40 tips dan trik Microsoft Teams: dari pemula hingga ahli [Diperbarui Desember 2021].

Dengan lebih dari 250 juta pengguna aktif bulanan, Microsoft Teams mendapatkan banyak popularitas selama pandemi sebagai alat kolaborasi online standar untuk bisnis dan konsumen. Kemungkinan tempat kerja, universitas, atau badan amal favorit Anda telah mengadopsi Teams sehingga Anda tidak ingin ketinggalan. Daftar tip dan trik yang cukup lengkap ini dimaksudkan untuk membantu Anda memaksimalkan Teams – hari ini.

Jadi, jika Anda masih mencoba memahami dasar-dasarnya atau sudah menjadi pengguna berpengalaman, mari kita mulai dengan daftar utama 40+ tip dan trik yang harus diketahui oleh setiap pengguna Microsoft Teams.

Memulai dengan Microsoft Teams

Bagian ini berisi tip yang cukup mendasar, jika Anda adalah pengguna yang lebih berpengalaman, Anda mungkin ingin melompat ke bagian di luar dasar-dasar atau ahli .

1. Ubah tema Tim Anda

Tahukah Anda bahwa Anda dapat mengubah tampilan dan nuansa Microsoft Teams?

Cukup buka pengaturan Teams, navigasikan ke tab Umum dan pilih apakah akan menggunakan latar belakang putih tradisional atau sebagai alternatif menerapkan mode kontras gelap atau tinggi.

Mode gelap di Teams

2. Bisukan Audio Anda

Apakah Anda terkadang terlambat menghadiri rapat dan ingin bergabung secara diam-diam, atau hanya perlu menerima panggilan penting dari orang penting Anda, saat dalam rapat Teams?

Bisukan audio Anda langsung dari panel Kontrol Rapat Pribadi

Teams memungkinkan Anda untuk membisukan mikrofon baik dari kontrol rapat (ditampilkan di atas) dan panel penyiapan rapat (ditampilkan sebagai item 1 di bawah).

Fungsi utama di panel opsi Pengaturan Rapat Tim

3. Matikan kamera Anda

Dengan cara yang sama Anda dapat menghidupkan dan mematikan kamera video Anda. Anda dapat menggunakan panel pengaturan rapat (item 2 di atas) untuk menonaktifkan kamera Anda; atau cukup gunakan panel kontrol rapat untuk mengaktifkan video lagi.

4. Kaburkan latar belakang video rapat Anda

Jika Anda menggunakan Teams untuk rapat video, ini mungkin terdengar familier. Kantor rumah Anda berantakan dan Anda harus bergabung dengan panggilan video ini. Dua solusi untuk itu: pertama, Anda dapat menggunakan fungsi Pengaturan Latar Belakang (item 3 di atas) untuk mengaburkan latar belakang video Anda langsung dari pengaturan rapat atau kontrol rapat. Solusi kedua jauh lebih elegan: gunakan latar belakang virtual (kita akan membahas prosesnya nanti).

Jika karena alasan tertentu, tombol pengaturan Latar Belakang tampak tidak aktif di panel Pengaturan Rapat; pastikan Anda menyalakan kamera video Anda terlebih dahulu.

5. Hentikan gema dalam rapat Teams

Saat Anda dan peserta rapat lainnya bergabung dalam rapat Teams audio atau video dari ruangan yang sama, Anda akan mendengar gema yang mengganggu. Anda dapat dengan mudah menghilangkan gema dengan menekan tombol Audio off di panel Meeting Setup (tunjukkan di atas sebagai item 4).

6. Rekam pertemuan Anda

Salah satu kemampuan penting Teams yang mungkin ingin Anda gunakan sejak awal adalah kemampuan untuk merekam rapat. Anda dapat memulai perekaman dari panel kontrol Rapat seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Rekaman itu sendiri kemudian disimpan di Microsoft Stream, dan Anda dapat dengan mudah membagikan rekaman tersebut sebagai tautan dalam percakapan Saluran (atau melalui email jika diperlukan).

Merekam rapat Teams

Setelah rapat selesai, Anda akan menerima email dengan tautan ke rekaman Anda di Microsoft Stream.

Jika Anda memulai rapat dari saluran, tautan ke rekaman juga akan tersedia sebagai pos di saluran masing-masing.

Rekaman rapat ad-hoc akan tersedia di tab Obrolan untuk rapat itu sendiri, bersama dengan file yang dipertukarkan, catatan rapat, dan papan tulis jika digunakan.

Anda sebaiknya mempertimbangkan untuk menambahkan aplikasi Stream ke saluran Anda sehingga sesama anggota, dapat dengan mudah mengakses semua rapat yang berkaitan dengan grup.

7 . Ubah ikon tim Anda

Microsoft memungkinkan Anda untuk mengunggah gambar khusus dan mengaturnya sebagai logo / avatar tim Anda. Rincian lebih lanjut dapat ditemukan dalam tutorial ini yang membantu Anda mengatur ikon kustom .

8. Buat saluran pribadi

Ada kasus di mana Anda harus berkolaborasi dengan orang lain dalam tugas yang memerlukan kerahasiaan, seperti menyiapkan anggaran atau laporan analisis penjualan. Saluran pribadi memungkinkan Anda membangun platform kolaborasi dengan anggota tim terpilih. Saluran pribadi hanya akan terlihat oleh mereka yang diundang dan akan ditandai dengan kunci kecil di daftar Teams Anda.

Membuat saluran pribadi sangatlah mudah: cukup tekan tombol Opsi Lainnya (…) di sebelah Tim Anda, lalu tekan Tambahkan Saluran . Selanjutnya tentukan informasi saluran seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Terakhir, tambahkan anggota tim ke saluran pribadi.

Saluran Pribadi di Microsoft Teams

9. Bisukan notifikasi dari saluran yang bising

Hari-hari ini, kita semua tampaknya kewalahan oleh banyaknya notifikasi yang masuk dari platform kolaborasi dan email. Seringkali sulit untuk benar-benar menghasilkan sesuatu yang bermakna di luar obrolan yang tidak pernah berakhir. Untungnya, Teams membuatnya relatif mudah bagi kami untuk mengkalibrasi masuknya pemberitahuan dan suara yang kami dapatkan. Berikut panduan tentang cara membisukan obrolan Teams dan peringatan rapat .

10. Tinggalkan Tim

Jika Anda tidak melihat manfaat menjadi bagian dari tim, Anda dapat dengan mudah keluar. Tekan tombol Opsi Lainnya di sebelah tim yang ingin Anda tinggalkan dan pilih Keluar dari Tim .

11. Gunakan Tim di Seluler

Jika Anda perlu mengakses Teams kapan pun di perjalanan, Anda juga dapat menggunakan Teams di perangkat seluler. Microsoft mengirimkan aplikasi Teams yang cukup bagus untuk Android dan iOS. Bicaralah dengan rekan Teknologi Informasi Anda untuk mengetahui apakah Anda memerlukan perangkat lunak tambahan atau prosedur otentikasi untuk mengakses konten Teams perusahaan Anda di perangkat seluler.

12. Instal dan hapus instalan aplikasi di Teams

Di luar kolaborasi dasar, Teams memungkinkan Anda meningkatkan kerja tim dengan menggunakan aplikasi Microsoft atau pihak ketiga. Di bagian selanjutnya dari tutorial ini, Anda akan melihat beberapa penggunaan Aplikasi di Teams: Gambar, Cuaca, Pelaporan, Jajak Pendapat, Pengambilan Catatan, dll'.

Jika Anda adalah Pemilik Tim, Anda dapat dengan mudah menginstal dan menghapus Aplikasi yang disediakan oleh administrator Teknologi Informasi Anda.

Prosesnya cukup sederhana: Temukan tim Anda, lalu tekan tombol Opsi Lainnya di sebelahnya, lalu pilih roda gigi Kelola Tim . Kemudian di tab Aplikasi, tekan tombol Aplikasi Lainnya untuk mencari dan menginstal Aplikasi baru Anda. Aplikasi khusus untuk Saluran dapat ditambahkan sebagai tab di saluran

13. Batalkan tanda terima baca

Secara default, setiap kali Anda membaca pesan di aplikasi Obrolan, Teams menempatkan ikon kecil di samping pesan. Ini membantu pengirim mengakui bahwa Anda telah membaca pesan mereka. Anda dapat membatalkan tanda terima telah dibaca di tab Privasi di Pengaturan Teams Anda.

Menonaktifkan tanda terima Baca di Teams

14. Menggunakan Filter untuk menemukan barang dengan cepat

Ingin mempercepat menemukan Aktivitas tertentu di umpan Anda serta Obrolan, Tim, dan Saluran tertentu? Gunakan filter Teams (ditampilkan di bawah) atau gunakan pintasan Ctrl+Shift+F .

Fungsi filter memungkinkan untuk dengan cepat menemukan entri yang relevan berdasarkan nama; untuk Obrolan itu juga memungkinkan untuk dengan cepat menemukan entri yang diredam, disembunyikan, dan belum dibaca dengan mudah.

15. Atur pesan Pergi

Sama seperti di Outlook, Teams memungkinkan Anda membuat pesan Di Luar Kantor yang akan dikirim jika seseorang mengirimi Anda pesan di Teams atau menyebut Anda dalam obrolan.

Cukup tekan avatar Teams Anda, tekan Set status Message , lalu tulis pesan Anda dan tentukan masa berlakunya. Tekan Selesai dan Anda akan siap.

Bergerak melampaui dasar-dasar

16. Gunakan perintah Teams

Saat Anda sedikit lebih berpengalaman dengan Teams, Anda mungkin ingin meningkatkan produktivitas pengguna Anda dengan menggunakan perintah kotak pencarian.

Untuk memulai, ketik sederhana karakter garis miring (/) di kotak Pencarian Tim dan telusuri daftar perintah yang tersedia:

Daftar perintah tim

Daftar perintah cukup jelas dan yang menurut saya paling berguna adalah:

• /goto : Untuk mengakses tim atau saluran dengan mudah
• /keys : Untuk mengakses daftar pintasan Teams
• /chat : untuk memulai obrolan dengan salah satu kolega Anda dengan cepat

17. Gunakan latar belakang virtual khusus

Saya rasa Anda telah memperhatikan orang-orang yang bergabung dengan panggilan video Teams menggunakan lanskap kota atau alam sebagai latar belakang untuk panggilan video mereka. Anda dapat menggunakan hampir semua gambar sebagai latar belakang kustom dalam panggilan Teams. Jangan ragu untuk melihat panduan sederhana kami tentang cara mengatur latar belakang Tim virtual untuk panggilan Anda.

18. Buat Catatan dalam rapat

Teams memiliki beberapa cara bagi Anda untuk membuat catatan rapat.

Anda dapat dengan mudah menambahkan buku catatan OneNote yang disimpan di OneDrive atau drive jaringan dan meminta anggota saluran Anda berbagi catatan dan catatan. Saya juga melihat orang-orang menggunakan tab Postingan dan menambahkan catatan mereka sebagai pesan obrolan. Saya telah melihat orang lain melampirkan file Word ke rapat atau ke tab File saluran. Ada juga aplikasi pihak ketiga yang dapat Anda gunakan.

Karena itu, metode yang tepat adalah menggunakan tab Catatan yang diaktifkan secara otomatis untuk rapat Anda.

• Navigasikan ke aplikasi Obrolan .
• Klik pada pertemuan Anda.
• Arahkan ke tab Notes dan tekan tombol Take Notes .
• Catat notulen rapat di sana.
• Arahkan peserta rapat ke catatan Anda sesuai kebutuhan.

19. Akses aktivitas Anda yang belum dibaca

Sama halnya dengan Microsoft Outlook, Teams dengan jelas menandai setiap pesan yang belum dibaca dalam huruf tebal. Selain itu, Anda dapat menandai pesan Teams sebagai belum dibaca untuk ditindaklanjuti nanti. Tetapi bagaimana Anda dengan mudah mengakses pesan dan aktivitas yang belum dibaca itu? Ketik sederhana perintah /belum dibaca di bilah Pencarian Teams Anda , dan minta Teams mengambil hanya pesan yang belum dibaca untuk Anda proses.

20. Hapus atau sembunyikan percakapan obrolan

Teams memungkinkan Anda menghapus pesan dari utas percakapan. Ini juga memungkinkan Anda untuk menyembunyikan entri obrolan lengkap di aplikasi Obrolan Anda (cukup tekan tombol … lalu pilih Sembunyikan ). Teams saat ini tidak mengakhiri pengguna Anda untuk sepenuhnya menghapus seluruh utas dari Riwayat Obrolan.

21. Memecahkan masalah koneksi tim Outlook Anda

Jika Anda adalah pengguna Microsoft Outlook dan Teams, kemungkinan besar Anda menjadwalkan rapat Teams langsung dari rapat Kalender Outlook menggunakan Add-in Teams.

Tetapi bagaimana jika karena alasan tertentu, tombol Teams tidak tersedia di Outlook, meskipun Teams telah diinstal dengan benar di komputer Windows Anda?

Kemungkinan besar alasannya adalah Add-in Teams dinonaktifkan. Lihat tutorial kami tentang cara mudah mengaktifkan Teams di Microsoft Outlook .

22. Sematkan file Word dan Excel di Saluran Anda

Anda dapat dengan mudah berbagi file dengan kolega Anda dengan mengunggah ke tab File di saluran. Namun Anda dapat memudahkan akses ke file hanya dengan menyematkannya sebagai tab di Saluran Anda. Ini berfungsi tidak hanya untuk Excel atau Word, tetapi juga untuk buku catatan OneNote, presentasi PowerPoint, dokumen PDF, dan sebagainya.

23. Lihat jalur pelaporan rekan kerja Anda

Jika Anda bekerja di organisasi besar, Anda mungkin perlu mengidentifikasi jalur pelaporan organisasi dari seorang kolega. Karena Teams terintegrasi dengan baik dengan Azure Active Directory dan Exchange, Anda dapat dengan mudah melihat bagan organisasi rekan kerja Anda.

Cukup buka kotak Pencarian Teams Anda, ketik pintasan /org dan nama kolega Anda dan Anda akan siap.

Mencari bagan Org rekan kerja di Teams

Catatan: Anda tidak akan bisa mencari bagan organisasi di Teams untuk orang di luar perusahaan Anda.

24. Atur status Anda (/dnd), (/brb), (/available)

Ingin mengatur status Anda secara manual, sehingga orang lain tahu kapan harus menghubungi Anda. Ini dapat dilakukan dari pengaturan Teams, tetapi saat Anda mendapatkan lebih banyak pengalaman dengan Teams, Anda akan mulai mengatur status Anda dari kotak Pencarian.

Cukup gunakan /dnd untuk Jangan Ganggu atau /brb untuk Be Right Back dan tekan Enter . Status Anda akan berubah. Ingatlah untuk mengatur ulang status Anda sesuai kebutuhan.

25. Secara manual mengatur status online Anda agar selalu tersedia / aktif

Secara default, kehadiran online Teams Anda disinkronkan dengan acara Kalender Microsoft Outlook Anda dan mencerminkan status sebenarnya dari sistem operasi Anda (baik digunakan atau tidak digunakan). Ini juga diatur secara otomatis untuk tidak mengganggu saat Anda berbagi layar atau melakukan panggilan. Artinya, Teams memungkinkan Anda untuk secara manual mengatur status online Anda dengan sangat mudah dan mengaturnya ke tersedia, sibuk, pergi atau offline sesuai kebutuhan. Berikut tutorial untuk secara manual mengatur status ketersediaan Teams Anda .

26. Mengakses data Anda di SharePoint

Data saluran Teams Anda tersedia sebagai pustaka khusus di Microsoft SharePoint yang merupakan portal dokumen yang banyak digunakan yang digunakan sebagai infrastruktur untuk penyimpanan dokumen Teams.

Untuk mengakses pustaka SharePoint Anda, cukup navigasikan ke saluran Anda, lalu tekan tab File , lalu tekan Buka di SharePoint .

27. Tambahkan cuaca ke Tim

Mirip dengan Outlook, yang memungkinkan Anda untuk menampilkan kondisi cuaca di wilayah Anda, Anda dapat menggunakan Teams untuk mengetahui kondisi cuaca dengan cepat.

Jika aplikasi Weather belum diinstal di klien Teams lokal Anda, maka:

• Buka Tim, tekan tombol Aplikasi di bilah Aplikasi sisi kiri,
• Cari dan tambahkan aplikasi Cuaca ke dalam Teams.
• Kemudian, di bilah Pencarian utama Teams ketik /cuaca dan lokasi yang relevan.

Menggunakan Aplikasi Cuaca Tim

28. Jadikan Tim sebagai Aplikasi Obrolan Default Anda

Setelah mulai menggunakan Teams, Anda mungkin merasa lebih unggul daripada Skype for Business. Anda dapat menjadikan Teams sebagai aplikasi obrolan default untuk Outlook dan aplikasi Office lainnya. Cukup masuk ke pengaturan Teams lalu di tab Umum , centang kotak Daftarkan Teams sebagai aplikasi obrolan default untuk Office .

Pengaturan akan berlaku setelah semua aplikasi Office yang terbuka dimulai ulang.

29. Gunakan Tim dalam Mode Bersama

Kemampuan Teams yang relatif baru adalah memungkinkan rapat dalam Mode Bersama . Alih-alih menampilkan umpan kamera semua peserta rapat dalam tampilan kisi (galeri), Anda dapat memperlihatkan mereka berdampingan dalam pengaturan virtual (pikirkan ruang kelas, perpustakaan, bioskop, dll').

Untuk mengaktifkan mode Bersama, Anda harus terlebih dahulu memperbarui Tim (tekan avatar Anda, lalu Periksa Pembaruan). Kemudian tekan avatar Anda dan tekan Pengaturan. Di tab umum, centang kotak Pengalaman baru:

Mengaktifkan Mode Bersama

Kemudian di panel rapat Anda, tekan tombol … dan pilih Mode Bersama .

Perhatikan bahwa jika Anda bekerja dalam kerja sama yang besar, Anda mungkin tidak dapat memperbarui Microsoft Teams sendiri secara manual. Anda mungkin perlu mendiskusikan pengaktifan Mode Bersama dengan admin Teknologi Informasi Anda.

Trik Ahli

30. Dapatkan alamat email untuk saluran Anda

Setelah saluran dibuat, Anda dapat memposting pesan baru ke tab Posting saluran, langsung dari Outlook. Untuk itu, Anda harus menemukan alamat email saluran Anda sebagai berikut:

• Temukan saluran Anda dan tekan tombol Opsi Lainnya di sebelahnya.
• Tekan Dapatkan alamat email .
• Salin alamat email dan tambahkan sebagai Kontak di Outlook
• Catatan samping:
  • Pemilik Tim dapat menentukan siapa yang dapat mengirim email ke saluran (dengan mengklik tombol Pengaturan Lanjutan).
  • Kamu bisa

31. Nonaktifkan Tim dari memulai saat Anda meluncurkan Windows

Teams benar-benar hebat, tetapi dapat menghabiskan banyak sumber daya komputer, terutama RAM. Jika Anda menjalankan komputer bisnis, Anda tidak akan melihat dampak pada kinerja sistem Anda. Karena itu, jika Anda menjalankan dari tablet sederhana, Anda mungkin ingin menjalankan Teams hanya saat dibutuhkan. Saat diinstal, Teams dikonfigurasi untuk memulai secara otomatis setiap kali Anda meluncurkan komputer Anda. Anda dapat menonaktifkan Teams dari memulai saat Anda mem-boot komputer Anda dan meluncurkannya hanya jika diperlukan.

32. Publikasikan jajak pendapat dan survei di Teams

Salah satu penggunaan Teams yang paling berguna adalah menjalankan polling dan survei. Dalam hitungan 10 menit Anda dapat membuat polling kustom menggunakan Microsoft Forms, atau perangkat lunak pihak ketiga lainnya seperti Polly dan mempostingnya di saluran Teams Anda. Tutorial ini memiliki semua yang Anda butuhkan untuk membuat survei Teams kustom Anda .

33. Menyematkan laporan di Teams

Jika organisasi Anda menggunakan Platform Microsoft BI, Anda dapat menggunakan Teams untuk mendistribusikan laporan Anda. Anda dapat dengan mudah memilih dan menyematkan laporan Power BI ke tab saluran untuk memastikan laporan tersebut tersedia bagi mereka untuk diskusi berbasis data Anda.

34. Cari kutipan favorit Anda langsung di Teams

Cara keren lainnya untuk menggunakan Teams untuk mencari portofolio saham Anda. Berikut cara melakukannya:

• Dari tab Aplikasi, cari dan tambahkan aplikasi Saham ke dalam Teams.
• Kemudian, dari kotak pencarian, ketik Saham dan kemudian ticker saham yang relevan seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

• Setelah aplikasi Saham diaktifkan, cukup ketik perintah @Stocks dan ticker di bilah pencarian Anda.

35. Cari Gambar di Teams

Fitur lain yang sedikit diketahui dari Teams adalah Anda dapat menggunakannya untuk mencari gambar di Bing. Pertama, lanjutkan dan aktifkan aplikasi Microsoft Images di Teams.

Kemudian, di bilah pencarian Anda, cukup ketik @Images + permintaan pencarian Anda untuk mengakses pencarian gambar Bing.

36. Gunakan Tim untuk mengelola shift karyawan

jika Anda mengelola sekelompok karyawan yang bekerja dalam shift di ritel, pusat panggilan, atau bahkan pabrik kecil, Anda dapat menggunakan Teams untuk merencanakan dan berbagi jadwal kerja. Aplikasi Shift yang dapat Anda tambahkan dengan mudah ke Teams, membuatnya sangat mudah untuk mengelola jadwal shift, menerima permintaan jadwal untuk PTO, cuti medis atau liburan dari kolega Anda dan bahkan memungkinkan mereka untuk masuk dan keluar shift mereka. Anda kemudian dapat membuat laporan kehadiran karyawan yang dibutuhkan. Dingin!

37. Menambahkan Kalender

Memvisualisasikan dan mengelola kalender bersama mungkin merupakan potensi besar penggunaan lain untuk Teams. Sejauh ini, Teams tidak menyediakan integrasi Outlook langsung. Karena itu, Anda dapat menambahkan tab Situs Web ke saluran Teams dan mengarahkan ke Kalender grup Outlook atau URL Google Kalender Anda. Kemungkinan besar pengguna perlu memasukkan kredensial pengguna mereka untuk mengakses kalender.

38. Integrasikan Trello dalam Tim

Banyak tim menggunakan papan Trello kanban untuk berbagai kasus penggunaan kolaborasi. Itu dapat mencakup manajemen tugas yang sedang berlangsung serta perencanaan proyek, produk, atau program yang lebih strategis. Anda dapat dengan mudah membuka Trello sebagai Aplikasi di Teams dengan menambahkannya menggunakan tab Aplikasi untuk mengakses papan dan kartu yang relevan. Anda juga dapat menambahkannya sebagai tab pihak ketiga di saluran Anda. Keduanya harus memberikan kredensial pengguna Trello Anda.

39. Mulai Rapat Cisco Webex dari Tim

Microsoft dan Cisco bersaing di bidang komunikasi dan kolaborasi Tim. Namun, perusahaan Anda mungkin menggunakan keduanya. Tahukah Anda bahwa Anda dapat mengintegrasikan Webex ke dalam Saluran Tim Anda? Ada aplikasi Webex yang dapat Anda tambahkan dengan mudah ke tab Saluran. Anggota tim kemudian dapat dengan mudah mengakses rapat Webex mereka dan bergabung dengan rapat Webex mereka sendiri dari Microsoft Teams. Mereka juga dapat menjadwalkan rapat Webex dan memberi tahu Tim melalui tab Postingan.

40. Akses analitik Tim Anda

Sebagai pemilik Tim, Anda mungkin ingin dapat memantau pola penggunaan Tim atau Saluran Anda. Jika begitu:

• Di bilah Aplikasi sisi kiri , buka tab Teams .
• Kemudian cari tim Anda di panel sebelah kiri.
• Tekan tombol Pengaturan Lainnya di sebelah tim Anda dan tekan tombol Kelola Tim .
• Kemudian buka tab Analytics.
• Dari sini Anda dapat melihat pratinjau pola penggunaan Tim dan Saluran, metrik keterlibatan, pemanfaatan ruang disk, dll'.

Semoga Anda menikmati postingannya. Jika demikian, jangan ragu untuk berbagi dengan teman dan kolega melalui media sosial. Apakah Anda tahu tips dan trik Teams keren lainnya? Jangan ragu untuk mempostingnya di komentar! Terimakasih banyak!