Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

В Microsoft Office мы используем Visual Basic для приложений (VBA) для создания пользовательских программ, расширяющих базовые функции Office и помогающих сэкономить время за счет автоматизации повторяющихся задач. Мы называем эти небольшие программы VBA макросами .

В этом руководстве мы хотели предоставить наиболее полный ресурс по разработке макросов для Outlook. Мы сосредоточимся на изучении основ Outlook VBA для начинающих, научимся писать макросы, а затем рассмотрим некоторые более продвинутые полезные идеи макросов. Основываясь на отзывах, которые мы получили, после прохождения этого руководства вы сможете разрабатывать и запускать простые макросы VBA для Outlook.

  • Сначала основы: мы узнаем, как вставлять и сохранять простой пользовательский макрос VBA в активный сеанс Outlook.
  • Затем мы настроим среду разработки макросов на нашем компьютере.
  • Мы рассмотрим самые основные примеры Outlook VBA. Это поможет вам понять основы разработки макросов и позволит вам писать простые макросы.
  • Далее мы продолжим и определим ярлык для нашего макроса на панели быстрого доступа. Это позволит нам легко запустить макрос.
  • И мы закончим, включив макросы Outlook и обработав их параметры безопасности, чтобы гарантировать, что код действительно запустится при появлении запроса на наших компьютерах.

Могу ли я записать макрос Outlook?

В отличие от других приложений Office, Outlook не предлагает простой записи макросов для записи действий пользователя и автоматического создания необходимого кода VBA для нас в фоновом режиме. Поэтому, если мы хотим добавить в Outlook собственные пользовательские функции, нам нужно научиться писать простые программы VBA и включать их в сеанс Outlook.

Примечание. Если вам интересно узнать, как на самом деле работает средство записи макросов Office, я бы порекомендовал изучить учебные пособия по макросам MS Word и Excel VBA .

Написание макросов VBA в Outlook

  1. Прежде всего, откройте Microsoft Outlook.
  2. Теперь продолжайте и нажмите кнопку Alt + F11 .
  3. Откроется интегрированная среда разработки (IDE) для разработчиков VBA.
  4. Разверните дерево проекта до узла ThisOutlookSession .
  5. Щелкните правой кнопкой мыши ThisOutlookSession и нажмите « Вставить » .
  6. Теперь вы собираетесь вставить модуль Visual Basic. Для этого выберите Module .
  7. Вставьте свой код VBA в окно модуля .
  8. Нажмите « Файл», затем выберите «Сохранить » .
  9. Идите вперед и закройте среду разработчика . Это вернет вас к пользовательскому интерфейсу Outlook.

Примечание. Прочтите несколько простых примеров кода, которые помогут вам начать работу с VBA. Никогда не копируйте код VBA из неизвестных ресурсов.

Как настроить вкладку разработчика в Outlook?

Если вы будете часто разрабатывать макросы Outlook, вам может потребоваться настроить среду разработки Office. Звучит фантастически, не так ли? На самом деле это довольно простая процедура. Читайте подробности:

  1. Откройте Outlook , щелкните правой кнопкой мыши верхнюю область ленты и выберите «Настроить ленту » .

Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

  1. Проверьте запись « Разработчик » и нажмите « ОК» .

Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

  1. Теперь вы найдете меню «Разработчик» на ленте.

Полезные примеры VBA для Outlook

Создать сообщение электронной почты

Этот простой фрагмент программного кода создает новый элемент сообщения электронной почты.

Сценарий начинается с создания почтового элемента Outlook, затем он устанавливает поля «Кому», «Тема», «Основной текст» и «Копия». Наконец, он отображает сообщение в Outlook, чтобы вы могли просмотреть и отправить его вручную.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Дополнительное примечание. Вы можете использовать предопределенные шаблоны Outlook при определении новых электронных писем с помощью VBA. Для этого вам нужно будет использовать метод CreateItemFromTemplate и указать расположение вашего файла шаблона Outlook (*. oft ).

Отправить электронное письмо программно

Если вы хотите, чтобы Outlook автоматически отправлял только что созданное электронное письмо, вы можете добавить следующую строку в код, опубликованный выше. Вставьте следующую строку перед оператором End Sub предыдущего фрагмента.

MyEmail.Send

Прикрепить файл к электронному письму

Во многих случаях вы хотели бы автоматизировать отправку электронного письма с прикрепленным к нему файлом. Это может быть документ Word, электронная таблица Excel, презентация Powerpoint, документы PDF и т. д.». Если вы хотите отправить электронное письмо с вложениями программно, используйте этот код:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Примечания:

  • Пожалуйста, убедитесь, что вы указали правильный путь и имя файла вложения во фрагменте.
  • В этом примере я установил несколько получателей для электронной почты , пожалуйста, настройте по мере необходимости.

Создайте задачу с помощью VBA

Следующий фрагмент кода создает задачу Outlook, назначает ее другому лицу и задает тему и основной текст задачи.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Сохранить как HTML

Немногие читатели спрашивали, как автоматизировать сохранение писем в HTML. Приведенный ниже код выполняет именно это.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Примечание. Убедитесь, что вы запускаете этот код только в сообщениях электронной почты, которые открыты в Outlook (не в представлении «Входящие» или «Проводник»).

Вопросы, связанные с макросами Outlook

Где хранятся макросы в Outlook?

Вы можете блуждать, где именно хранится ваш используемый макрос. Ну, в отличие, например, от Excel, который позволяет хранить макросы в файле personal.xlb или в определенных электронных таблицах; все макросы Microsoft Outlook хранятся в одном глобальном файле в вашей файловой системе. В частности, файл, в котором хранятся все ваши макросы, называется VBAProject.otm. Файл можно найти по адресу: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Кнопка быстрого доступа для макросов Outlook

Наш следующий шаг — вставить небольшую кнопку быстрого доступа, которая позволит нам легко запускать макрос. Для простоты мы вставим эту кнопку на панель быстрого доступа.

  1. Откройте Microsoft Outlook, если он еще не открыт.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши верхнюю ленту Outlook и выберите «Настроить панель быстрого доступа» .

Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

       Примечание. Аналогичную процедуру можно использовать для размещения значка на самой ленте, а не на панели быстрого доступа.

  1. Нажмите на поле со списком « Выбрать команды из » и выберите « Макросы » .

Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

  1. Выберите только что созданный макрос и нажмите « Добавить» .

Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

  1. Нажмите « Изменить » , чтобы определить собственное изображение значка для кнопки панели быстрого доступа.

Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

  1. Когда закончите, нажмите ОК.

Как включить макрос в Outlook?

Этот шаг является необязательным, и его следует выполнять только в том случае, если вы получаете сообщение об ошибке при запуске только что созданного макроса.

  1. Далее нужно разрешить Outlook запускать наш макрос VBA. По умолчанию Microsoft Office отключает макросы и не разрешает их; поэтому нам нужно определить надлежащую безопасность макросов, чтобы разрешить запуск вашего пользовательского макроса Outlook.
  2. В Outlook 2016 нажмите « Разработчик » на ленте и выберите « Безопасность макросов » .

Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

  1. Выберите настройки безопасности макросов.
    1. В Outlook 2016: выберите Уведомления только для макросов с цифровой подписью, все остальные отключены или Уведомления для всех макросов .
    2. В Outlook 2019: выберите «Отключить все макросы с уведомлением» . Это опубликует предупреждающее сообщение, требующее одобрения пользователя перед запуском вашего макроса.
  2. После настройки параметров безопасности макросов нажмите «ОК » .

Примечание. Текущие параметры безопасности могут препятствовать запуску макросов в Outlook. Вот руководство о том, как действовать, если макросы отключены в вашем проекте макросов Outlook .

Как использовать макрос Outlook?

И последнее, но не менее важное: пришло время запустить только что созданный макрос.

  1. Перейдите к панели быстрого доступа (верхняя левая часть экрана — чуть выше меню ГЛАВНАЯ).
  2. Нажмите значок, который вы назначили своему макросу.
  3. Voi'la, вы только что завершили и запустили свой (первый) макрос Outlook VBA!

Дополнительные идеи макросов Outlook

Несколько наших читателей спросили, можем ли мы указать дополнительные идеи для автоматизации Outlook. Вот несколько для начала.

  1. Автоматически сохранять вложения во входящих сообщениях в определенную папку.
  2. Прочитайте список записей о встречах из CSV-файла и автоматически создавайте встречи в одном или нескольких календарях.
  3. Автоматическое создание задач/встреч/контактов из входящих писем.
  4. Визуализируйте статус ответов участников на набор повторяющихся собраний.
  5. Отправляйте электронные письма Outlook из Excel, Word или Access.
  6. Загрузите все вложения из определенной папки Outlook на свой компьютер. Если пространство вашей учетной записи Outlook ограничено, вы можете использовать этот макрос для загрузки на диск только больших вложений (например, более 5 МБ) вместо управления ими в Outlook.
  7. Экспорт контактов Outlook непосредственно в базу данных Access. Обратите внимание, что экспорт контактов в CSV доступен в продукте.
  8. Автоматически обновлять информацию о собраниях для отдельных или повторяющихся встреч.

Следующие шаги

Создание ярлыка для вашего макроса

Создайте ярлык для своего макроса, чтобы вы могли легко получить к нему доступ в будущем. Чтобы создать ярлык макроса:

  • Откройте Панель быстрого доступа в верхней части Outlook.
  • Нажмите Дополнительные команды.
  • В раскрывающемся списке «Выбрать команды из» выберите Макросы.
  • Выберите макрос, который хотите использовать в качестве ярлыка, затем нажмите кнопку Добавить .
  • Нажмите ОК.
  • Ярлык макроса появится рядом с панелью быстрого доступа.

Если вы когда-нибудь захотите удалить этот ярлык с панели инструментов, просто щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Удалить с панели быстрого доступа.Удалить с панели быстрого доступа. а> 

Вот еще один способ найти существующие макросы:

  • Перейдите на вкладку Разработчик .
  • Нажмите Макросы.
  • Выберите макрос, который вы хотите использовать.

Как изменить настройки макроса

Чтобы изменить или отредактировать настройки макроса Outlook:

  • Перейдите на вкладку Разработчик .
  • Нажмите Макробезопасность.

Отсюда у вас есть возможность:

  • Отключить все макросы без уведомления
  • Включите уведомления для макросов с цифровой подписью и отключите все остальные макросы.
  • Включите уведомления для всех макросов
  • Включить все макросы (не рекомендуется)
  • Применить настройки безопасности макросов к установленным надстройкам

Как создать шаблон электронной почты в Microsoft Outlook.com 365?

Как создать шаблон электронной почты в Microsoft Outlook.com 365?

Как создать шаблон электронной почты в Microsoft Outlook.com 365?

Как изменить цвет маркеров в Word?

Как изменить цвет маркеров в Word?

В этом посте вы узнаете, как изменить цвет и размер маркированных списков / точек в Excel, PowerPoint и Word 365 / 2016 / 2019.

Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Ваш почтовый ящик загроможден повторяющимися записями электронной почты? Узнайте, как остановить получение и удалить повторяющиеся сообщения в почтовых ящиках Outlook 365 / 2019 / 2016 как в MAC, так и в Windows.

Как добавить GIF-изображения в тело или подпись электронной почты Outlook 2016/2019?

Как добавить GIF-изображения в тело или подпись электронной почты Outlook 2016/2019?

Узнайте, как добавить / встроить и отправить изображение GIF в исходящую электронную почту Outlook 2016 и 2019.

Как обновить почту в почтовом ящике Outlook, если она не обновляется автоматически?

Как обновить почту в почтовом ящике Outlook, если она не обновляется автоматически?

Входящие Outlook не обновляются автоматически? Узнайте, как автоматически обновлять папку «Входящие» Outlook 365/2019/2016/2013 автоматически.

Как отправить электронное письмо в Outlook с помощью VBA?

Как отправить электронное письмо в Outlook с помощью VBA?

Научитесь писать макросы Outlook для автоматизации отправки электронной почты.

Почему Outlook находится в автономном режиме или отключен и как повторно подключиться?

Почему Outlook находится в автономном режиме или отключен и как повторно подключиться?

Узнайте, как диагностировать и устранять различные проблемы с отключением клиента Microsoft Outlook в Windows 10.

Формы Outlook: как создавать заполняемые формы в Microsoft Office 2016/2019?

Формы Outlook: как создавать заполняемые формы в Microsoft Office 2016/2019?

Узнайте, как разрабатывать и создавать настраиваемые пользовательские формы Outlook.

Остановить всплывающие уведомления календаря Outlook 365 / 2019 / 2016 для собраний и встреч

Остановить всплывающие уведомления календаря Outlook 365 / 2019 / 2016 для собраний и встреч

Узнайте, как отключить напоминания и уведомления из календарей Outlook 2016/2019 как на Windows, так и на MAC.

Как ускорить работу Microsoft Outlook (версии 2019/365/2016)?

Как ускорить работу Microsoft Outlook (версии 2019/365/2016)?

Узнайте, как повысить производительность Outlook.