Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

В Microsoft Office мы используем Visual Basic для приложений (VBA) для создания пользовательских программ, расширяющих базовые функции Office и помогающих сэкономить время за счет автоматизации повторяющихся задач. Мы называем эти небольшие программы VBA макросами .

В этом руководстве мы хотели предоставить наиболее полный ресурс по разработке макросов для Outlook. Мы сосредоточимся на изучении основ Outlook VBA для начинающих, научимся писать макросы, а затем рассмотрим некоторые более продвинутые полезные идеи макросов. Основываясь на отзывах, которые мы получили, после прохождения этого руководства вы сможете разрабатывать и запускать простые макросы VBA для Outlook.

• Сначала основы: мы узнаем, как вставлять и сохранять простой пользовательский макрос VBA в активный сеанс Outlook.
• Затем мы настроим среду разработки макросов на нашем компьютере.
• Мы рассмотрим самые основные примеры Outlook VBA. Это поможет вам понять основы разработки макросов и позволит вам писать простые макросы.
• Далее мы продолжим и определим ярлык для нашего макроса на панели быстрого доступа. Это позволит нам легко запустить макрос.
• И мы закончим, включив макросы Outlook и обработав их параметры безопасности, чтобы гарантировать, что код действительно запустится при появлении запроса на наших компьютерах.

Могу ли я записать макрос Outlook?

В отличие от других приложений Office, Outlook не предлагает простой записи макросов для записи действий пользователя и автоматического создания необходимого кода VBA для нас в фоновом режиме. Поэтому, если мы хотим добавить в Outlook собственные пользовательские функции, нам нужно научиться писать простые программы VBA и включать их в сеанс Outlook.

Примечание. Если вам интересно узнать, как на самом деле работает средство записи макросов Office, я бы порекомендовал изучить учебные пособия по макросам MS Word и Excel VBA .

Написание макросов VBA в Outlook

1. Прежде всего, откройте Microsoft Outlook.
2. Теперь продолжайте и нажмите кнопку Alt + F11 .
3. Откроется интегрированная среда разработки (IDE) для разработчиков VBA.
4. Разверните дерево проекта до узла ThisOutlookSession .
5. Щелкните правой кнопкой мыши ThisOutlookSession и нажмите « Вставить » .
6. Теперь вы собираетесь вставить модуль Visual Basic. Для этого выберите Module .
7. Вставьте свой код VBA в окно модуля .
8. Нажмите « Файл», затем выберите «Сохранить » .
9. Идите вперед и закройте среду разработчика . Это вернет вас к пользовательскому интерфейсу Outlook.

Примечание. Прочтите несколько простых примеров кода, которые помогут вам начать работу с VBA. Никогда не копируйте код VBA из неизвестных ресурсов.

Как настроить вкладку разработчика в Outlook?

Если вы будете часто разрабатывать макросы Outlook, вам может потребоваться настроить среду разработки Office. Звучит фантастически, не так ли? На самом деле это довольно простая процедура. Читайте подробности:

1. Откройте Outlook , щелкните правой кнопкой мыши верхнюю область ленты и выберите «Настроить ленту » .

1. Проверьте запись « Разработчик » и нажмите « ОК» .

1. Теперь вы найдете меню «Разработчик» на ленте.

Полезные примеры VBA для Outlook

Создать сообщение электронной почты

Этот простой фрагмент программного кода создает новый элемент сообщения электронной почты.

Сценарий начинается с создания почтового элемента Outlook, затем он устанавливает поля «Кому», «Тема», «Основной текст» и «Копия». Наконец, он отображает сообщение в Outlook, чтобы вы могли просмотреть и отправить его вручную.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Дополнительное примечание. Вы можете использовать предопределенные шаблоны Outlook при определении новых электронных писем с помощью VBA. Для этого вам нужно будет использовать метод CreateItemFromTemplate и указать расположение вашего файла шаблона Outlook (*. oft ).

Отправить электронное письмо программно

Если вы хотите, чтобы Outlook автоматически отправлял только что созданное электронное письмо, вы можете добавить следующую строку в код, опубликованный выше. Вставьте следующую строку перед оператором End Sub предыдущего фрагмента.

MyEmail.Send

Прикрепить файл к электронному письму

Во многих случаях вы хотели бы автоматизировать отправку электронного письма с прикрепленным к нему файлом. Это может быть документ Word, электронная таблица Excel, презентация Powerpoint, документы PDF и т. д.». Если вы хотите отправить электронное письмо с вложениями программно, используйте этот код:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Примечания:

• Пожалуйста, убедитесь, что вы указали правильный путь и имя файла вложения во фрагменте.
• В этом примере я установил несколько получателей для электронной почты , пожалуйста, настройте по мере необходимости.

Создайте задачу с помощью VBA

Следующий фрагмент кода создает задачу Outlook, назначает ее другому лицу и задает тему и основной текст задачи.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Сохранить как HTML

Немногие читатели спрашивали, как автоматизировать сохранение писем в HTML. Приведенный ниже код выполняет именно это.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Примечание. Убедитесь, что вы запускаете этот код только в сообщениях электронной почты, которые открыты в Outlook (не в представлении «Входящие» или «Проводник»).

Вопросы, связанные с макросами Outlook

Где хранятся макросы в Outlook?

Вы можете блуждать, где именно хранится ваш используемый макрос. Ну, в отличие, например, от Excel, который позволяет хранить макросы в файле personal.xlb или в определенных электронных таблицах; все макросы Microsoft Outlook хранятся в одном глобальном файле в вашей файловой системе. В частности, файл, в котором хранятся все ваши макросы, называется VBAProject.otm. Файл можно найти по адресу: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Кнопка быстрого доступа для макросов Outlook

Наш следующий шаг — вставить небольшую кнопку быстрого доступа, которая позволит нам легко запускать макрос. Для простоты мы вставим эту кнопку на панель быстрого доступа.

1. Откройте Microsoft Outlook, если он еще не открыт.
2. Щелкните правой кнопкой мыши верхнюю ленту Outlook и выберите «Настроить панель быстрого доступа» .

       Примечание. Аналогичную процедуру можно использовать для размещения значка на самой ленте, а не на панели быстрого доступа.

1. Нажмите на поле со списком « Выбрать команды из » и выберите « Макросы » .

1. Выберите только что созданный макрос и нажмите « Добавить» .

1. Нажмите « Изменить » , чтобы определить собственное изображение значка для кнопки панели быстрого доступа.

1. Когда закончите, нажмите ОК.

Как включить макрос в Outlook?

Этот шаг является необязательным, и его следует выполнять только в том случае, если вы получаете сообщение об ошибке при запуске только что созданного макроса.

1. Далее нужно разрешить Outlook запускать наш макрос VBA. По умолчанию Microsoft Office отключает макросы и не разрешает их; поэтому нам нужно определить надлежащую безопасность макросов, чтобы разрешить запуск вашего пользовательского макроса Outlook.
2. В Outlook 2016 нажмите « Разработчик » на ленте и выберите « Безопасность макросов » .

1. Выберите настройки безопасности макросов.
   1. В Outlook 2016: выберите Уведомления только для макросов с цифровой подписью, все остальные отключены или Уведомления для всех макросов .
   2. В Outlook 2019: выберите «Отключить все макросы с уведомлением» . Это опубликует предупреждающее сообщение, требующее одобрения пользователя перед запуском вашего макроса.
2. После настройки параметров безопасности макросов нажмите «ОК » .

Примечание. Текущие параметры безопасности могут препятствовать запуску макросов в Outlook. Вот руководство о том, как действовать, если макросы отключены в вашем проекте макросов Outlook .

Как использовать макрос Outlook?

И последнее, но не менее важное: пришло время запустить только что созданный макрос.

1. Перейдите к панели быстрого доступа (верхняя левая часть экрана — чуть выше меню ГЛАВНАЯ).
2. Нажмите значок, который вы назначили своему макросу.
3. Voi'la, вы только что завершили и запустили свой (первый) макрос Outlook VBA!

Дополнительные идеи макросов Outlook

Несколько наших читателей спросили, можем ли мы указать дополнительные идеи для автоматизации Outlook. Вот несколько для начала.

1. Автоматически сохранять вложения во входящих сообщениях в определенную папку.
2. Прочитайте список записей о встречах из CSV-файла и автоматически создавайте встречи в одном или нескольких календарях.
3. Автоматическое создание задач/встреч/контактов из входящих писем.
4. Визуализируйте статус ответов участников на набор повторяющихся собраний.
5. Отправляйте электронные письма Outlook из Excel, Word или Access.
6. Загрузите все вложения из определенной папки Outlook на свой компьютер. Если пространство вашей учетной записи Outlook ограничено, вы можете использовать этот макрос для загрузки на диск только больших вложений (например, более 5 МБ) вместо управления ими в Outlook.
7. Экспорт контактов Outlook непосредственно в базу данных Access. Обратите внимание, что экспорт контактов в CSV доступен в продукте.
8. Автоматически обновлять информацию о собраниях для отдельных или повторяющихся встреч.

Следующие шаги

• Нужна конкретная помощь VBA? Свяжитесь с нами для индивидуального предложения .