Was ist Power Automate? -Der ultimative Leitfaden

Suchen Sie nach einer einfacheren Möglichkeit, alle Ihre mühsamen Routineaufgaben schnell und effizient zu erledigen? Wenn ja, dann ist Power Automate möglicherweise die Lösung, nach der Sie gesucht haben.

Dieser Leitfaden zu Power Automate bietet alle Informationen und Beispiele, die Sie benötigen, um das volle Potenzial der automatisierten Workflows von Power Automate auszuschöpfen.

Erstellen Sie während des Dateneingabeprozesses einfache Bots, um komplexe Abläufe zu erstellen, die End-to-End-Geschäftslösungen orchestrieren – Power Automate kann Ihr Unternehmen revolutionieren, wenn es richtig gemacht wird!  

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Microsoft Power Automate?
• Wie funktioniert Power Automate mit Microsoft 365-Apps?
• Bedeutung der Automatisierung in Geschäftsprozessen
• Häufige Einsatzmöglichkeiten von Power Automate in verschiedenen Branchen
• Die Hauptfunktionen von Power Automate 
• So erstellen und richten Sie ein Power Automate-Konto ein 
• Power Automate-Terminologie: Schlüsselkonzepte und Definitionen
• Herstellen einer Verbindung zu externen Datenquellen und Diensten 
• Arten von Workflows, die Ihnen den Einstieg erleichtern
  • Geschäftsprozessabläufe
  • Desktop-Flows
  • Wolkenflüsse
    • 1. Automatisierte Abläufe
    • 2. Sofortige Flüsse
    • 4. Geplante Abläufe
  • Den richtigen Cloud Flow auswählen
• Rolle von Triggern und Aktionen in Power Automate
• Erweiterte Power Automate-Techniken 
  • Verwenden von Variablen und Ausdrücken in Power Automate
• Bedingte Logik und Schleifen implementieren
• Erstellen benutzerdefinierter Connectors und APIs
• 2 Praktische Anwendungen von Power Automate in realen Szenarien
  • Beispiel 1: Massen-E-Mails mit Instant Cloud Flow in Power Automate versenden
  • Beispiel 2: Excel-Daten in eine Sharepoint-Liste migrieren 
• 6 Best Practices für Power Automate
  • 1. Verwalten von Abläufen und Automatisierungsprozessen
  • 2. Test- und Debugging-Workflows 
• Power Automate im Vergleich zu anderen Automatisierungstools
• 3 fantastische Vorteile von Power Automate
• 3 Einschränkungen bei der Verwendung von Microsoft Power Automate
• Power Automate nutzen oder nicht?

Was ist Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) ist ein leistungsstarkes Automatisierungstool, das Ihnen hilft, sich wiederholende und manuelle Aufgaben auf benutzerfreundliche Weise zu automatisieren.

Mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche ist Power Automate sowohl für Programmierer als auch für Nicht-Programmierer ideal und ermöglicht es Ihnen, regelbasierte Arbeitsabläufe zu erstellen und Zeit bei Routineaufgaben zu sparen.

Um mit der Automatisierung Ihres Prozesses zu beginnen, können Sie zunächst Ihren Prozessablauf mithilfe eines Flussdiagramms visualisieren. Dieses Flussdiagramm enthält verschiedene Elemente wie Schritte, Variablen, Schleifen und Bedingungen. Anschließend können Sie dieses Flussdiagramm auf Microsoft Power Automate replizieren, um Ihren Prozess zu automatisieren.

Auch bei der Implementierung bietet es große Flexibilität – passen Sie einfach vorhandene Vorlagen an oder erstellen Sie eine individuelle Lösung von Grund auf.

Daher können Sie mit Microsoft Power Automate eine Vielzahl von Aufgaben automatisieren, was es zu einem leistungsstarken Tool für Unternehmen macht.

In diesem umfassenden Leitfaden geben wir einen Überblick über Microsoft Power Automate und gehen auf seine Komponenten ein. Wir führen Sie außerdem durch den Workflow-Erstellungsprozess und stellen Ihnen Beispiele aus der Praxis vor, wie er funktioniert und wie Sie damit verschiedene Aspekte von Workflows automatisieren können. 

Power Automate unterstützt über 900 beliebte Apps und Dienste wie Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive und mehr und ist damit ein vielseitiges Tool für viele Branchen und Unternehmen. Darüber hinaus lässt es sich in andere Microsoft-Produkte wie SharePoint, Dynamics 365 und PowerApps integrieren, sodass Sie mit geringem Codeaufwand leistungsfähigere und individuellere Workflows erstellen können.

Wie funktioniert Power Automate mit Microsoft 365-Apps?

Microsoft Office 365 ist die Anwendungssuite, die für den Betrieb Tausender Unternehmen auf der ganzen Welt unverzichtbar ist.

Zu diesen Anwendungen gehören Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive und andere Microsoft-Produkte. Jede Anwendung erfüllt ihre eigene spezifische Funktion, sie arbeiten jedoch im Allgemeinen unabhängig voneinander und interagieren nicht miteinander.

Nun, das war, bis Power Automate ins Spiel kam.

Mit der Einführung von Power Automate können diese Anwendungen nun Daten sammeln, miteinander kommunizieren und basierend auf Auslösern anderer Apps Maßnahmen ergreifen. Diese Integration verbessert die Produktivität und Effizienz durch die Automatisierung zuvor manueller Aufgaben.

Beispielsweise können in Outlook empfangene E-Mails Aktionen in Excel oder OneDrive auslösen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und das Fehlerrisiko zu verringern. 

Bedeutung der Automatisierung in Geschäftsprozessen

Ein Tool zur Geschäftsprozessautomatisierung wie Power Automate bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Benutzern ermöglicht, komplexe Workflows zu erstellen und zu verwalten, ohne dass Programmierkenntnisse oder technisches Fachwissen erforderlich sind.

Der weltweite Markt für robotergestützte Prozessautomatisierung ist im Aufwind und wird von 2022 bis 2030 eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 38,2 % verzeichnen .

Diese Technologie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, mit Softwarerobotern, die alltägliche Aufgaben in verschiedenen Branchen automatisieren können

Die Vorteile der Automatisierung sind zahlreich und wirkungsvoll, darunter:

• Dies spart Zeit und ermöglicht es den Mitarbeitern, übergeordnete Aufgaben auszuführen, die einen größeren Mehrwert für das Unternehmen darstellen.  
• Verbessert die Effizienz durch die Aufrechterhaltung konstanter Prozessgeschwindigkeiten. 
• Reduziert die Arbeitskosten durch die Ausführung außergewöhnlich komplexer Aufgaben und setzt so Geld frei, das anderswo verwendet werden kann.
• Eliminiert Fehler, insbesondere bei manuellen Dateneingabeaufgaben, wodurch kostspielige Fehler für Ihr Unternehmen vermieden werden können. 

Schließlich verbessert es den Kundenservice durch eine schnelle und effiziente Kommunikation, sodass Sie bessere Beziehungen aufbauen können, ohne viel Zeit zu investieren

Sehen wir uns einige wichtige Einsatzmöglichkeiten von Power Automate an.

Häufige Einsatzmöglichkeiten von Power Automate in verschiedenen Branchen

Power Automate ist ein vielseitiges Automatisierungstool, das in einer Vielzahl von Branchen und Anwendungsfällen eingesetzt werden kann. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Power Automate in verschiedenen Branchen eingesetzt wird:

• Gesundheitswesen : Die Gesundheitsbranche ist eine der wichtigsten Branchen mit dem dringenden Bedarf an Automatisierung. Mit Power Automate können Gesundheitsorganisationen Aufgaben und Arbeitsabläufe automatisieren, die zuvor manuell ausgeführt wurden, wodurch Zeit gespart und die Effizienz verbessert wird.
  
  Zu diesen Aufgaben und Arbeitsabläufen gehört die Terminplanung durch die Integration in elektronische Patientenaktensysteme. Es kann auch die medizinische Abrechnung, die Schadensbearbeitung und die Bestandsverwaltung automatisieren, wodurch Fehler reduziert und die Bearbeitungszeiten verkürzt werden. 
• Finanzen : Häufige Anwendungen von Power Automate im Finanzwesen sind die Kreditoren- und Debitorenverwaltung, die Preisgestaltung, Genehmigungsprozesse und die Dateneingabe. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Rechnungen schnell verarbeitet und bezahlt sowie Daten abgeglichen werden, wodurch das Risiko von Fehlern und verspäteten Zahlungen verringert wird.
  
  Mit Power Automate können Daten automatisch importiert und abgeglichen werden, wodurch der Bedarf an manueller Dateneingabe und Ungenauigkeiten reduziert werden.
• Fertigung : Die Fertigungsindustrie ist seit langem für manuelle, arbeitsintensive Prozesse bekannt, die langsam und schwer zu verwalten sind.
  
  Der Einsatz von Automatisierungstechnologien wie Microsoft Power Automate ist für Hersteller, die ihre Effizienz verbessern, Kosten senken und einen Wettbewerbsvorteil wahren möchten, von entscheidender Bedeutung. 
  
  Power Automate kann die Fertigungseffizienz verbessern, indem es sich wiederholende Aufgaben einfach automatisiert und in bestehende Systeme integriert. Es kann dazu beitragen, Produktionsprozesse und Auftragsverwaltung zu rationalisieren, den Maschinenbetrieb zu verbessern, die Daten- und Dokumentenverarbeitung zu vereinfachen und sich nahtlos in ERP-Lösungen zu integrieren.
  
  Darüber hinaus kann Power Automate die automatisierte Berichterstellung erleichtern und auch die Gerätewartung optimieren. 
• Einzelhandel : Power Automate kann Einzelhändlern einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem es zeitaufwändige Aufgaben automatisiert und in Systeme integriert. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz, ERP-Systemen, IoT, POS-Software und Robotik-Prozessautomatisierung können Einzelhändler Prozesse rationalisieren, den Kundenservice verbessern und so Zeit und Geld sparen.
  
  Power Automate unterstützt Manager bei der Bestandsverwaltung, der Automatisierung der Auftragsabwicklung, dem Versand und der Nachverfolgung von Verkaufsdaten und stellt gleichzeitig KPI-Dashboards bereit. 

Die Hauptfunktionen von Power Automate 

Wie Sie jetzt wissen, bietet Microsoft Power Automate eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Benutzer benutzerdefinierte Workflows erstellen, Anwendungen integrieren und die Zusammenarbeit verbessern können. 

Lassen Sie uns etwas tiefer in diese eintauchen.

Workflow-Automatisierung

Mithilfe visueller Flussdiagramme können Benutzer benutzerdefinierte Workflows entwerfen, um Aufgaben wie das Senden von Benachrichtigungen, das Verwalten von Genehmigungen oder das Aktualisieren von Datensätzen zu erledigen. Die Plattform unterstützt zahlreiche Konnektoren und ermöglicht so eine nahtlose Integration mit beliebten Diensten wie SharePoint, Dynamics 365 und Outlook.

Nahtlose Integration und Anpassung

Durch die nahtlose Integration mit Microsoft 365-Anwendungen können Benutzer automatisierte Arbeitsabläufe erstellen und Aufgaben direkt aus Apps wie SharePoint, Excel und Microsoft Teams starten. Um die Erstellung von Workflows zu vereinfachen, stellt Power Automate vorgefertigte Vorlagen für häufige Aufgaben bereit, die Benutzer an ihre spezifischen Anforderungen anpassen können.

Darüber hinaus kann Power Automate Apps und Dienste von Drittanbietern wie Salesforce, Google Sheets, Mailchimp und eine umfangreiche Bibliothek mit über 900 Konnektoren integrieren, was es zu einem vielseitigen und leistungsstarken Tool zur plattformübergreifenden Automatisierung von Aufgaben und Prozessen macht. zum Werkzeug werden. 

Um das Ganze abzurunden, können Sie Power Automate auch verwenden, um in sozialen Medien zu posten und ein paar Tweets zu planen, aber das ist eine andere Geschichte für einen anderen Tag.

Robotische Prozessautomatisierung (RPA)

Power Automate Desktop führt RPA-Funktionen (Robotic Process Automation) ein, die es Benutzern ermöglichen, Aufgaben auf ihren Desktop-Computern zu automatisieren. RPA ist besonders nützlich für die Automatisierung von Prozessen, die Legacy-Systeme, lokale Dateien oder Screen Scraping betreffen.

Benutzer können ihre Aktionen aufzeichnen und mit Power Automate Desktop Bots erstellen, die diese Aktionen automatisch replizieren.

App

Mit der mobilen Power Automate-App können Benutzer ihre Arbeitsabläufe unterwegs verwalten und überwachen. Die App unterstützt sofortige Abläufe, sodass Benutzer Aktionen manuell über Flow-Schaltflächen auslösen können. Darüber hinaus können Benutzer den Status ihrer Abläufe verfolgen, Push-Benachrichtigungen erhalten und Anfragen direkt von ihren Mobilgeräten aus genehmigen.

Sicherheit und Compliance

Power Automate erfüllt die strengen Sicherheits- und Compliance-Standards von Microsoft, um Datenschutz und Privatsphäre zu gewährleisten. Die Plattform unterstützt DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention), mit denen Unternehmen den Fluss vertraulicher Informationen zwischen Anwendungen kontrollieren können. Darüber hinaus entspricht Power Automate verschiedenen Industriestandards wie DSGVO, HIPAA und FedRAMP.

Ok, jetzt ist es an der Zeit, Sie zum Laufen zu bringen.

So erstellen und richten Sie ein Power Automate-Konto ein 

Um mit Power Automate zu beginnen, besuchen Sie die offizielle Power Automate-Website

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite, die als zentraler Knotenpunkt für die Verwaltung Ihrer Workflows und Konnektoren dient

Bevor Sie nun anfangen, etwas zu unternehmen, wollen wir Sie schnell mit ein paar Schlüsselkonzepten vertraut machen.

Power Automate-Terminologie: Schlüsselkonzepte und Definitionen

Wenn Sie tiefer in die Welt von Power Automate eintauchen, ist es wichtig, sich mit der auf der gesamten Plattform verwendeten Terminologie vertraut zu machen.

Wenn Sie diese Begriffe verstehen, können Sie Ihre Abläufe einfacher erstellen, verwalten und optimieren.

Hier finden Sie eine umfassende Liste von Power Automate-Begriffen mit klaren Erklärungen, damit Sie sich sicher auf der Plattform zurechtfinden:

Flow: Ein Flow bezieht sich auf verschiedene Arten von Workflows, um unterschiedlichen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Bei diesen Abläufen handelt es sich um eine Reihe automatisierter Schritte, Aktionen und Bedingungen, die Ihren automatisierten Prozess definieren.

Connector: Eine vorgefertigte Integration, die die Kommunikation zwischen Power Automate und externen Anwendungen oder Diensten ermöglicht.

Mit Connectors können Sie auf Daten zugreifen und Aktionen innerhalb verbundener Dienste ausführen.

Vorlage: Dabei handelt es sich um vorgefertigte Abläufe, die eine Reihe von Auslösern, Aktionen und Bedingungen zur Automatisierung einer bestimmten Aufgabe oder eines bestimmten Prozesses enthalten. Vorlagen können als Ausgangspunkt für die Erstellung benutzerdefinierter Abläufe verwendet werden, wodurch Sie Zeit und Mühe sparen.

Alternativtext: Microsoft Power Automate-Vorlagen

Auslöser: Ein Ereignis oder eine Bedingung, die einen Fluss initiiert. Auslöser können auf bestimmten Ereignissen wie dem Empfang einer E-Mail basieren oder so geplant werden, dass sie in vorgegebenen Intervallen ausgeführt werden.

Aktion: Eine einzelne Operation oder Aufgabe, die innerhalb eines Flows ausgeführt wird. Zu den Aktionen können das Senden von E-Mails, das Aktualisieren von Datensätzen oder das Erstellen neuer Elemente in einer Liste gehören.

Bedingung: Ein Entscheidungselement innerhalb eines Flusses, das bestimmte Kriterien auswertet und verschiedene Aktionen ausführt, je nachdem, ob die Kriterien erfüllt sind (wahr) oder nicht (falsch).

Schleife: Eine Flusskontrollstruktur, die eine Abfolge von Aktionen für jedes Element in einer Sammlung wiederholt oder bis eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Mit Schleifen können Sie Stapeloperationen ausführen oder Operationen auf mehrere Elemente anwenden.

Herstellen einer Verbindung zu externen Datenquellen und Diensten 

Die Verbindung mit externen Datenquellen und Diensten ist ein wesentlicher Vorteil der Verwendung von Power Automate.

Um eine Verbindung zu einer externen Datenquelle oder einem externen Dienst herzustellen, müssen Benutzer Anmeldeinformationen oder einen API-Schlüssel angeben, um die Verbindung zu authentifizieren. Nach der Authentifizierung gewährt der Connector Zugriff auf Daten und ermöglicht dem Benutzer die Durchführung von Aktionen innerhalb des verbundenen Dienstes.

Diese Funktion macht Power Automate nicht nur vielseitiger, sondern vereinfacht auch den Prozess der Integration verschiedener Anwendungen und Dienste, um effizientere und optimierte Arbeitsabläufe zu erstellen. 

Aufgrund der Vielzahl der beteiligten Datentechnologien, APIs und Sicherheitsmodelle kann der Aufbau der erforderlichen Dateninfrastruktur für geschäftliche Erkenntnisse jedoch sowohl kostspielig als auch zeitaufwändig sein.

Darüber hinaus sind qualifizierte Entwickler mit Erfahrung in der Bereitstellung, Konfiguration, Verwaltung und Integration dieser Technologien oft schwer zu finden und teuer in der Einstellung.

Dataverse begegnet diesen Herausforderungen, indem es einen zugänglichen, verwaltbaren, konformen, sicheren, skalierbaren und weltweit verfügbaren SaaS-Datendienst anbietet. 

Microsoft Dataverse, früher bekannt als Common Data Service (CDS), ist eine vielseitige Datenplattform, die Unternehmen eine sichere, skalierbare und benutzerfreundliche Lösung für die Verwaltung und Integration von Daten in einer Vielzahl von Anwendungen und Diensten bietet.

Die einzigartigen Funktionen von Dataverse ermöglichen es Unternehmen, benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen, Prozesse zu automatisieren und aufschlussreiche Berichte mit Power Apps, Power Automate und LuckyTemplates zu erstellen.

Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von Dataverse in Power Automate können Benutzer Workflows erstellen und automatisieren, die auf in Dataverse gespeicherte Daten zugreifen und diese bearbeiten. 

Schauen wir uns nun die verschiedenen Arten von Workflows an, damit Sie entscheiden können, worauf Sie sich konzentrieren müssen.

Arten von Workflows, die Ihnen den Einstieg erleichtern

Es gibt mehrere verschiedene Flow-Typen, die jeweils für ein bestimmtes Automatisierungsszenario konzipiert sind. Das Verständnis der verschiedenen Flow-Typen und ihres idealen Anwendungsfalls wird Ihnen helfen, das volle Potenzial von Power Automate auszuschöpfen.

Lass uns eintauchen.

Geschäftsprozessabläufe

Geschäftsprozessflüsse bieten eine geführte Benutzererfahrung, die Benutzer durch einen bestimmten Prozess führt.

Diese Abläufe sind in Phasen und Schritten innerhalb jeder Phase organisiert. Beim Erstellen eines Geschäftsprozessflusses sollten sich Benutzer beim Initiieren eines neuen Flusses für die Option „ Geschäftsprozessfluss“ entscheiden.

Auf diese Weise können Sie die verschiedenen Phasen des Prozesses definieren und die Aktionen festlegen, die in jeder Phase ausgeführt werden sollen.

Geschäftsprozessflüsse wurden speziell für Dataverse entwickelt und können nur mit Dataverse-Tabellen, Dynamics 365 oder modellgesteuerten Anwendungen verwendet werden.

Sie erfordern zusätzlich zu den Standardlizenzen für Microsoft 365 eine zusätzliche Lizenzierung.

Desktop-Flows

Desktop Flows nutzen Robotic Process Automation (RPA), um Aufgaben auf dem Desktop-Computer eines Benutzers zu automatisieren.

Um Desktop-Flows zu erstellen, müssen Benutzer die Power Automate Desktop-Anwendung herunterladen und installieren. Diese Flows eignen sich für die Automatisierung von Aufgaben im Zusammenhang mit Legacy-Software, Excel-Tabellen oder Screen Scraping.

Für Windows- und Mac-Benutzer ist eine kostenlose Version von Power Automate Desktop verfügbar. In einigen Szenarien ist jedoch möglicherweise ein Upgrade auf eine Premium-Lizenz erforderlich.

Wolkenflüsse

In Power Automate beziehen sich „Cloud-Flows“ auf Flows, die vollständig in einer cloudbasierten Umgebung entworfen und ausgeführt werden. Diese Abläufe erfordern keine lokale Infrastruktur oder Ressourcen und können von jedem Ort mit Internetverbindung aus problemlos abgerufen und verwaltet werden.

Benutzerinteraktionen wie das Drücken einer Taste auf einer Webseite oder einer mobilen App oder sogar vordefinierte Zeitpläne wie die Ausführung zu einer bestimmten Tageszeit können ebenfalls als Auslöser für diese Abläufe dienen. 

Es gibt drei Arten von Cloud Flows:

1. Automated Flows

Automated flows are the most common type of flow in Power Automate. These flows automatically trigger workflows when events occur in your data source.

For example, a workflow can be triggered when an item is added to a SharePoint list or a file is uploaded to a SharePoint document library.

Automated flows work with over 900 different connectors and require no manual intervention.

Alt text: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Instant Flows

Unlike automated flows, instant flows require user interaction to trigger the workflow.

These can be started manually from Power Automate, Power Apps, or other applications such as SharePoint, OneDrive, or Microsoft Teams.

Instant flows can also be triggered by HTTP requests and used with Power Virtual Agents.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

Jetzt sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, wozu Power Automate in der Lage ist. Wie bei allem, was Sie tun, ist es wichtig, Best Practices zu verstehen.

Schauen wir sie uns an.

6 Best Practices für Power Automate

Um Power Automate optimal zu nutzen, ist es wichtig, beim Erstellen und Verwalten Ihrer Flows Best Practices zu befolgen.

Hier sind einige davon:

1. Verwalten von Abläufen und Automatisierungsprozessen

Planen und gestalten Sie Ihren Ablauf

Bei der Automatisierung von Aufgaben mit Power Automate ist es verlockend, sofort mit dem Aufbau von Abläufen zu beginnen (glauben Sie mir), aber Planung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung.

Bei großen Projekten kann Ihnen die Planung dabei helfen, Plattformeinschränkungen, Wartbarkeits- und Leistungsprobleme zu vermeiden.

Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, alle benötigten Informationen zu sammeln, z. B. Lizenztyp, Ausführungsvolumen und Komplexität des Geschäftsprozesses.

Identifizieren Sie dann die erforderlichen Auslöser, Aktionen und Bedingungen und skizzieren Sie die Gesamtstruktur des Ablaufs. Diese erste Planungsphase hilft Ihnen, potenzielle Probleme zu vermeiden und einen reibungsloseren Prozess zur Ablauferstellung sicherzustellen.

Nutzen Sie integrierte Vorlagen

Power Automate bietet eine breite Palette integrierter Vorlagen, die Sie als Ausgangspunkt für Ihre Flows verwenden können. Erkunden Sie diese Vorlagen, um diejenige zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und passen Sie sie entsprechend an.

Vorlagen sparen Ihnen Zeit und helfen Ihnen, Best Practices aus vorgefertigten Abläufen zu erlernen.  

Nutzen Sie Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen

Um Ihre Abläufe robuster und fehlertoleranter zu machen, implementieren Sie Fehlerbehandlungsmechanismen, z. B. die Verwendung von „Scope“-Aktionen, um verwandte Aktionen zu gruppieren und Fehler oder Ausnahmen zu behandeln.

Erwägen Sie außerdem das Hinzufügen von Benachrichtigungen (z. B. E-Mail- oder Teams-Nachrichten), um Sie zu benachrichtigen, wenn Fehler auftreten, sodass Sie Probleme umgehend beheben können.

Optimieren Sie die Durchflussleistung

Power Automate legt bestimmte Grenzen und Einschränkungen für die Ausführung von Flows fest. Um eine optimale Leistung zu gewährleisten, beachten Sie bitte Folgendes:

• Minimieren Sie die Anzahl der Aktionen in Ihrem Flow, um das Risiko zu verringern, dass diese Grenzwerte erreicht werden.
• Verwenden Sie „Abfrage filtern“-Optionen in Aktionen wie „Elemente abrufen“ oder „Zeilen abrufen“, um nur die erforderlichen Daten abzurufen, wodurch die Belastung Ihres Flows verringert und seine Effizienz verbessert wird.

Halten Sie Ihre Abläufe organisiert und wartbar:

Da Ihre Abläufe immer komplexer werden, ist es von entscheidender Bedeutung, sie organisiert und wartbar zu halten. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um dies zu erreichen:

• Geben Sie klare, aussagekräftige Namen für Ihre Aktionen, Variablen und Konnektoren an.
• Verwenden Sie Kommentare, um den Zweck bestimmter Aktionen oder Abschnitte in Ihrem Flow zu erläutern.
• Gruppieren Sie verwandte Aktionen innerhalb von „Scope“-Aktionen, um eine modulare und organisierte Struktur zu schaffen.

2. Test- und Debugging-Workflows 

Das Testen und Debuggen von Workflows in Power Automat ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihr Flow ordnungsgemäß funktioniert und seinen beabsichtigten Zweck erreicht

Power Automate bietet verschiedene Tools und Techniken zum Testen und Debuggen Ihrer Flows.

1. Umgebungen nutzen: Nutzen Sie verschiedene Umgebungen innerhalb des Mandanten Ihrer Organisation, um die Entwicklungs-, Test- und Produktionsphasen zu trennen. Diese Vorgehensweise hilft, Fehler zu reduzieren und sorgt für einen reibungsloseren Entwicklungsprozess.
   
   Wenn Sie eine Premium-Lizenzierung für Power Apps verwenden, nutzen Sie diese Funktion. 

1. Überwachen: Das Überwachungstool in Power Apps hilft Ihnen, App-Probleme zu diagnostizieren und Netzwerkanfragen und -antworten in Echtzeit zu verfolgen.
   
   Es bietet Einblicke in den Namen, die Steuerung und die Eigenschaft der Formel, wo das Problem in der App auftritt, sowie in die Anfrage- und Antwortdetails. 

1. Trace-Funktion: Verwenden Sie die Trace-Funktion in Verbindung mit dem Monitor-Tool, um benutzerdefinierte Nachrichten zu protokollieren und Einblicke in die Leistung und Probleme innerhalb Ihrer App zu gewinnen. Diese Funktion hilft Ihnen, die Funktionsweise der App zu verstehen und potenzielle Engpässe oder Problembereiche zu identifizieren.

1. Power Apps Test Studio: Es handelt sich um eine Funktion, die das Testen und Validieren Ihrer App während des Entwicklungsprozesses erleichtert. Es bietet eine Umgebung zum Erstellen und Ausführen von Testfällen für Ihre Canvas-App und stellt sicher, dass Ihre App wie erwartet funktioniert, bevor Sie sie Ihren Endbenutzern bereitstellen.
   
   Test Studio finden Sie im Power Apps Maker-Portal, indem Sie links zum Menü im Abschnitt „Erweiterte Tools“ navigieren. 

Power Automate im Vergleich zu anderen Automatisierungstools

In der ständig wachsenden Landschaft der Automatisierungstools sticht Microsoft Power Automate als leistungsstarke und vielseitige Lösung hervor, ist aber nicht die einzige verfügbare Option.

Konkurrierende Plattformen wie Automation Anywhere, UiPath und Zapier bieten ebenfalls robuste Automatisierungsfunktionen, jede mit ihren eigenen Stärken und Fähigkeiten.

Power Automate zeichnet sich durch die nahtlose Integration mit Microsoft 365-Produkten, die benutzerfreundliche Oberfläche und die große Auswahl an integrierten Konnektoren aus. Andererseits sind Automation Anywhere und UiPath für ihre fortschrittlichen RPA-Funktionen (Robotic Process Automation), komplexere Anforderungen und groß angelegte angewandte Unternehmensautomatisierung bekannt.

Bei der Auswahl des richtigen Automatisierungstools für Sie oder Ihr Unternehmen ist es wichtig, Faktoren wie die spezifischen Anforderungen, Ihr bestehendes Software-Ökosystem und den Grad der Komplexität des Prozesses, den Sie automatisieren möchten, zu berücksichtigen.  

3 fantastische Vorteile von Power Automate

Es gibt so viel zu lieben an Power Automate, aber hier sind drei Dinge, die wir daran lieben.

1. Umfangreiche Connector-Bibliothek : Power Automate bietet mit derzeit über 900 verfügbaren Connectors die umfassendste Liste an Connectors. Darüber hinaus fügt die Plattform jeden Monat 10 bis 30 neue Konnektoren hinzu , um sicherzustellen, dass sie mit den neuesten Apps und Diensten auf dem neuesten Stand bleibt.
   
   Diese kontinuierliche Hinzufügung neuer Konnektoren erhöht die Vielseitigkeit der Plattform weiter und macht sie zu einer zuverlässigen Wahl für Unternehmen jeder Größe.
2. Benutzerfreundlichkeit:   Power Automate ist benutzerfreundlich gestaltet und verfügt über eine Drag-and-Drop-Oberfläche, die es Benutzern erleichtert, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Es bietet außerdem eine große Auswahl an Vorlagen, die Benutzer an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können, wodurch der Automatisierungsprozess weiter vereinfacht wird.
3. Der neue AI Builder von Power Automate : Da der Einsatz generativer KI in der Branche zunimmt, ist AI Builder ein wertvolles Tool, das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Unternehmen können Zeit und Ressourcen sparen, indem sie komplexe Prozesse automatisieren und gleichzeitig Genauigkeit und Präzision verbessern. Die intuitive Benutzeroberfläche und die vorgefertigten Vorlagen von AI Builder machen es Benutzern leicht, benutzerdefinierte Modelle für maschinelles Lernen zu erstellen, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
   
   Diese Demokratisierung der KI wird es Unternehmen jeder Größe ermöglichen, die Vorteile von maschinellem Lernen und KI zu nutzen, ohne in teure Data-Science-Teams investieren zu müssen.

Darüber hinaus lässt sich AI Builder nahtlos in andere Microsoft-Produkte integrieren, sodass Benutzer ihre Arbeitsabläufe weiter automatisieren können.

Ein Beispiel ist, dass Unternehmen AI Builder verwenden können, um Daten aus Rechnungen und Quittungen zu extrahieren und Power Automate verwenden, um diese Informationen an andere Apps wie Dynamics 365 und Excel zu senden.

Diese Integration hilft Unternehmen, Prozesse zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und letztendlich die Effizienz und Produktivität zu verbessern.

3 Einschränkungen bei der Verwendung von Microsoft Power Automate

1. Bei kostenpflichtigen Plänen summieren sich die Kosten: Power Automate bietet einen kostenlosen Plan an, allerdings mit Einschränkungen wie einer maximalen Flow-Frequenz von 15 Minuten.
   
   Organisationen mit komplexeren Arbeitsabläufen und einem größeren Automatisierungsbedarf müssen möglicherweise auf einen kostenpflichtigen Plan umsteigen. Die Kosten für Power Automate variieren je nach Plan und Nutzung. Premium-Pläne beginnen bei 40 $ pro Benutzer und Monat. Diese kostenpflichtigen Pläne verfügen über erweiterte Funktionen und Optionen mit höherem Datenfluss, die für Unternehmen mit hohem Automatisierungsbedarf wichtig sind.
   
   Insbesondere in großen Organisationen mit vielen Benutzern können sich die Plankosten jedoch schnell summieren. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ihren Automatisierungsbedarf und ihre Nutzung sorgfältig prüfen, bevor sie sich dazu verpflichten. 
2. Leistungseinbußen aufgrund komplexer Arbeitsabläufe: Bei der Ausführung komplexer Arbeitsabläufe kann es bei Power Automate zu einem erheblichen Leistungsabfall kommen.
   
   Dies kann die Effizienz und Geschwindigkeit des Programms beeinträchtigen und zu Verzögerungen und verringerter Produktivität führen.
3. Keine Parallelisierung: Power Automate unterstützt nur sequentielle Workflows, was bedeutet, dass Aktionen in einer festen Reihenfolge ausgeführt werden. Dies kann eine Einschränkung für Unternehmen darstellen, die parallele oder bedingte Arbeitsabläufe benötigen.

Power Automate nutzen oder nicht?

Das ist hier die Frage…

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Microsoft Power Automate ein unschätzbar wertvolles Tool für Unternehmen ist, die ihre Abläufe rationalisieren und die Effizienz verbessern möchten. 

Power Automate hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Gesamtproduktivität zu verbessern, indem sich wiederholende Aufgaben automatisiert und in eine Vielzahl von Diensten und Anwendungen integriert werden.

Mit einer umfangreichen Connector-Bibliothek, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und leistungsstarken Funktionen ist Power Automate eine vielseitige Lösung für Unternehmen aller Branchen.

Durch die Nutzung von Best Practices, die Integration von KI- Verbesserungen und das Verständnis der verfügbaren Workflow-Typen können Unternehmen das volle Potenzial von Power Automate ausschöpfen und ihre Abläufe revolutionieren. 

Denken Sie zu Beginn Ihrer Automatisierungsreise daran, Ihre Arbeitsabläufe zu planen, zu testen und zu optimieren, um den Erfolg sicherzustellen und die Vorteile dieses leistungsstarken Automatisierungstools zu maximieren.

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