SharePoint-Vorlagen für Dokumentbibliotheken

Vorlagen sind vorgefertigte Designs, mit denen wir ein bestimmtes Layout standardisieren können. In diesem Tutorial sprechen wir darüber, wie man benutzerdefinierte SharePoint-Vorlagen in Dokumentbibliotheken hinzufügt und verwendet . 

Dokumentvorlagen können gespeichert und wiederverwendet werden, um Prozesse zu standardisieren und für Konsistenz innerhalb einer Organisation zu sorgen. Sie sind im Allgemeinen in einer Weise vorformatiert, die die Verwendung des Dokuments informiert.

Inhaltsverzeichnis

• Bedeutung der Verwendung von Dokumentvorlagen in SharePoint
• Hochladen von Dokumentvorlagen auf SharePoint
• Verwenden von SharePoint-Vorlagen für Dokumente
• Abschluss

Bedeutung der Verwendung von Dokumentvorlagen in SharePoint

Der Hauptgrund für die Verwendung einer Dokumentvorlage in SharePoint besteht darin, dass sie den Benutzern Zeit spart. Anstatt jedes Mal, wenn wir es verwenden, Zeit damit zu verbringen, einen Dokumenttyp zu formatieren, können wir einfach eine Dokumentvorlage speichern und sie dann wiederverwenden. Darüber hinaus kann die Verwendung von Vorlagen für Einheitlichkeit sorgen, da alles richtig formatiert bleibt. 

Wenn wir beispielsweise ein Automobilunternehmen sind, verfügen wir normalerweise über eine Excel-Datei mit Angeboten für die Vertriebsmitarbeiter. In diesem Beispiel haben wir einen Quotes- Ordner.

In diesem Ordner finden Sie einige Beispiel-Excel-Angebotsdateien für Honda und Ford . 

Wenn wir diese Angebotsdateien öffnen, können wir feststellen, dass sie unterschiedliche Formate haben, was für denjenigen, der sie überprüfen oder eine neue Angebotsdatei für eine andere Autofirma erstellen möchte, verwirrend sein kann. 

Wenn ein anderer Benutzer außerdem eine Angebotsdatei erstellen muss, steht ihm möglicherweise eine andere Möglichkeit zur Verfügung, diese zu erstellen. 

Wir können eine Vorlage bereitstellen, die die Vertriebsbenutzer jedes Mal verwenden können, wenn sie ein Angebot erstellen müssen. Dann können wir das auf unseren SharePoint hochladen. 

Hochladen von Dokumentvorlagen auf SharePoint

Für dieses Tutorial habe ich eine Beispiel-Angebotsvorlage erstellt, die die Benutzer jedes Mal verwenden sollen, wenn sie ein Angebot erstellen. Auf dieser Vorlage habe ich den Namen des Unternehmens, den Slogan, das Zitat, das Datum usw. hinzugefügt. 

Um eine Vorlage auf SharePoint hochzuladen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Neu“ und dann auf „Vorlage hinzufügen“ .

Wählen Sie anschließend die von Ihnen erstellte Vorlage aus. Für dieses Beispiel habe ich eine Vorlage mit dem Namen Preisangebotsvorlage erstellt .

Wir sehen eine Benachrichtigung, dass unsere Vorlage bereits hochgeladen wurde.

Die Benutzer können diese Vorlage nun verwenden. Sie müssen nur auf die Schaltfläche „Neu“ klicken .

Dann sehen wir, dass die von uns hochgeladene Angebotsvorlage zur Liste hinzugefügt wurde. Auch dies ist nützlich, denn wenn die Benutzer Angebote hinzufügen, können wir ihnen sagen, dass sie nicht selbst eine Angebots-Excel-Datei erstellen und stattdessen einfach diese von uns bereitgestellte Vorlage verwenden sollen. 

Für dieses Beispiel lösche ich diese beiden Beispiel-Angebotsdateien, die nicht dasselbe Format haben. 

Verwenden von SharePoint-Vorlagen für Dokumente

Um die von uns hinzugefügte Vorlage zu verwenden, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Neu“ und dann auf die Vorlage. 

Wie wir sehen, haben wir statt einer leeren Excel-Datei und der Erstellung eines Angebots von Grund auf jetzt eine Angebotsvorlage, die wir nur noch ausfüllen müssen.

Nachdem wir die erforderlichen Details für dieses Angebot eingegeben haben, können wir es nun umbenennen. Dies ist ein Beispielzitat für Ford , daher habe ich es Ford genannt .

Jedes Mal, wenn ein Benutzer ein Angebot erstellen muss, kann er einfach unsere Angebotsvorlage verwenden. Damit können wir auch Vorlagen für Preisangebote, Anruflisten, Besprechungsnotizen und viele andere erstellen. Beachten Sie, dass wir dies auch für Word- oder PowerPoint-Dateien tun können.

Was aber, wenn wir nicht mehr möchten, dass die Benutzer ihre eigene Excel-Arbeitsmappe oder ihr eigenes Word-Dokument erstellen? Das können wir auch machen. Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche „Neu“ und dann auf das Menü „Neu bearbeiten“ . 

Deaktivieren Sie die Optionen, die Benutzer beim Hinzufügen einer neuen Datei verwenden können. Wenn wir beispielsweise eine Vorlage für eine Excel-Arbeitsmappe haben, können wir die Excel-Arbeitsmappe hier deaktivieren. 

Wir können auch unsere Optionen arrangieren. Wenn wir möchten, können wir beispielsweise unsere Angebotsvorlage per Drag-and-Drop nach oben verschieben.

Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie einfach auf Speichern .

Wenn wir dann erneut auf die Schaltfläche „Neu“ klicken , sehen wir, dass die Excel-Arbeitsmappe nicht in der Liste enthalten war und unsere Angebotsvorlage jetzt ganz oben steht. 

Wenn wir möchten, können wir die Excel-Arbeitsmappe problemlos wiederherstellen. Gehen Sie einfach erneut zum Menü „Bearbeiten“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Excel-Arbeitsmappe“. Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Mal speichern, wenn Sie Änderungen vornehmen.

Wenn wir eine bestimmte Vorlage entfernen möchten, klicken Sie einfach auf die Auslassungspunkte und dann auf Löschen .

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Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SharePoint-Vorlagen eine großartige Möglichkeit zur Rationalisierung unserer Arbeit bieten, insbesondere des Dokumentenerstellungsprozesses. In diesem Tutorial konnten Sie lernen, wie Sie benutzerdefinierte Dokumentvorlagen auf SharePoint hochladen und verwenden.

Diese Funktion in SharePoint ist sehr leistungsstark, da sie unsere Benutzer dazu zwingt, zusammenhängende Dokumentformate zu organisieren und zu erstellen. Hoffentlich konnten Sie dessen Verwendung und Bedeutung erfassen.

Alles Gute,

Henry