SharePoint-Berechtigungen | Gruppen vs. Ebenen

In diesem Blog besprechen wir SharePoint-Berechtigungen . Wir erklären Ihnen, warum sie wichtig sind und warum Sie sie nutzen sollten. Außerdem werden wir über den Unterschied zwischen Berechtigungen und Authentifizierung sprechen . Darüber hinaus besprechen wir Gruppen und Ebenen und warum es ein entscheidender Faktor beim Einrichten von Berechtigungen auf Ihrer SharePoint-Site ist, den Unterschied zwischen beiden zu kennen.

SharePoint-Berechtigungen sind ein grundlegendes Merkmal einer SharePoint-Site. Dadurch bleibt die Website besser organisiert und überschaubar. Außerdem sorgt es für Sicherheit auf der gesamten Website.

Inhaltsverzeichnis

• Berechtigungen vs. Authentifizierung
• Die Bedeutung von SharePoint-Berechtigungen
• Gruppen vs. Ebenen: Eine Übersicht über SharePoint-Berechtigungen
  • Gruppenkategorien
  • Level-Kategorien
• Die Bedeutung von Gruppen und Ebenen für SharePoint-Berechtigungen
• Abschluss

Berechtigungen vs. Authentifizierung

Berechtigungen und Authentifizierung sind zwei ähnliche Dinge, die Ihnen jedoch jeweils Vorteile bieten können. Sie geben Ihrer Website Sicherheit.

Wenn Sie eine SharePoint-Seitenberechtigung einrichten, gestatten Sie einer oder mehreren bestimmten Personen aus Ihrer Organisation den Zugriff auf eine Seite. Sie können einige Änderungen vornehmen, eine Datei hinzufügen oder löschen.

Andererseits bietet die Authentifizierung zusätzliche Sicherheit, da der Benutzer nachweisen muss, wer er wirklich ist. Abgesehen von der Eingabe von Passwörtern beim Anmelden muss ein Benutzer beweisen, dass er der ist, für den er sich ausgibt.

Wenn Sie sich bei Ihrer SharePoint- Site anmelden , erfolgt die Authentifizierung über Microsoft 365. Beachten Sie, dass die Authentifizierung außerhalb der SharePoint-Authentifizierung erfolgt. Dies liegt daran, dass die SharePoint-Site mit der Authentifizierung für Outlook, Microsoft 365 oder alles, was mit Microsoft zu tun hat, identisch ist.

Um es einfach auszudrücken: Die Authentifizierung beweist, dass Sie der sind, für den Sie sich ausgeben, während die Berechtigungen darauf basieren, wer Sie sind.

Die Bedeutung von SharePoint-Berechtigungen

SharePoint-Berechtigungen bieten Ihrem Unternehmen Vorteile. Wenn Sie nicht möchten, dass andere Personen aus Ihrer Organisation auf eine Liste oder Daten oder sogar auf die Seite selbst zugreifen, wird das Problem von Permissions für Sie gelöst.

Der Hauptvorteil, den Berechtigungen Ihrer Organisation bieten können, besteht darin, dass Sie zulassen können, wer in Ihrer Gruppe auf welche Seite und Datei zugreifen kann.

Sie möchten beispielsweise, dass Person A auf die Seite zugreift. Diese Person kann die Daten auf der Seite hinzufügen und ändern. Und wenn andere Leute versuchen würden, auf die Seite zuzugreifen, wäre ihnen das nicht möglich. Sobald sie jedoch authentifiziert sind, dass sie Person A sind , können sie auf die Seite zugreifen und sie steuern.

Aber das Beste an der Festlegung der Berechtigungen auf Ihrer gesamten SharePoint-Site ist die Ausgewogenheit.

Wie oben erwähnt, können Sie festlegen, dass eine Person in Ihrer Organisation die Kontrolle über eine Seite hat, während die anderen über die anderen Seiten verfügen. Sie können auch eine Gruppe auf einer Seite einrichten und individuelle Einstellungen für alle festlegen.

Beispielsweise können Sie Person A die Einstellungen 1, 5, 10 und 12 zuweisen, während Person B die Einstellungen 2, 6, 8 hat. Person C hat die Einstellungen 11, 12, 13, 14 und die anderen Mitglieder der Organisation. Dies bedeutet, dass Person A nicht auf ein Dokument zugreifen kann, das Person C hat. Das Gleiche gilt für Person B bis Person C.

Sie können auch allen Benutzern Berechtigungen erteilen . Dadurch erhalten sie vollen Zugriff auf die gesamte Website. Sie könnten hinzufügen, bearbeiten, löschen und vieles mehr. Wir würden dies jedoch nicht empfehlen. Da sie vollen Zugriff haben, könnten sie versehentlich eine Datei löschen und den Papierkorb leeren.

Gruppen vs. Ebenen: Eine Übersicht über SharePoint-Berechtigungen

SharePoint-Berechtigungen bestehen aus zwei Hauptfaktoren: Gruppen und Ebenen . In diesem Teil des Blogs erklären wir ihre Unterschiede und warum sie wichtig sind.

Gruppen (manchmal auch Teams genannt ) und Ebenen haben Kategorien.

Gruppenkategorien

• Eigentümer. Sie sind diejenigen, denen die Website gehört und die die volle Kontrolle haben. Dies ist im Grunde der Eigentümer und in den meisten Fällen seine rechte Hand oder jemand, dem er voll und ganz vertraut.
• Mitglieder. Sie sind direkt für die SharePoint-Site relevant.
• Besucher. Das sind alle Personen in Ihrer Organisation. Sie sind möglicherweise nicht direkt für die SharePoint-Website relevant.

Allerdings müssen Sie bedenken, dass Sie auch andere Gruppen hinzufügen können. Wenn Sie eine große Organisation haben, können Sie diese nach Büro oder Standort benennen. Weitere Beispiele sind „ Senior Management “, „ Tenured “, „ Cisco Members “ und viele mehr.

Level-Kategorien

• Volle Kontrolle. Hier haben alle Mitglieder der Gruppe vollen Zugriff. Hauptsächlich verfügt die Gruppe „Eigentümer“ über diese Ebene.
• Design. Gruppen können eine Seite hinzufügen und gestalten. Außerdem können sie neue Seiten hinzufügen, Tabellenkonstrukte bearbeiten, Tabellenspalten bearbeiten und die Spaltenformatierung ändern
• Bearbeiten. Dies hat eine niedrigere Ebene als Design , da Benutzer auf dieser Ebene keine Seiten oder Daten zur SharePoint-Website hinzufügen können.
• Beitragen. Gruppen auf dieser Ebene können Elemente zur Liste hinzufügen, ihre Struktur bearbeiten oder Kommentare hinzufügen. Sie können keine neuen Seiten hinzufügen.
• Lesen. Dies ist die niedrigste Standardstufe. Sie können nur Daten lesen und keine Elemente ändern.

Ähnlich wie bei Gruppen können Sie auch weitere Ebenen hinzufügen. Sie können beispielsweise eine Ebene namens „ Genehmigung “ erstellen , die nur Berechtigungen zum Genehmigen von Dingen hat, nicht aber zum Bearbeiten von Dingen, nur um sie zu genehmigen. Sie können eine andere Berechtigungsstufe namens „Tabellen lesen“ festlegen, die es Benutzern nur erlaubt, Tabellen auf Ihrer Site zu lesen und sonst nichts.

Die Bedeutung von Gruppen und Ebenen für SharePoint-Berechtigungen

Der Hauptvorteil von Gruppen und Ebenen ist die Ausrichtung der Berechtigungen . Sie können festlegen, wer in Ihrer Organisation zur Gruppe „Eigentümer“ und zu anderen Gruppen mit den entsprechenden Ebenen gehören soll.

Das Beste daran ist jedoch, dass Sie neben der Standardeinstellung auch neue Gruppen und Ebenen hinzufügen können. Dadurch können Sie leicht entscheiden, wer bestimmte Berechtigungen hat, da Sie die Ebenen kombinieren und anpassen können. Außerdem können Sie angeben, was sie tun können.

Wir haben beispielsweise eine neue Gruppe und nennen sie Gruppe X . Dann erstellen wir andere Berechtigungsebenen und nennen sie Level 1 und Level 2 . Gruppen auf Ebene 1 können eine Seite bearbeiten, während Gruppen auf Ebene 2 die Spaltenüberschrift einer Tabelle ändern können. Und wenn wir Gruppe X sowohl auf Ebene 1 als auch auf Ebene 2 ausrichten , haben sie Berechtigungen für beide.

Beachten Sie, dass ein Benutzer, der mehreren Gruppen angehört, beide Berechtigungen erbt. Beispielsweise kann ein Benutzer Teil der Besuchergruppe und der Gruppe X sein . Das bedeutet, dass der Benutzer über die Leseebene und gleichzeitig über die Ebenen 1 und 2 verfügt . 

Außerdem können Sie die Berechtigungen für Ebenen kombinieren und anpassen, um eine vollständige Anpassung zu erreichen.

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie gelernt haben, worum es bei SharePoint-Berechtigungen geht und warum sie sehr wichtig sind. Sie haben auch den Unterschied zwischen Gruppen und Ebenen sowie deren Kategorien kennengelernt.

Die Nutzung von Berechtigungen auf Ihrem SharePoint wird dringend empfohlen, da sie Sicherheit bietet. Außerdem wird die Organisation dadurch systematisierter, da jeder seine eigenen Berechtigungen haben kann .

Ich hoffe, dass dies hilfreich war. Wenn Sie mehr über dieses Thema und andere verwandte Inhalte erfahren möchten, können Sie sich die Liste der relevanten Links unten ansehen. 

Alles Gute,

Henry

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