Como criar um modelo de email no Microsoft Outlook.com 365?
Saiba como criar um modelo de email no Microsoft Outlook.com 365 para economizar tempo ao redigir mensagens similares.
Como enviar mensagens de resposta automática recorrentes no Outlook 2019/365/2016 quando estiver fora do escritório?
Última atualização: outubro de 2019
Aplicabilidade: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows e macOS.
Aqui está uma pergunta que recebemos de Dorothy:
Olá! eu trabalho como agente de viagens e minha disponibilidade é de extrema importância para meus clientes. De vez em quando, estou fora do escritório devido às férias, e gostaria de garantir que meus clientes estejam cientes disso e que as coisas não caiam nas rachaduras. No passado, eu costumava trabalhar para uma empresa, e lembro que havia um truque para definir um auto-respondedor fora do escritório lá. Agora trabalho em casa e uso o Outlook.com e o Gmail no Microsoft Outlook 2019, existe uma maneira de configurar uma regra de ausência temporária para notificar outras pessoas de que estou ausente?
Obrigado por sua boa pergunta e boa sorte com seu novo negócio.
Você pode definir facilmente textos de resposta automática quando estiver fora do escritório usando Regras. Neste tutorial, explicaremos como fazer isso no Windows e depois no macOS. Os leitores podem colocar isso em prática para que o Outlook responda automaticamente em caso de férias ou qualquer outra licença.
Para completar, adicionamos uma pequena seção sobre como usar o Outlook no Exchange para enviar respostas OOTO.
Configurando respostas automáticas no Windows
Usando regras
Se você estiver usando o Gmail ou Hotmail/Outlook.com no Outlook, precisará usar as Regras para configurar sua resposta automática.
Por favor, proceda da seguinte forma:
- Abra o Outlook.
- Primeiro, defina um modelo de mensagem do Outlook que será enviado quando estiver ausente. Este post tem todas as informações que você precisa para configurar seu template.
- Em seguida, na guia E-mail, clique no botão Regras.
- Selecione Gerenciar Regras e Alertas.
- O Assistente de Regras será aberto.
- Aperte o botão Nova Regra…
- Em seguida, selecione Aplicar regras nos emails que recebo .
- Clique em Avançar.
- Especifique se você deseja que essa regra de ausência temporária se aplique a e-mails específicos.
- Clique em Avançar se quiser que a regra seja aplicada a todas as mensagens recebidas.
- Agora verifique a resposta usando uma regra de modelo específica.
- No painel inferior, clique no link do modelo específico.
- Procure em seu computador o modelo de e-mail que você definiu na primeira etapa deste tutorial.
- Nota: Os modelos são salvos como arquivos frequentemente .
- Depois de encontrar seu modelo, destaque-o e clique em Abrir.
- Clique em Avançar.
- Defina quaisquer exceções à sua regra conforme necessário.
- Clique em Avançar.
- Forneça um nome significativo para sua regra, conforme mostrado abaixo
- Quando terminar, clique em Concluir.
Desativando regras
Nota: Lembre-se de que você precisará desativar suas regras quando voltar de suas férias ou licença; caso contrário, seus e-mails automáticos continuarão sendo enviados.
Se você quiser desabilitar suas respostas, faça o seguinte:
- Abrir Outlook
- Regras de acerto
- Hit Gerenciar Regras e Alertas
- Desmarque todas as regras que você gostaria de desativar.
- Quando terminar, clique em Aplicar.
Usando o Exchange
Se sua empresa estiver usando um Exchange Server, o processo de configuração é muito simples:
- Abra o Outlook.
- Clique em Arquivo.
- Agora pressione o botão Respostas Automáticas (observe que você precisará estar conectado ao Exchange para configurá-las).
- Agora defina sua resposta automática para remetentes dentro e fora de sua organização.
- Clique em OK quando terminar.
Fora do escritório responde no MAC
Se você estiver no macOS, o processo é bastante simples, aqui estão as etapas:
- Abra o Outlook para macOS
- Na barra superior, navegue até Ferramentas e dez escolha Regras.
- A caixa de diálogo Regras será aberta.
- Se você estiver usando o Gmail ou Outlook.com/Hotmail, destaque IMAP no lado esquerdo.
- Clique no sinal + na parte inferior da caixa de diálogo.
- Defina o nome da sua regra:
- Na seção Faça o seguinte, selecione Responder e, em seguida, pressione o botão Responder Texto… .
- Agora vá em frente e defina seu texto de resposta fora do escritório conforme mostrado abaixo
- Quando terminar, clique em OK .
- Marque as caixas “ Não Aplicar ” e “ Ativado ” e clique em OK . Quando voltar das férias, lembre-se de desmarcar o botão Ativado para desativar a regra.
- A caixa de diálogo de regras terá a seguinte aparência. Cada email recebido será respondido automaticamente pelo Outlook.
Mais perguntas dos leitores
Várias respostas automáticas para uma caixa de correio
Perguntamos se você pode definir diferentes respostas automáticas de acordo com quem enviou a mensagem. Isso é possível, pois o Outlook Rules Wizrd permite que você condicione suas mensagens de e-mail por vários parâmetros:
- por pessoas,
- se você está no TO ou CC,
- se você é o único destinatário
- Se palavras específicas aparecem no assunto ou no corpo
- Por importância do e-mail
Para usar várias respostas, tudo o que você precisa fazer é criar regras diferentes e atribuir diferentes modelos de resposta do Outlook a cada uma.
Como saber se minhas respostas automáticas foram enviadas?
Boa pergunta, você verá suas respostas aparecendo como entradas na pasta de itens enviados do Outlook
Funciona quando meu PC está desligado?
Esta é uma pergunta muito importante – a resposta é que as regras que você está definindo no Outlook são apenas para o cliente, o que significa que elas serão executadas apenas quando o Outlook estiver em execução. Este não é o caso se você estiver usando respostas automáticas no Outlook no Exchange.
Posso configurar um encaminhamento automático em vez disso?
Quando estiver no PTO/férias/feriados ou enquanto estiver viajando, você pode optar por encaminhar automaticamente seus e-mails para outras pessoas para que elas possam responder. Você pode usar o Assistente de Regras para definir uma regra específica para lidar com isso.
Posso adicionar uma imagem à minha mensagem de resposta automática?
No Windows, você pode adicionar informações de rich text às suas respostas, sejam links, imagens e até gifs animados. Você também pode adicionar sua assinatura a todos os e-mails enviados.
Em caso de dúvidas adicionais, sinta-se à vontade para nos informar. Espero que ajude!
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