Genehmigungen haben

Sie können ein Genehmigungssystem haben, bei dem nach einer Aktion etwas an jemand anderen gesendet wird. Basierend auf ihrer Reaktion können dann unterschiedliche Dinge passieren. Daher können sie eine der Aktionen auswählen, die sie ausführen möchten.

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Abschluss

Zusammenfassend sind Flows visuelle Darstellungen von Aufgaben. Alle verfügen über eine Auslösekomponente und eine Aktionskomponente . Sie können einfach oder sehr komplex sein, abhängig von den Aufgaben, die Sie automatisieren möchten.

Wir werden in unseren zukünftigen Tutorials mehr über diese Abläufe sprechen. In diesem Blog möchte ich Ihnen nur einen schnellen Eindruck davon vermitteln, was die einzelnen Flow-Typen bewirken und wann Sie sie möglicherweise verwenden können. 

Ich hoffe, Ihnen hat es gefallen! Alles Gute,

Henry