Formulários do Outlook: Como criar formulários preenchíveis no Microsoft Office 2016/2019?

Observação: o conteúdo deste post é aplicável ao Office 2019,2016, 2013, 2010; versões para desktop e Office 365; Windows 10, 8 e 7;

Post atualizado em: maio de 2020

Aqui está uma pergunta de Deanne:

Trabalho no setor de Varejo. Eu uso o Outlook para gerenciar minhas informações de contato. Gosto muito do Outlook como meu gerenciador de contatos, mas claramente preciso aprimorar os recursos básicos do formulário de contato. Meu requisito é poder adicionar vários campos que me permitirão armazenar links para os perfis de mídia social de cada um dos meus contatos. Para encurtar a história, acho que tenho algumas perguntas aqui: Primeiro, como fazer os botões do item de menu que me permitirão interagir com os formulários do Outlook e segundo: como realmente ir em frente e criar ou modificar meu formulário de contato. Qualquer dica é super apreciada. Obrigado!

Nesta postagem, ensinaremos como você pode criar facilmente formulários de usuário preenchíveis personalizados no Microsoft Outlook. Personalizaremos o formulário de contato como exemplo, mas o processo é totalmente aplicável a e-mails, tarefas, solicitações de tarefas, convites para compromissos, entradas de diário e assim por diante.

OK .. vamos começar.

Trabalhar com formulários no Outlook não é particularmente difícil. O Outlook fornece vários modelos predefinidos e a ideia básica é personalizar esses modelos de acordo com suas necessidades.

Criar formulários personalizados do Outlook

Aqui está o processo para inserir e editar formulários de usuário do Outlook:

1. Configure sua guia de desenvolvedor do Outlook .
2. Abra um formulário do Outlook existente .
3. Modifique o formulário para incluir seus campos personalizados conforme necessário.
4. Salve seu formulário de usuário personalizado .
5. Teste completamente seu trabalho.
6. Compartilhe com outros usuários do Outlook em seu local de trabalho ou grupo para que eles possam usar o formulário útil que você acabou de criar :-).

Formulários do Outlook: um exemplo detalhado

O Microsoft Outlook fornece uma boa coleção de formulários relacionados aos principais objetos do Outlook que você pode selecionar e iniciar seu processo de desenvolvimento de formulários. Isso é muito útil porque não queremos reinventar a roda. Neste tutorial, vamos avançar e estender o formulário de contatos já existente armazenado em sua biblioteca de formulários padrão.

Especificamente, vamos focar especificamente em você como personalizar o formulário de Contatos. Por conveniência, presumiremos que você deseja gerenciar as seguintes informações de mídia social para suas pessoas de contato:

• Perfil do linkedIn
• perfil do Twitter
• perfil do Facebook
• Grupo do Facebook

Veja como será nosso formulário de usuário personalizado do Outlook:

Etapa 0: configurar a guia Desenvolvedor

Conforme observado pelo leitor acima, antes de começarmos com nossos formulários personalizados do Outlook , precisamos habilitar a chamada guia Desenvolvedor. Isso nos permitirá acessar os recursos do Outlook necessários para desenvolver nossos próprios formulários.

Aqui está como fazê-lo:

1. Primeiro, vá em frente e abra o Microsoft Outlook .
2. Agora clique com o botão direito do mouse na Faixa de Opções e selecione Personalizar Faixa de Opções .

1. Clique na caixa de seleção do desenvolvedor e selecione OK .

1. Agora você notará a guia Desenvolvedor recém-adicionada em sua Faixa de Opções.

Etapa 1: abra seu formulário existente

1. Na faixa de opções do Outlook, vá em frente e clique no menu Desenvolvedor .
2. Agora vá em frente e clique em Design a form .
3. No campo da caixa Look In, certifique-se de que a biblioteca Standard Forms esteja selecionada.
4. Selecione o formulário de contato .
5. Clique em Abrir.
6. Agora vamos em frente e modificar o formulário de contato existente.
7. Você notará que nosso formulário foi aberto no Design View.
8. Na próxima etapa, adicionaremos vários novos campos personalizados para armazenar nossas informações de contato de mídia social.

Etapa 2: adicionar campos de formulário personalizados

Nesta etapa, seguiremos em frente e criaremos campos de formulário personalizados (columns0 para as informações de mídia social.

• No grupo Ferramentas da Faixa de Opções, clique no botão Seletor de Campos.
• Esta caixa de diálogo será aberta. Na parte inferior da caixa de diálogo Field Chooser, clique em New.

• Crie sua primeira nova coluna, chame-a de LinkedIn, escolha Tipo = Texto e Formato = Texto, conforme mostrado abaixo.

• Agora repita o processo acima para os próximos 3 campos: Twitter, Facebook, Grupo do Facebook.
• Você notará seus novos campos na seção Campos definidos pelo usuário na pasta, conforme mostrado abaixo:

Etapa 3: adicionar uma página de formulário personalizada

Nesta etapa, adicionaremos uma página personalizada ao formulário de contato. Nessa página, armazenaremos os campos do perfil de mídia social.

1. Agora vá em frente e clique na guia (P.2) ao lado do General como mostrado abaixo.

1. Agora, na faixa de opções, pressione o botão Página e selecione Renomear página.

1. Digite Mídia Social no campo Nome da Página e clique em OK.
2. Agora arraste os quatro campos do Field Choose para sua página de mídia social e posicione-os como mostrado abaixo:

1. Nota: Para alinhar seus campos personalizados, basta selecioná-los (certifique-se de pressionar o botão CTRL ao selecionar todos eles), clique com o botão direito do mouse e pressione Alinhar e selecione a direção do alinhamento.
2. Como parte do desenvolvimento de seu formulário, você deve verificar seu trabalho periodicamente. A melhor maneira de fazer isso é pressionando o botão Executar este formulário. Isso mostrará como seu trabalho ficará para o usuário.

Etapa 4: salve seu formulário do Outlook

Como você viu antes, seu formulário de contato modificado ainda está no modo de design. Se você quiser começar a usá-lo, deve publicá-lo em sua biblioteca de formulários. De acordo com suas permissões, você poderá disponibilizá-lo para seu próprio uso ou permitir que outro colega em sua organização também o use.

1. Na sua Faixa de Opções, clique no botão Publicar.
2. Selecione Publicar formulário como.
3. Em nome de exibição digite ContactFormSocial
4. Clique em Publicar.

Observação de usuário avançado: Seu formulário será salvo como um arquivo .oft no diretório AppData do seu diretório inicial:: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Etapa 5: experimente seu novo formulário

Estamos quase lá. Agora é hora de ir em frente e dar uma chance ao nosso trabalho.

1. Abra sua guia Contatos no Outlook.
2. Acerte Novos Itens.
3. Clique em Formulários Personalizados.
4. Selecione sua entrada ContactFormSocial.
5. Clique no botão Mídia Social na Faixa de Opções (você acabou de adicionar na etapa anterior ;-))
6. Voilá' – pronto!

Etapa 6: use seu novo formulário de contato por padrão

Se estiver satisfeito com o resultado do seu trabalho, você pode definir seu novo formulário como o formulário de contato padrão no Microsoft Outlook. Faça isso somente depois de ter seguido todo o tutorial, pois esta etapa é irrelevante de outra forma.

Proceda da seguinte forma:

1. Navegue até a guia Contato.
2. Realce sua pasta da biblioteca de contatos (por padrão, é chamada de Contatos).
3. Clique com o botão direito e selecione Propriedades.
4. Na guia Geral, selecione o nome do seu formulário (no nosso caso ContactFormSocial) no campo Ao postar na pasta.
5. Clique em OK.

Modelos de formulário de reunião do Outlook

Se você estiver procurando por um tutorial mais aprofundado, visite este exemplo detalhado de um design de modelo de email e compromisso para Outlook (aplicável ao Windows e ao macOSX)

Onde encontrar meus modelos do Outlook?

Alguns leitores tiveram alguns problemas para encontrar o local de armazenamento de seus formulários de usuário personalizados para o Outlook.

Por padrão, o local está em sua conta de usuário. No Windows 10 /8 ou 7, provavelmente será: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.