SharePoint-Listen: Ein Überblick

In diesem Blog sprechen wir über die Bedeutung und Verwendung von SharePoint-Listen. Wir besprechen auch die verschiedenen Möglichkeiten zum Erstellen von Listen in SharePoint.

SharePoint verwaltet eine Datensammlung wie eine Tabelle oder eine Datenbank über SharePoint-Listen. Eine Datenbank ist eine Möglichkeit, Informationen zu speichern. Jede Art von Informationen, die Sie speichern möchten, ist möglich, sei es für Ihre Schule oder Ihr Unternehmen. 

Um Ihnen eine bessere Vorstellung zu geben, sehen Sie hier anhand eines Beispiels, das wir zuvor erstellt haben, wie SharePoint-Listen aussehen könnten.

Wie Sie auf dem Bild sehen können, handelt es sich dabei um Dateien für die Ausgaben eines Unternehmens.

Inhaltsverzeichnis

• Vorbereiten der Excel-Datei für Ihre SharePoint-Liste
• Erstellen von SharePoint-Listen aus einer Excel-Datei
• Anpassen Ihrer SharePoint-Liste
• Konfigurieren einer Liste in SharePoint
• Andere Möglichkeiten zum Erstellen von SharePoint-Listen
• Abschluss

Vorbereiten der Excel-Datei für Ihre SharePoint-Liste

Wir haben in diesem Blog einen Link zu Ressourcen eingefügt, über den Sie die von uns verwendete Beispieldatei herunterladen können. Sie können natürlich auch Ihre eigene Excel-Datei verwenden, sofern Sie eine haben. 

Öffnen wir zunächst die Excel-Datei.

Bevor Sie die Datei jedoch in Ihr SharePoint importieren, müssen Sie Ihrer Excel-Datei mitteilen, dass es sich um eine Informationstabelle handelt. Markieren Sie also in Ihrer Excel-Datei die Informationen, die Sie importieren.

Klicken Sie dann auf Als Tabelle formatieren .

Sie können jeden gewünschten Tischstil auswählen. Für unser Beispiel verwenden wir jedoch die erste Option unter „Licht“ .

Danach erscheint ein Dialogfeld . Es wird gefragt, wo sich die Daten in der Tabelle befinden. 

Da wir es jedoch zuvor hervorgehoben haben, ist der Zeilenbereich bereits vorhanden. Es besteht also keine Notwendigkeit, etwas hinzuzufügen.

Aktivieren Sie als Nächstes das Kontrollkästchen , das der Excel-Datei mitteilt, dass Ihre Tabelle Überschriften enthält.

Klicken Sie dann auf OK .

Dies teilt Excel mit, dass es sich um eine Tabelle innerhalb von Excel handelt.

Wenn Sie also Informationen in andere Spalten außerhalb der Tabelle einfügen, ignoriert Excel diese. Wenn Sie es in Ihre SharePoint-Liste importieren, werden die Informationen außerhalb der Tabelle nicht einbezogen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Datei speichern.

Erstellen von SharePoint-Listen aus einer Excel-Datei

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie sich auf der Hauptseite bzw. der Startseite befinden. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie dann Liste aus.

Es erscheint ein neues Fenster. Hier können Sie auswählen, wie Sie die Liste erstellen möchten. Es gibt drei Möglichkeiten, eine Liste zu erstellen. In diesem Blog konzentrieren wir uns auf das Erstellen einer Liste aus Excel. 

Wenn Sie eine Datei aus einer Excel-Datei importieren möchten, wählen Sie „ Aus Excel“ aus . In unserer Beispieldatei haben wir Excel mitgeteilt, dass es sich um eine Tabelle handelt. 

Navigieren wir zur Datei und klicken Sie auf „Öffnen“ .

Anschließend erscheint ein neues Fenster. Hier können Sie die von Ihnen erstellte SharePoint-Liste anpassen. Außerdem sehen Sie die Daten aus der Tabelle in der Excel-Datei.

Anpassen Ihrer SharePoint-Liste

Oben rechts im Fenster sehen Sie ein Dropdown-Menü. Hier können Sie die Tabelle auswählen, die Sie importieren möchten. Da unser Excel nur eine Tabelle hat, sehen Sie nur Tabelle1. Wenn Sie jedoch über mehrere Tabellen verfügen, werden diese in den Optionen angezeigt.

Auch in diesem Fenster sehen Sie oben Spalten. Damit können Sie den Spaltentyp für die Daten festlegen, die Sie importieren.

Beachten Sie, dass Sie es entsprechend Ihren Bedürfnissen einstellen können. In unserem Beispiel verwenden wir Kontaktdaten. Daher ist es am besten, den Titel als etwas Einzigartiges zu wählen. Anstatt den Vornamen als Titel zu verwenden, wählen wir die E-Mail-Adresse. Klicken wir also auf das Dropdown-Menü oben im E-Mail- Feld . 

Wählen Sie dann „Titel“ aus der Liste aus.

Beachten Sie, dass Sie für den Spaltentyp nicht mehr als einen Titel haben können. Nachdem wir den Titel festgelegt haben, legen wir den Spaltentyp der anderen Spalten für unsere Liste fest. Sie werden feststellen, dass es mehrere Optionen für den Spaltentyp gibt. 

Für „Vorname“ und „Nachname“ verwenden wir „Einzelne Textzeile“ . Für das Geburtsdatum möchten wir ein Datum verwenden, können es aber noch nicht verwenden, also verwenden wir auch  eine einzelne Textzeile .

Als nächstes wählen wir für „ Office “ und „ Current Brand“ die Option „Choice “, damit wir später eine Reihe von Optionen auswählen können.

Und für die Telefonnummer verwenden wir auch eine einzelne Textzeile .

Klicken Sie anschließend auf Weiter .

Konfigurieren einer Liste in SharePoint

In unserem Beispiel verwenden wir „ Kunden “ als Namen .

Als Nächstes geben wir die Beschreibung der gerade erstellten Liste ein, damit wir besser erkennen können, worum es in der Liste geht. Für unser Beispiel geben wir „ Dies ist eine Liste unserer bestehenden Kunden “ in das Beschreibungsfeld ein .

Anschließend deaktivieren wir die Site-Navigation , damit sie nicht im Site-Navigationsfeld auf der linken Seite angezeigt wird.

Klicken Sie abschließend auf Erstellen.

Wir gelangen zur Ladeseite, während SharePoint Ihre Liste erstellt.

Sobald Sie fertig sind, werden Sie automatisch zu der Liste weitergeleitet, die wir gerade erstellt haben.

Sie werden feststellen, dass der Titel automatisch an den Anfang verschoben wird. Dies wird Ihnen helfen, herauszufinden, worum es bei den Daten geht.

Außerdem sind nun alle von uns importierten Daten vollständig.

Andere Möglichkeiten zum Erstellen von SharePoint-Listen

In diesem Teil zeigen wir Ihnen lediglich, wie die anderen Optionen aussehen würden. Auch hier können Sie zwischen „Leere Liste“ , „Aus Excel “ und „ Aus vorhandener Liste“ wählen .

Wenn Sie neue Daten erstellen möchten, wählen Sie „Leere Liste“ aus . Dann wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie nach dem Listennamen und der Beschreibung gefragt werden und ob wir diese zu unserer Site-Navigation hinzufügen möchten.

Wenn Sie bereits eine Liste erstellt haben und diese Liste erneut erstellen möchten, wählen Sie „ Aus vorhandener Liste“ aus . Anschließend erscheint ein Dialogfeld, in dem wir die Websites auswählen können, die über die vorhandene Liste verfügen, die wir verwenden können.

Nachdem Sie eine vorhandene Liste ausgewählt haben, erscheint ein weiteres Dialogfeld, in dem wir den Namen und die Beschreibung der Liste festlegen und festlegen können, ob wir sie zu unserer Site-Navigation hinzufügen möchten. 

Es stehen Ihnen auch einige Vorlagen zur Auswahl. Das Beste an Vorlagen ist, dass sie über eigene Ansichten und Arbeitsabläufe verfügen.

SharePoint-Projektseite: Erstellung und Konfiguration
von Microsoft SharePoint | Ein Überblick über
das MS SharePoint-Tutorial: Kontoerstellung

Abschluss

Zusammenfassend haben wir gelernt, wie Sie Ihre Excel-Datei vorbereiten, bevor Sie sie in SharePoint importieren. Noch wichtiger ist, dass wir gelernt haben, wie man eine Liste aus einer Excel-Datei erstellt und welche anderen Möglichkeiten es gibt, eine Liste zu erstellen.

Solange Sie diese Schritte befolgen, werden Sie sich sicherlich mit dem Importieren von Tabellen aus Ihren Excel-Dateien vertraut machen können. Hoffentlich hat Ihnen dieses Tutorial auch dabei geholfen, die Bedeutung und Verwendung von SharePoint-Listen zu verstehen.

Alles Gute,

Henry