Vorteile von SharePoint bei der Entwicklung von LuckyTemplates-Berichten

Ich möchte über die drei Hauptvorteile von SharePoint sprechen. Wir werden über die drei übergreifenden Vorteile sprechen und im Detail darauf eingehen, was diese Vorteile bedeuten und wie die Funktionen von SharePoint diese Vorteile ermöglichen. Das vollständige Video dieses Tutorials können Sie unten in diesem Blog ansehen.

Inhaltsverzeichnis

• SharePoint-Vorteil 1: Content-Management und -Bereitstellung
• Dokumentbibliotheken
• SharePoint-Listen
• Teamseite
• SharePoint-Vorteil 2: Geschäftsprozess-Workflows
• SharePoint und Power Automate
• SharePoint und Power Apps
• SharePoint und LuckyTemplates
• SharePoint-Vorteil 3: Zusammenarbeit
• Abschluss

SharePoint-Vorteil 1: Content-Management und -Bereitstellung

Der erste Vorteil von SharePoint ist das, was ich gerne als Content-Management und -Bereitstellung bezeichne . Dieser Bereich war schon immer ein zentrales Problem an Arbeitsplätzen auf der ganzen Welt.

Es wird geschätzt, dass etwa 30 % Ihrer Zeit mit dem Senden, Beantworten und Organisieren von E-Mails und Daten verbracht werden. SharePoint kann Ihren Mitarbeitern und Ihnen selbst dabei helfen, einen Teil dieser Zeit zurückzugewinnen.

Das sind übrigens etwa 2,6 bis 3 Stunden am Tag, die Sie mit SharePoint potenziell zurückgewinnen könnten. Menschen verwenden SharePoint zum Speichern von Dokumenten, ähnlich wie sie es für OneDrive tun. Der Vorteil beim Speichern Ihrer Dokumente mit SharePoint besteht jedoch darin, dass Sie jedem Dokument Metadaten hinzufügen können.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben einen Buchhaltungsordner, in dem Sie alle Ihre Dateien zuerst nach Jahr und dann nach dem eigentlichen Konto selbst getrennt haben.

Um die Mitarbeitersteuerdatei 2017 zu finden, müssen Sie zuerst auf den Ordner 2017 klicken, dann auf Mitarbeitersteuern klicken und dann die tatsächliche Einzelperson suchen, für die Sie die Steuern wünschen.

Das ist doch ein sehr kompliziertes System, vor allem, wenn man alle Dateien einer bestimmten Person sehen möchte, oder? Alle Dateien für eine bestimmte Person oder alle Steuerdateien für jedes Jahr befinden sich in verschiedenen Ordnern, daher ist dies in einem herkömmlichen OneDrive- oder Desktop-Format schwierig.

Dokumentbibliotheken

SharePoint hat also Dokumentbibliotheken erstellt , in denen alle Ihre Dateien in einer Liste aufgeführt sind und Sie Metadaten an Ihre Dokumente anhängen können.

In unserem Beispiel haben wir Metadaten namens Year , weitere Metadaten namens Account Type und weitere Metadaten namens Person .

Wenn Sie sich alle Dateien einer bestimmten Person ansehen möchten, können Sie einfach zu diesen Metadaten gehen und nach dieser Person filtern. Sie würden alle Dateien für alle Jahre sehen. Wenn Sie zur ursprünglichen Methode zurückkehren und sich einfach alle Dateien für ein bestimmtes Jahr ansehen möchten, gehen Sie zu diesen Metadaten und filtern Sie nach diesem Jahr.

Metadaten sind die nächste Organisationsebene für Ihre Dokumentbibliothek.

Ich bin so überrascht, dass nicht mehr Unternehmen dies tun. Wenn sie dies tun, stellen sie eine höhere Produktivität bei der Suche nach den benötigten Dokumenten fest.

Dies ist auch sehr skalierbar. Beispielsweise könnten Sie eine Dokumentbibliothek für Ihre Verträge, eine weitere Dokumentbibliothek für Ihre Buchhaltung und eine weitere Dokumentbibliothek für Ihre Personalabteilung haben. Sie können separat aufbewahrt werden, sodass jemand in der Personalabteilung die Dokumente in der Buchhaltung nicht einsehen kann.

SharePoint-Listen

Eine weitere Funktion, die eine robuste Content-Management-Bereitstellung ermöglicht, sind SharePoint- Listen . In diesem Beispiel haben wir eine benutzerdefinierte Datenbank, die jemand erstellt hat, um die für ihn relevanten Daten zu speichern.

Dies ist eine Liste der Veranstaltungsrouten. Jeder Datensatz hier ist ein bestimmtes Ereignis in diesem Veranstaltungsplan. Wir veranstalten ein Frühstück, ein Meet & Greet, eine Begrüßung und Einführung usw.

Diese Person hat für sie relevante Spalten erstellt. Für jede Sitzung gibt es also einen Code, einen Typ, eine Beschreibung, Sprecher, eine Startzeit und eine Endzeit.

Das Besondere an SharePoint-Listen ist, dass sie Ihnen die Vielseitigkeit einer robusten Datenbank bieten und für einen Mitarbeiter einfach zu verwenden sind. Es ist sehr einfach, eigene Listen- und Spaltentypen zu erstellen. Sie können anspruchsvolle Spaltentypen wie Auswahlspalten (z. B. Sitzungstyp) oder benutzerbasierte Spalten (z. B. Sprecher) verwenden.

Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, nachdem Ihre SharePoint-Liste erstellt wurde. Es ist außerdem skalierbar, da Sie es für viele Dinge erstellen können. Sie können eine Abrechnung für die Ausgaben erstellen, anstatt dies in einer zufälligen Excel-Datei zu tun, auf die nur sehr schwer zugegriffen werden kann. Jeder kann darauf zugreifen und es aktualisieren. Wenn es Änderungen gibt, können Sie Genehmigungen für diese Änderungen einfordern und kleine Workflows hinzufügen.

Diese Listen können auch mit Anhängen geändert werden. Dies ist beispielsweise eine Liste von Blog-Artikeln, bei denen es sich bei jedem einzelnen um eine tatsächliche Datei handelt. Es handelt sich also um eine Mischung aus Dokumentbibliotheken und SharePoint-Listen, wobei jemand eine Dokumentbibliothek mit Metadaten und Spalten aus einer SharePoint-Liste erstellt hat.

Man kann also auch hier viel mixen und kombinieren. Das ist viel besser, als wenn sich Ihre Daten in einem beliebigen Warehouse, OneDrive oder E-Mails befinden.

SharePoint ist ein zentraler Ort für alle Ihre Daten, egal ob es sich um eine Dokumentbibliothek oder eine SharePoint-Liste handelt.

Teamseite

Das letzte Merkmal von SharePoint ist, dass es sich um eine Teamwebsite handelt . Es handelt sich um eine interne Teamseite, auf der alle Ihre Mitarbeiter auf die benötigten Informationen zugreifen können. Sie können eine Teamwebsite für Ihr gesamtes Unternehmen für Dinge wie Nachrichten, Blogbeiträge, Kalender, Quicklinks und externe Ressourcen einrichten, die Ihre Mitarbeiter verwenden.

Wenn ich beispielsweise meine HR-Richtlinien finden möchte, muss ich dem HR-Mitarbeiter keine E-Mail senden. Ich kann auf der Teamseite den HR-Bereich aufrufen, um alle Dokumente zu finden, die ich benötige.

Es ist auch sehr wichtig, dass die Teamwebsite Ihrer Organisation Ihre Homepage ist, wenn Sie über SharePoint verfügen. Sobald also jemand Chrome oder Explorer öffnet, kann er die neuesten Unternehmensnachrichten und -aktivitäten sehen.

Sie können auch gruppenspezifische Teamwebsites einrichten. Sie können eine Teamwebsite für die gesamte Organisation und eine weitere private Teamwebsite für Ihr Team einrichten, sodass nur für den Mitarbeiter relevante Informationen an ihn weitergegeben werden.

Sie können Ihre eigenen SharePoint-Sites und SharePoint-Listen erstellen. Es ist für jeden sehr einfach, es zu erstellen, da kein Programmieraufwand erforderlich ist und alles per Drag-and-Drop erfolgt.

SharePoint-Vorteil 2: Geschäftsprozess-Workflows

Einer der wichtigsten Vorteile von SharePoint betrifft Geschäftsprozess-Workflows . Dies ist ein Beispiel für einen sehr einfachen Geschäftsprozess-Workflow für eine Organisation.

Ein Dokument gelangt in einen E-Mail-Posteingang, der an die Prüfer weitergeleitet wird. Anschließend durchläuft es mehrere Prüfphasen. Wenn sie zustimmen, wird es akzeptiert; wenn nicht, wird es abgelehnt.

Dieser Vorgang erfordert ein paar E-Mails, oder? Sie erhalten eine E-Mail im eigentlichen Posteingang. Dann muss eine E-Mail zur Überprüfung an Anna und Sean gesendet werden. Anna und Sean werden sich wahrscheinlich gegenseitig eine E-Mail senden, um es zu überprüfen. Und dann zum Schluss noch eine E-Mail, um Zustimmung oder Ablehnung anzuzeigen.

Wenn sich die verwendeten Daten nun tatsächlich in SharePoint befinden, kann dieser Workflow automatisiert werden. Wir können beispielsweise eine SharePoint-Liste erstellen, die alle diese Dokumente enthält. Das Dokument kommt an und muss entweder von Sean oder Anna überprüft werden, bevor es akzeptiert wird.

Anstelle eines E-Mail-Prozesses kann die Person, die die Genehmigung wünscht, diese in eine SharePoint-Liste oder eine Dokumentbibliothek hochladen, die dann automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an Sean und Anna sendet. Dies kann entweder über Power Automate oder das interne Workflow-System von SharePoint erfolgen .

Die E-Mail kann auch einen Link zum SharePoint-Dokument in der SharePoint-Dokumentbibliothek enthalten, sodass Anna eine E-Mail erhält, die besagt, dass eine Person ein neues Dokument hochgeladen hat. Anna überprüft dann das Dokument und klickt einfach entweder auf „Genehmigen “ oder auf „Ablehnen“ .

Das Gleiche gilt für Sean; und wenn beide auf „Genehmigen“ klicken , wird eine weitere E-Mail an den ursprünglichen Absender gesendet, die besagt, dass Sean und Anna beide genehmigt haben. Als Nächstes wird der Status dieses Dokuments automatisch auf „Genehmigen“ aktualisiert , und die gesamte Statusverfolgung erfolgt in SharePoint.

SharePoint und Power Automate

Wir haben in unserer YouTube-Serie tatsächlich ein Kostengenehmigungssystem entwickelt, in dem wir darüber gesprochen haben, wie man Power Automate mit SharePoint verwenden kann, um dieses System zu automatisieren.

Hier ist eine einfache Spesengenehmigung, die ich für eine Organisation erstellt habe, die früher etwa 7 oder 8 E-Mails benötigte und viel zu viele Schwachstellen hatte. Bisher wurde der Mitarbeiter, der die Spesenabrechnungen eingereicht hatte, nicht auf dem Laufenden gehalten und es gab keine Möglichkeit, alles im Nachhinein zu organisieren.

SharePoint und ein Workflow-System wie Power Automate können dieses Problem wirklich beheben. Sobald Sie über Ihre Daten, Prozesse und SharePoint verfügen, können andere Apps ganz einfach hinzukommen und diesen Prozess verbessern.

SharePoint und Power Apps

Wir haben darüber gesprochen, wie SharePoint und Power Automate zur Automatisierung von Geschäftsprozess-Workflows genutzt werden können. Das Gleiche gilt jedoch auch für SharePoint und Power Apps. Nehmen wir an, Sie möchten nicht, dass Sean und Anna überhaupt auf SharePoint zugreifen.

Sie können eine App für Sean und Anna erstellen, über die sie auf eine Website zugreifen können, auf der ihnen nacheinander die Verträge angezeigt werden, die sie überprüfen müssen. Sie erhalten keine E-Mails, sondern loggen sich einfach in die App ein. Und noch einmal: Das Beste an Power Apps ist, dass es keinen Code gibt.

SharePoint und LuckyTemplates

Auch SharePoint ist mit LuckyTemplates sehr leistungsstark. Angenommen, Sie haben Ihr Spesengenehmigungssystem in SharePoint. Das bedeutet auch, dass Sie alle Daten für diesen Prozess verfolgen. Sie verfolgen, wer Ausgaben einreicht, wie hoch sie sind und wie lange es dauert, alles zu überprüfen. Einer der Vorteile von SharePoint besteht darin, dass Sie die Daten verwenden können, um einen Bericht und ein Dashboard in zu erstellen .

SharePoint ermöglicht Arbeitsabläufe, aber die Integration mit anderen Power Platform-Apps bringt es wirklich auf die nächste Ebene.

SharePoint-Vorteil 3: Zusammenarbeit

Der dritte Vorteil von SharePoint ist die Zusammenarbeit. Dies ist einer der Gründe, warum die meisten Unternehmen den Kauf von SharePoint rechtfertigen, um ihre Produktivität zu steigern. Es gibt viele Vorteile und Funktionen von SharePoint, die eine Umgebung für die Zusammenarbeit ermöglichen. Ich werde jeden einzelnen sehr schnell durchgehen.

Mithilfe der Versionskontrolle können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente auf dem neuesten Stand sind. Bei Änderungen an Dokumenten können Sie jederzeit zur vorherigen Version zurückkehren.

Genehmigen und Überprüfen ist das, worüber wir in den Geschäftsprozess-Workflows gesprochen haben. Sie können ein Dokumentenbibliothekssystem einrichten, bei dem jemand ein Dokument einreicht und jemand anderes dieses Dokument genehmigen oder ablehnen muss.

All-in-One-Bank ist eine Philosophie, bei der alle Informationen Ihres Unternehmens an einem Ort sein sollten. Daher sollte es nicht wiederholbar und für jeden, der es finden muss, leicht auffindbar sein.

Erweiterungen können in SharePoint erstellt und importiert werden, um Ihre Zusammenarbeit zu verbessern. Dinge wie Aufgabenverfolgung, Widgets und Kanban-Boards werden auf SharePoint-Seiten häufig verwendet, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Mithilfe von Berechtigungen können Sie bestimmte Personengruppen auswählen, um Zugriff auf Informationen zu erhalten. Manchmal leiden Unternehmen unter einer Informationsüberflutung. Sie möchten nicht, dass jeder Zugriff auf alles hat, und wenn Sie über sehr sensible Daten verfügen, müssen Sie sicherstellen, dass nur die Personen, die sie sehen möchten, sie tatsächlich sehen.

Skalierbarkeit ist ein weiterer großer Vorteil. Wenn Sie SharePoint nicht vor Ort, sondern in der Cloud nutzen, können Sie von 10 Personen auf bis zu einer Million Personen auf einem Microsoft-Server skalieren. Die Nutzung ist sehr einfach und Sie müssen nur einen Pauschalpreis pro Person spielen.

Soziale Funktionen sind auch über Blogbeiträge und -seiten verfügbar. Sie können sie auch kommentieren, liken und teilen. Sie können auch bestimmte Artikellisten teilen, wenn Sie dazu berechtigt sind.

Es besteht auch eine starke Integration mit Office 365, da es von derselben Muttergesellschaft, Microsoft, hergestellt wird. Wenn Sie Dateien in Excel , Word oder PowerPoint haben, können Sie diese tatsächlich online in SharePoint bearbeiten, anstatt sie herunterzuladen und zu bearbeiten.

Abschluss

In diesem Beitrag haben wir die drei wichtigsten Vorteile von SharePoint besprochen. Wir haben darüber gesprochen, dass SharePoint sich hervorragend für Content-Management , Geschäftsprozess-Workflows und Zusammenarbeit eignet .

Henry