Como agendar e enviar solicitações recorrentes de reuniões, eventos e compromissos do Outlook 2019 / 365?

Aqui está uma pergunta que recebemos de Donna:

Olá! acabei de ser nomeado gerente de projeto aqui na minha empresa, então agora vivo no Outlook :-)… Uma das primeiras coisas que preciso fazer é configurar uma série de reuniões contínuas com muitas das partes interessadas do projeto. Esses poderiam ser um a um, de reuniões de grupo. Ficaria feliz em obter alguns atalhos sobre como prosseguir com o agendamento dessas recorrências. A ajuda é apreciada antecipadamente. Obrigado!

Obrigado por sua pergunta e boa sorte em seu novo emprego.

Gerenciar compromissos recorrentes no Outlook pode ser uma tarefa assustadora, vamos tentar dividi-la com algumas práticas recomendadas para fazer as coisas acontecerem.

Configure o calendário do seu projeto

Minha primeira recomendação seria configurar um calendário dedicado ao seu projeto, para que você possa ter todas as reuniões relacionadas ao projeto organizadas em um único local. Aqui está um tutorial sobre como adicionar novos calendários ao Outlook para Windows e MAC.

Agendar série de reuniões recorrentes

Depois de configurar seu calendário, você pode começar a agendar sua série de reuniões.

Usuários do Windows

• Faça login no Outlook e abra seu calendário.
• Na guia inicial, clique na visualização Work Week, isso fornecerá uma visualização mais granular e fácil de usar do seu calendário.
• Agora selecione o dia e a hora da sua reunião.
• Clique com o botão direito e clique em Nova reunião recorrente (ou compromisso).
• Se necessário, ajuste a data e hora da sua reunião/compromisso.
• Defina sua recorrência de reunião (Diariamente/Semanalmente e assim por diante).
• Defina seu intervalo de recorrência.

• Quando terminar clique em OK .
• Em seguida, pressione o botão Para para selecionar os endereços de e-mail dos destinatários da sua lista de contatos ou, alternativamente, insira seus endereços manualmente.
• Defina um assunto descritivo para sua reunião.
• Use a seção Tags de reunião , no lado direito da faixa de opções, para definir a importância e a sensibilidade da reunião

• Em seguida, defina o local da reunião e seus detalhes de contato. Pode ser uma sala de reuniões ou você pode estar usando Skype, Zoom para Outlook ou outros meios de comunicação online.
• Por último, no corpo do convite da reunião, expanda as metas da série de reuniões, os KPIs e assim por diante. Lembre-se de definir uma agneda clara para sua reunião, bem como metas claras e mensuráveis.
• Quando terminar, aperte o botão Enviar .

Usuários de Mac

O processo para usuários de MAC é um pouco diferente e se assemelha ao usado nas versões mais antigas do Office:

• Abra o Outlook 365/2019 para MAC.
• Na visualização do calendário, passe o mouse até a data e hora da reunião/compromisso necessária.
• A caixa de diálogo Reunião do organizador será aberta.
• Pressione o botão Para para definir os participantes da reunião.

• Em seguida, defina o assunto, local e duração da reunião.

• No menu superior, clique no botão Recorrência .
• A seguinte caixa de diálogo aparecerá:

• Defina as configurações de reunião/compromisso conforme necessário.
• Uma vez feito clique em OK.
• No corpo do convite da reunião, forneça mais informações conforme necessário.
• Quando terminar, aperte o botão Enviar .

Solicitações de configuração para série de reuniões/compromissos/eventos por duplicação

Você poderia criar uma série de reuniões ou eventos, duplicando uma série anterior e ajustando os assuntos, participantes e local da reunião. Aqui está um tutorial que irá ajudá-lo a conseguir isso.

Perguntas? Sinta-se à vontade para usar os comentários abaixo para nos informar.

Boa sorte!