Como criar e usar pastas de dados pessoais no Outlook 2019/365/2016?

Aplicável a: Office 365, 2016, 2013, 2019; Windows 7, 8 e 10.

Aqui está uma pergunta de Johny:

Um colega de trabalho me disse que está usando arquivos pst para manter backups de sua caixa de e-mail, calendário, diários e pessoas de contato. Você poderia elaborar mais sobre como inserir arquivos de dados do Outlook e usá-los para arquivamento diário da minha caixa de correio? Eu amo o MAC OSX Sierra e desejo usar o Outlook no MAC, então acho que outra pergunta que tenho é se posso usar o pst no MAC OSX. Muito Obrigado!

As pastas pessoais do Outlook são muito úteis, pois permitem criar copiadores offline de nossos e-mails, contatos e tarefas para acesso offline, backup de dados ou transferência para um computador diferente. As pastas pessoais são representadas no sistema operacional Windows pelo sufixo .PST.

Neste guia, aprenderemos como criar e abrir pastas pessoais, bem como exportar seu e-mail para um arquivo PST para backup.

Primeiro, ensinaremos como criar pastas do Outlook usando o assistente Abrir/Exportar. Isso permitirá que você empacote todos os e-mails / contatos e calendários existentes de uma só vez. Para usuários avançados, descreveremos como criar os arquivos pst manualmente. Depois de definir o arquivo de dados, você pode preencher sua pasta pessoal com e-mails, calendários e contatos específicos . Continue lendo para os detalhes.

Criar arquivo PST exportando

1. Vá para Arquivo , clique em Abrir e Exportar e selecione Importar/Exportar .

1. Na caixa de diálogo aberta, clique em Exportar para um arquivo e clique em Avançar .

1. Selecione Arquivo de dados do Outlook (.pst) na opção Criar um arquivo do tipo  e clique em  Avançar.

1. Agora, selecione a caixa de correio que você gostaria de exportar. Se você estiver interessado em exportar seu calendário ou contatos, selecione a pasta relevante na tela Exportar arquivo de dados do Outlook.
2. Selecione o local do seu arquivo de backup e clique em Concluir .

1. Último – Insira uma senha e uma senha de verificação  para o arquivo de backup.

1. Digite também a senha para abrir o arquivo de backup.

Criando arquivos PST manualmente

1. Abra seu Microsoft Outlook 2016 (ou Office 365 e Outlook 2013), clique em Home e selecione New item .
2. Na caixa suspensa, mova o cursor para Mais itens e selecione Arquivo de dados do Outlook .

1. Na caixa de diálogo, digite o nome do arquivo e salve - o em seu local.

1. Observe a localização do arquivo .PST, pois você pode copiá-lo posteriormente para um dispositivo de backup externo.
2. Agora, sua pasta pessoal é criada com as subpastas Itens Excluídos e Pastas de Pesquisa  .

1. Para adicionar mais subpastas, clique com o botão direito do mouse na pasta pessoal e clique em Nova pasta .

1. Digite o nome e pressione a tecla Enter para criar subpastas em sua pasta Pessoal.

Encontrando arquivos PST

Alguns leitores nos perguntaram sobre procurar esses arquivos .pst depois de criá-los. A maneira mais fácil de encontrar seus arquivos é simplesmente pesquisar arquivos denominados *.pst em sua Pesquisa do Windows.

Adicionando itens de e-mail específicos às suas pastas de dados pessoais

1. Abra sua caixa de correio do servidor e clique com o botão direito do mouse na caixa de correio que deve ser movida para sua pasta pessoal.
2. Clique em Mover e selecione a pasta a ser movida.

1. A pasta ou os itens de e-mail selecionados serão movidos.

O MAC OSX usa arquivos pst?

O Microsoft Outlook para MAC não usa as Pastas de Dados do Outlook. Dito isto, é definitivamente possível importar arquivos pst criados em seu computador Windows para o Outlook para MAC.