Hoe Outlook 2019 / 365 terugkerende vergader-, evenement- en afspraakverzoeken plannen en verzenden?

Hier is een vraag die we van Donna ontvingen:

Hallo! ben net aangesteld als projectmanager hier in mijn bedrijf, dus ik woon nu in Outlook :-)… Een van de eerste dingen die ik moet doen, is het opzetten van doorlopende reeksen vergaderingen met veel van de belanghebbenden van het project. Dat kunnen één op één zijn, of groepsbijeenkomsten. Zou graag wat snelkoppelingen krijgen over hoe u aan de slag kunt gaan met het plannen van die recidieven. Hulp wordt vooraf op prijs gesteld. Bedankt!

Bedankt voor je vraag en veel succes in je nieuwe baan.

Het beheren van terugkerende afspraken in Outlook kan een ontmoedigende taak zijn, laten we proberen het op te splitsen met enkele best practices om dingen op gang te krijgen.

Stel uw projectkalender in

Mijn eerste aanbeveling zou zijn om een ​​speciale kalender voor uw project in te stellen, zodat u alle vergaderingen met betrekking tot het project op één plek kunt organiseren. Hier is een tutorial over het toevoegen van nieuwe agenda's aan Outlook voor zowel Windows als MAC.

Plan terugkerende vergaderreeksen

Nadat je je agenda hebt ingesteld, kun je beginnen met het plannen van je vergaderreeks.

Windows-gebruikers

• Log in op Outlook en open uw agenda.
• Klik op het starttabblad op uw werkweekweergave, dit zorgt voor een meer gedetailleerde en gebruiksvriendelijkere weergave van uw agenda.
• Selecteer nu de dag en het tijdstip van uw vergadering.
• Klik met de rechtermuisknop en klik op Nieuwe terugkerende vergadering (of afspraak).
• Pas indien nodig de datum en tijd van uw vergadering/afspraak aan.
• Definieer uw vergaderherhaling (dagelijks/wekelijks enzovoort).
• Definieer uw herhalingsbereik.

• Als u klaar bent, drukt u op OK .
• Druk vervolgens op de knop Aan om de e-mailadressen van de ontvangers uit uw lijst met contactpersonen te selecteren of voer hun adressen handmatig in.
• Definieer een beschrijvend onderwerp voor uw vergadering.
• Gebruik het gedeelte Vergaderingstags , aan de rechterkant van uw lint, om het belang en de gevoeligheid van de vergadering te definiëren

• Definieer vervolgens de vergaderlocatie en uw contactgegevens. Dit kan een vergaderruimte zijn of u gebruikt Skype, Zoom voor Outlook of andere online communicatiemiddelen.
• Als laatste, in de hoofdtekst van uw uitnodiging voor vergaderingen, gaat u dieper in op de doelen van de reeksen vergaderingen, KPI's, enzovoort. Vergeet niet om een ​​duidelijke agenda voor uw vergadering te definiëren, evenals duidelijke en meetbare doelen.
• Als u klaar bent, drukt u op de knop Verzenden .

Mac-gebruikers

Het proces voor MAC-gebruikers is een beetje anders en lijkt op het proces dat in oudere Office-versies wordt gebruikt:

• Open Outlook 365 / 2019 voor MAC.
• Beweeg in de kalenderweergave naar de gewenste datum en tijd van de vergadering/afspraak.
• Het dialoogvenster Organisatorvergadering wordt geopend.
• Druk op de knop Aan om uw deelnemers aan de vergadering te definiëren.

• Definieer vervolgens het onderwerp, de locatie en de duur van de vergadering.

• Druk in het bovenste menu op de knop Herhaling .
• Het volgende dialoogvenster zal verschijnen:

• Definieer indien nodig de instellingen voor vergaderingen / afspraken.
• Als u klaar bent, drukt u op OK.
• Geef indien nodig meer informatie op in de hoofdtekst van de uitnodiging voor de vergadering.
• Wanneer u klaar bent, drukt u op de knop Verzenden .

Stel verzoeken in voor reeksen vergaderingen / afspraken / evenementen door te dupliceren

U kunt eventueel een meeting- of evenementenreeks maken door een eerdere reeks te dupliceren en de vergaderonderwerpen, deelnemers en locatie aan te passen. Hier is een tutorial die je zal helpen dat te bereiken.

Vragen? Voel je vrij om de opmerkingen hieronder te gebruiken om ons dit te laten weten.

Succes!