Parar e remover mensagens de email duplicadas no Outlook 2016 e 2019

Aplica-se a: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 e macOS (com pequenos ajustes).

Você já recebeu um monte de itens de e-mail duplicados redundantes, pessoas de contato e entradas de calendário no Outlook e queria limpar rapidamente essas duplicatas irritantes para que você pudesse se concentrar nas coisas reais?

Se sim, continue lendo, porque hoje vamos mostrar como você pode parar de receber essas mensagens e remover e- mails duplicados de sua caixa postal sem comprar uma ferramenta de remoção cara.

Primeiro, explicaremos os motivos mais comuns para os casos mais comuns de duplicação de e-mail. Em seguida, forneceremos algumas soluções simples que você pode implementar facilmente para limpar conversas, contatos e reuniões redundantes da sua caixa de entrada de e-mail com facilidade.

Razões para e-mail duplicado em sua caixa de correio

Pelo que vi no passado, as duplicatas do Outlook normalmente se originam de seis razões principais :

1. Regras não configuradas corretamente : pode haver casos em que duas ou mais regras sejam acionadas ao receber e-mail, resultando em várias instâncias das mesmas mensagens.
2. Configuração de conta incorreta : Em vários casos, vi que os usuários definiram erroneamente várias ocorrências da mesma conta de e-mail e isso resulta em várias instâncias de cada entrada de e-mail, contatos e entradas de calendário.
3. O intervalo de envio/recebimento é muito curto . Se a frequência de atualização da sua caixa de entrada for muito curta; O Outlook pode carregar a mensagem em sua caixa de entrada, MAS pode não conseguir marcar as ocorrências de mensagens como sincronizadas/carregadas. Isso resulta em ocorrências multiplicadas das mesmas mensagens.
4. Problemas de sincronização : também observamos contatos e mensagens duplicados resultantes de problemas de sincronização com provedores de terceiros.
5. Erros do usuário ao copiar e colar manualmente reuniões e compromissos no Calendário do Outlook.
6. Mesclagem incorreta de várias pastas pessoais do Outlook (também conhecidas como arquivos PST) em uma pasta.

Impacto de itens duplicados do Outlook

1. Eles prejudicam sua produtividade.
2. Eles confundem e causam erros. Imagine responder mais de uma vez à mesma nota :-(…
3. Eles podem afetar o desempenho de carregamento do cliente Outlook. Quanto mais mensagens armazenadas em seu computador ou servidor o Outlook precisar carregar na inicialização, mais lento será seu desempenho.
4. Dups enchem sua caixa de entrada. Os usuários de negócios precisarão excluir e-mails para cumprir a capacidade de armazenamento de e-mail alocada fornecida por seu departamento de TI.

Agora que entendemos as causas-raiz e o impacto, vamos nos concentrar em algumas soluções possíveis.

Remover e-mail duplicado no Outlook

Existem vários utilitários e suplementos de remoção de duplicação de e-mail no mercado, mas acreditamos e recomendamos que você use a funcionalidade do Outlook pronta para uso. Leia sobre o procedimento completo.

• Abra o Microsoft Outlook (este processo funcionará nas versões 2013 e 2016).
• É sempre aconselhável fazer backup de seu e-mail antes de executar um procedimento de limpeza. Aqui está um procedimento passo a passo para exportar e fazer backup de seu e-mail, calendário e contatos do Outlook .
• Depois de terminar, selecione a pasta na qual estão os emails duplicados.
• Em Home , vá em frente e selecione a caixa suspensa Limpar na Faixa de Opções.

• Selecione Limpar conversa para excluir e mover emails duplicados na conversa para a pasta Itens Excluídos.
• A pasta de limpeza excluirá e moverá e-mails duplicados na pasta específica para os itens excluídos.
• A limpeza de pastas e subpastas antigas permitirá que você limpe também subpastas.
• Uma vez feito, você pode clicar com o botão direito do mouse na pasta Itens Excluídos e clicar em Esvaziar Pasta para excluir definitivamente suas instâncias de e-mail duplicadas.

Nota: Se você for um usuário do Microsoft Office para MAC, encontrará a opção Limpar na sua Faixa de Opções.

Evitando problemas de duplicação de e-mail

1. Se relevante, verifique suas regras do Outlook para garantir que várias regras não sejam acionadas em paralelo para cada mensagem recebida.
2. Se estiver usando provedores de email da Web de terceiros, verifique se suas  contas do GMail, Yahoo e Outlook.com estão definidas corretamente no Outlook.
3. Agora, aumente a frequência de atualização da sua caixa de entrada. Aqui está o processo passo a passo:
   • No Outlook, clique em Enviar / Receber
   • Clique em Enviar / Receber Grupos
   • Agora vá em frente e selecione Definir grupos de envio/recebimento
   • Agora defina o intervalo de tempo para um valor entre 15 e 30 minutos (veja a captura de tela abaixo)
   • Clique OK.

Limpando contatos duplicados

Se você encontrou contatos duplicados na guia Pessoas, você achará este tutorial muito útil para remover os contatos redundantes. Siga as etapas descritas para mesclar entradas duplicadas em sua lista de contatos do Outlook.

Espero que ajude!