Senden Sie E-Mails mit LuckyTemplates und der Power Automate-Plattform

Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie LuckyTemplates und die Power Automate-Plattform verbinden. Ein einfacher Anwendungsfall hierfür ist, wenn Sie über einen LuckyTemplates-Bericht verfügen, der Kunden, Kunden und Mitglieder Ihres eigenen Teams in einer Liste auflistet, und Sie in der Lage sein möchten, jeden einzelnen Bericht durchzugehen und für jeden Kunden, Kunden oder Kunden etwas zu tun Teammitglied.

Sie möchten ihnen beispielsweise eine E-Mail senden. Sie können LuckyTemplates mit Power Automate verbinden und die Datensätze markieren, für die diese Aktion ausgeführt werden soll. Wenn Sie auf eine Schaltfläche klicken, wird grundsätzlich ein Power Automate-Skript ausgelöst, das entweder eine E-Mail sendet oder eine Datei für jeden Kunden, Klienten oder Teammitglied erstellt.

Als Tim und ich uns zum ersten Mal damit beschäftigten, war das ziemlich einfach. Der Fehler, den wir gemacht haben, ist jedoch, dass Benutzer auf die Schaltfläche klicken, bevor sie tatsächlich zwei bestimmte Datensätze filtern.

Nehmen wir an, Sie sind Teil eines Unternehmens mit 10.000 Mitarbeitern und verfügen über eine Liste aller Teammitglieder in Ihrer Organisation. Sie möchten keine E-Mails an 10.000 Personen senden. Ihr Power Automate-Skript muss einen Schwellenwert oder einen Filter enthalten. Andernfalls versenden Sie am Ende Tausende unnötiger E-Mails, die Ihr Outlook-System blockieren.

Hier ist ein gutes Beispiel für eine wirklich einfache Tabelle. In meinem Beispiel zeige ich nur sechs Namen, aber in Ihrem Bericht könnte diese Tabelle Hunderte oder Tausende von Datensätzen enthalten.

Das Tolle an Power Automate ist die Möglichkeit, E-Mails automatisch zu versenden, anstatt sie manuell zu versenden.

Es könnten jedoch einige potenzielle Probleme auftreten. Nehmen wir an, wir müssen eine E-Mail an unsere Vertriebsmitarbeiter im Osten senden: Melissa und Sam. Wir haben eine Power Automate- Schaltfläche, die in unseren Bericht eingebunden ist.

Wir lösen einfach den Versand der E-Mail aus. In dieser Situation wurde mir die E-Mail nur zugeschickt, damit ich dies zeigen konnte. In meinem Posteingang befinden sich hier die beiden E-Mails, die von Power Automate und dem LuckyTemplates-Bericht ausgelöst wurden. Offensichtlich wären diese auch an den Benutzer gegangen.

Inhaltsverzeichnis

• Einige potenzielle Probleme in der Power Automate-Plattform
• Senden einer E-Mail mit der Power Automate-Plattform
• Initialisieren der Variablen
• Hinzufügen einer bedingten Anweisung
• Testen des Ablaufs in der Power Automate-Plattform
• Hinzufügen eines Datensatzlimits mit einem Slicer
• Abschluss

Einige potenzielle Probleme in der Power Automate-Plattform

Bevor ich Sie durch die Einrichtung des E-Mail-Prozesses und die Einführung der bedingten Stop-Gap-Maßnahme führe, möchte ich einige Probleme hervorheben, die mir aufgefallen sind .

Das erste Problem besteht darin, dass eine Tabelle mit Hunderten oder Tausenden von Datensätzen Ihr E-Mail-System verstopfen kann.

Die zweite Sache, die den Leuten möglicherweise nicht bewusst ist, ist, dass es zu unvorhergesehenen Ergebnissen kommen kann, wenn Ihre Tabelle einen versteckten Filter hat, der nicht mit dem Filter in der Schaltfläche Ihrer Power Automate-Plattform übereinstimmt.

Senden einer E-Mail mit der Power Automate-Plattform

Zuerst werde ich durchgehen, wie man die E-Mail einrichtet und versendet, dann werde ich die Technik anwenden, die ich verwende, um zu verhindern, dass viele E-Mails durchgehen.

Hier ist meine Tabelle in Power Automate, die ein Standardvisual sein sollte, das im visuellen Bereich angezeigt wird.

Jedes Mal, wenn Sie Power Automate aufrufen, werden Sie als Erstes nach Feldern gefragt . Nun müssen es nicht alle Felder sein, die Sie in Ihren Visuals haben, sondern nur die Daten, die Sie für Ihren Flow benötigen. In meinem Fall benötige ich die E-Mail-Adresse , den Namen und den Titel .

Ich werde meinen Namen und Titel in mein Bild einfügen. Ich klicke auf die Ellipsen und dann auf Bearbeiten . Durch diese Aktion werde ich zu Power Automate weitergeleitet.

Beachten Sie auch, dass Sie zum Zugriff auf die Felder hier auf den Flow zugreifen müssen, nachdem ich ihn in der Power Automate-Anwendung selbst gespeichert habe. Es ist schwieriger, tatsächlich auf die dynamischen Felder in LuckyTemplates zuzugreifen, weshalb ich einen Großteil meiner Entwicklung hier vornehme. Aber nur damit Sie es wissen: Sie können beides tun.

Dies ist eine Power Automate-Shell in LuckyTemplates und es ist viel einfacher, den Ablauf hier zu entwickeln, als einen Power Automate-Webbrowser zu öffnen und ihn dort auszuführen.

Ich habe bereits ein paar Flows eingerichtet, aber lasst uns fortfahren und einen neuen erstellen. Klicken Sie auf „Neu“ , dann auf „Mit einer Vorlage starten “ und dann auf „ Instant Cloud Flow“ .

Durch Klicken auf die LuckyTemplates-Schaltfläche wird automatisch hinzugefügt . Dann gehe ich in meinen Connector und wähle einen Operator aus. Wenn ich send a email eingebe , werden V2 und V3 angezeigt.

Nach meinem Verständnis und meiner Erfahrung mit V3 wird dies vom Power Automate-Dienst selbst gesendet, während V2 tatsächlich vom Benutzer stammt, der den Flow erstellt hat. Es kommt aus ihrem E-Mail-Posteingang.

Beachten Sie Folgendes: Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über Power Automate senden, sind Sie auf 100 E-Mails pro Tag beschränkt. Wenn Sie jedoch möchten, dass die E-Mail von Ihnen kommt, müssen Sie natürlich den Ansatz „E-Mail senden“ (V2) verwenden.

Ich werde nach dem Namen gefragt, der aus meinem dynamischen Inhalt stammt . Ich benötige nur zwei E-Mail-Adressen: die Benutzer-E-Mail (die Standard-E-Mail-Adresse, auf die ich später tatsächlich zugreifen werde) und das Datenfeld , das ich hinzugefügt habe.

Zur Klarstellung: Die ersten dynamischen Daten sind die E-Mail-Adresse des Benutzers oder die Person, die tatsächlich auf die Schaltfläche klickt, während die zweiten die LuckyTemplates-Daten-E-Mail sind, also die E-Mail-Adresse in der Tabelle und die, die wir verwenden werden .

Und da die Daten, die aus dem LuckyTemplates-Bericht stammen, über mehrere Datensätze verfügen, werden sie automatisch in das Steuerelement „Auf alle anwenden“ konvertiert .

Ich habe meinen Betreff „ This is an email for“ hinzugefügt und im Text habe ich „ Sehr geehrte Damen und Herren“ eingegeben . Dann klicke ich auf Speichern und anwenden .

Dies hier ist das Grundprinzip und alles, was Sie wissen müssen, um eine E-Mail einzurichten. Wenn wir dies also speichern und anwenden, wird die E-Mail gesendet, wenn wir diese Tests erneut ausführen. Wenn Sie jedoch tausend Zeilen haben, wird die Funktion „Auf jede einzelne anwenden“ tausendmal durchlaufen.

Ich möchte dem Fluss mitteilen können, dass er den Fluss nicht stoppt und keine E-Mail an den Benutzer sendet, wenn er über einem Schwellenwert von drei liegt. Dazu erstellen wir eine Variable.

Initialisieren der Variablen

Der erste Schritt besteht darin, die Variable zu initialisieren. Lassen Sie mich dies RecordCount nennen , den Typ Integer wählen und mit 0 beginnen.

Nachdem ich meine Variable nun initialisiert habe, besteht der nächste Schritt darin, die Variable zu erhöhen. Dadurch kann ich feststellen, wie viele Datensätze ausgewählt wurden, als ich auf die LuckyTemplates-Schaltfläche geklickt habe. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, eine Aktion hinzuzufügen .

Und weil ich jedes einzelne Element durchgehen möchte, verwende ich das Steuerelement „Auf jedes anwenden“ .

Fügen Sie dann eine Aktion hinzu und erhöhen Sie meine Variable.

Für meine Variable wähle ich RecordCount aus , die ich zuvor initialisiert habe, und möchte sie um den Wert eins erhöhen.

Dadurch wird jeder einzelne Datensatz in meinem Datensatz durchlaufen und um 1 erhöht. Am Ende habe ich die Gesamtzahl der Datensätze, die es gibt, was ich in meiner bedingten Anweisung verwenden kann .

Hinzufügen einer bedingten Anweisung

Der nächste Schritt besteht darin, eine Bedingung hinzuzufügen. Ich ziehe meine RecordCount- Variable ein und wähle kleiner oder gleich drei, da ich nur sechs Datensätze habe.

Wenn der Wert kleiner oder gleich drei ist, folgt der Fluss dem Ja-Pfad . Die E-Mail wird gesendet und alles wird gut.

Wenn nicht, geht es über den Nein-Pfad , wo ich den Fluss abbreche. Wenn diese Variable größer als drei ist, führt sie zwei Dinge aus. Zunächst benachrichtigt der Flow den Benutzer per E-Mail. Ich werde mich wieder für die V2 entscheiden.

Nun, dieses Feld ist praktisch, denn es ist derjenige, der den Fluss ausgelöst hat.

Ich schreibe hier, dass der Fluss abgebrochen wurde und rufe meine Variable auf. Dann klicke ich auf Speichern und anwenden .

Testen des Ablaufs in der Power Automate-Plattform

Stellen wir sicher, dass dieser Flow ausgeführt wird. Gehen wir also zurück zum Bericht, wählen hier zwei Datensätze aus und führen den Flow aus.

Da dort steht, dass der Nachrichtenfluss ausgelöst wurde, springen wir zu meinem Posteingang. Wir können die beiden vom Flow gesendeten E-Mails sehen.

Wenn wir nun alle auswählen, wird die Bedingung ausgelöst, die meinen Flow abbricht. Wie Sie sehen, gibt es eine E-Mail, die mich darüber informiert, dass der Flow abgebrochen wurde.

Hinzufügen eines Datensatzlimits mit einem Slicer

Angenommen, Ihre Benutzer haben keinen Zugriff auf den Flow, Sie möchten ihnen aber die Möglichkeit geben, das Datensatzlimit auszuwählen. In diesem Beispiel haben wir einen Slicer.

Ich zeige Ihnen, wie ich dies in den Flow eingebettet und eine weitere Variable erstellt habe, um diesen Slicer zu erstellen. Ich habe diese einfache Tabelle erstellt und sie Max Selection Count genannt, die ich für meinen Slicer verwende.

Dann habe ich eine Kennzahl erstellt, sie Selected Max Records genannt und die verwendet . Sie müssen nur sicherstellen, dass es in ein Optionsfeld umgewandelt wird, damit ein Benutzer eines auswählen kann. Der nächste Schritt besteht darin, diese Kennzahl in den Fluss einzufügen.

Hier ist die erste Variable, die ich initialisiert habe, und die zweite Variable, die ich in eine Ganzzahl umgewandelt habe.

Und jetzt mache ich eine weitere Schleife, aber anstatt zu inkrementieren, mache ich nur die Set-Variable . Ich setze nur diese Variable und sie durchläuft jedes Mal dasselbe. Jetzt ist meine Max Records-Variable mit der Kennzahl festgelegt, die ich gerade erstellt habe.

Was die Bedingung betrifft: Anstatt sie fest zu codieren, füge ich einfach meine Max Records-Variable ein , um sie dynamisch zu machen, und füge sie dann in meine E-Mail ein.

Abschluss

Heute haben wir gelernt, wie wir unsere LuckyTemplates-Berichte mithilfe der Power Automate-Plattform auf die nächste Stufe heben können. Konkret können Sie eine Tabelle haben und auf eine Schaltfläche klicken, die im Grunde einen Prozess ausführt, der in diesem Beispiel das Senden einer E-Mail an jeden Datensatz ist. Dies ist eine neue Technik, mit der wir beginnen können, und wir hoffen, dass sie den Leuten bei der Erstellung ihrer eigenen Berichte nützlich sein wird.

Henry