จะฝังวัตถุ Word ลงในสมุดงาน Excel 2016 / 365 / 2019 ได้อย่างไร

ฝังวัตถุเอกสารคำ

เอกสาร Word ที่ฝังไว้จะสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของไฟล์ภายในสมุดงาน Excel

ถ้า Excel ถูกส่งไปยังบุคคลอื่น พวกเขาจะสามารถดูเอกสารที่ฝังไว้ได้ พวกเขาไม่จำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์ต้นฉบับ เนื่องจากออบเจ็กต์ที่ฝังไว้นั้นเป็นสำเนาของต้นฉบับ น่าเสียดายที่การเปลี่ยนแปลงในเอกสาร Word ต้นฉบับจะไม่อัปเดตสำเนาในสมุดงาน Excel โดยอัตโนมัติ

สิ่งหนึ่งที่ต้องระวังคือถ้าคุณมีเอกสารที่ฝังไว้จำนวนมาก ก็จะสามารถเพิ่มขนาดของไฟล์ Excel ได้อย่างมาก

ฝังเอกสารโดยใช้ Ribbon

วิธีแรกในการฝังเอกสาร Word ลงใน Excel จะใช้อินเทอร์เฟซ Excel Ribbon มาตรฐาน

• เลือกเซลล์ที่จะแทรกวัตถุ
• คลิก แทรกแท็บ > กลุ่มข้อความ > วัตถุ
• ในกล่องโต้ตอบ Object ให้เลือก สร้างจากไฟล์ แท็บ
• คลิก เรียกดู เพื่อนำทางไปยังไฟล์
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกตัวเลือก ลิงก์ไปยังไฟล์ 
• กล่อง แสดงเป็นไอคอน สามารถเป็น:
  • เลือกแล้ว: แสดงไอคอน
  • ไม่เลือก: แสดงหน้าแรกของเอกสาร
• หากคุณตัดสินใจที่จะแสดงไอคอน การคลิกปุ่มเปลี่ยนไอคอนจะทำให้คุณสามารถเลือกไอคอนอื่นและให้คำบรรยายที่มีความหมายมากขึ้น
• คลิกปุ่ม ตกลง 

เอกสาร Word ถูกฝังลงใน Excel หากคุณเลือกที่จะแสดงเป็นไอคอน ไอคอนจะปรากฏขึ้น ไม่เช่นนั้นคุณจะเห็นกล่องข้อความที่มีเอกสารอยู่

ฝังเอกสารด้วย Paste Special

วิธีง่ายๆ ประการที่สองในการฝังเอกสาร Word ให้ใช้การวางแบบพิเศษ ใช้วิธีนี้กับเอกสาร Word ที่เปิดอยู่แล้ว

• เมื่อเปิดเอกสารคำ ให้เลือกข้อความที่จะมองเห็นบนสเปรดชีต
• คัดลอกส่วนที่เลือกโดยคลิก หน้าแรก > คัดลอก (หรือกด Ctrl + C)
• กลับไปที่ไฟล์ Excel ต้นฉบับ เลือกเซลล์ที่จะแทรกวัตถุ
• คลิก วาง (เลื่อนลง) จากนั้นคลิก วางแบบพิเศษ...
• ในกล่องโต้ตอบ วางแบบพิเศษ ให้เลือก:
  • วาง ตัวเลือกทางด้านซ้าย
  • วัตถุเอกสาร Microsoft Word ในรายการ As 
• สลับช่องทำเครื่องหมายเพื่อตัดสินใจว่าจะแสดงรายการเป็นไอคอนหรือไม่
• คลิก ตกลง

ซึ่งให้ผลลัพธ์เช่นเดียวกับการใช้ Ribbon

วิธีแก้ไขเอกสารที่ฝังตัว

เมื่อฝังเอกสาร Word แล้ว เราจะแก้ไขได้หลายอย่าง:

เราสามารถลากและวางเอกสาร Word ได้ทุกที่บนแผ่นงาน

การคลิกเพียงครั้งเดียวบนเอกสารจะแสดงจุดจับปรับขนาดเพื่อเปลี่ยนขนาดของเอกสาร

การดับเบิลคลิกที่เอกสารจะเปิดขึ้นเพื่อแก้ไขภายในแอปพลิเคชันต้นทาง ต้องติดตั้งแอปพลิเคชันต้นทางบนคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น

ฝังเอกสารคำที่เชื่อมโยง

เราใช้ออบเจ็กต์ที่เชื่อมโยงหากเราต้องการให้เอกสาร Word ที่ฝังอยู่อัปเดตอยู่เสมอเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในเอกสารต้นฉบับ นี่อาจเป็นวิธีที่ดีกว่าการฝัง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

ด้วยวัตถุที่เชื่อมโยง ข้อมูลจะยังคงอยู่ในเอกสาร Word สมุดงาน Excel ไม่ได้ฝังสำเนาของเอกสาร มันเก็บลิงค์ไปยังไฟล์ต้นฉบับ ดังนั้นไฟล์ที่เชื่อมโยงจึงไม่เพิ่มขนาดไฟล์ของ Excel แต่ Excel จะแสดงการแสดงรูปภาพของเอกสาร ดังนั้นคุณจึงยังคงมองเห็นได้

เอกสารต้นฉบับจะต้องเก็บไว้ในตำแหน่งไฟล์เดียวกันและพร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อรักษาลิงก์ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ตำแหน่งบนเครือข่ายบริษัทของคุณ สมุดงานอาจไม่พร้อมใช้งานหากคุณไม่ได้เข้าสู่ระบบ

เชื่อมโยงเอกสารโดยใช้ Ribbon

วิธีแรกของการเชื่อมโยง OLE ใช้ปุ่ม Ribbon:

• เลือกเซลล์ที่จะแทรกวัตถุ
• คลิก แทรก > กลุ่มข้อความ > วัตถุ
• ในกล่องโต้ตอบ Object ให้เลือก สร้างจากไฟล์ แท็บ
• คลิกปุ่ม เรียกดู เพื่อนำทางไปยังไฟล์
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก ลิงก์ไปยังไฟล์ แล้ว
• กล่อง แสดงเป็นไอคอน สามารถเป็น:
  • เลือกแล้ว: แสดงไอคอน
  • ไม่เลือก: แสดงหน้าแรกของไฟล์
• คลิก ตกลง

ขณะนี้ลิงก์ไปยังเอกสาร Word ได้ถูกเพิ่มลงใน Excel แล้ว

เชื่อมโยงเอกสารโดยใช้การวางแบบพิเศษ

วิธีที่สองของการเชื่อมโยง OLE ยังใช้การวางแบบพิเศษอีกด้วย

• ใน Word ให้เลือกข้อความที่จะมองเห็นบนสเปรดชีต
• คัดลอกส่วนที่เลือกโดยคลิก หน้าแรก > คัดลอก จาก Ribbon ของ Word (หรือ กด Ctrl + C)
• ใน Excel ให้เลือกเซลล์ที่จะแทรกวัตถุ
• คลิก วาง (เลื่อนลง) > วางแบบพิเศษ…
• ในกล่องโต้ตอบ วางแบบพิเศษ ให้เลือก:
  • วางลิงก์ ตัวเลือกทางด้านซ้าย
  • วัตถุเอกสาร Microsoft Word ในรายการ As 
• เลือกตำแหน่งที่จะแสดงรายการเป็นไอคอน
• คลิก ตกลง

วิธีแก้ไขเอกสารที่เชื่อมโยง

หากต้องการแก้ไขเอกสารที่เชื่อมโยง เราจำเป็นต้องอัปเดตไฟล์ต้นฉบับเท่านั้น Excel จะเก็บลิงก์ไปยังต้นฉบับ ดังนั้นจะมีเวอร์ชันล่าสุดโดยอัตโนมัติ

ใน Excel การคลิกขวาที่ออบเจ็กต์ที่เชื่อมโยงจะแสดงตัวเลือกเมนูเพิ่มเติมสำหรับแก้ไข เปิด และแปลงออบเจ็กต์

ลิงก์จะหยุดทำงานหากไฟล์ที่ลิงก์ย้ายไปยังตำแหน่งอื่น

เอกสารที่เชื่อมโยงและความปลอดภัย

Microsoft มองว่าลิงก์ภายนอกทั้งหมดเป็นความเสี่ยงด้านความปลอดภัย เนื่องจาก Excel ไม่ทราบว่าไฟล์ที่ลิงก์คืออะไร ดังนั้นจะแสดงข้อความความปลอดภัยเมื่อเปิดสมุดงาน

หากคุณคาดหวังลิงก์และคุณเชื่อถือลิงก์นั้น คุณสามารถคลิก เปิดใช้งานเนื้อหาได้อย่างปลอดภัย

เมื่อเปิดใช้งานลิงก์สำหรับเอกสารแล้ว ความสามารถในการอัปเดตลิงก์เมื่อเปิดจะพร้อมใช้งาน ในกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ คลิก อัปเดต เพื่อรีเฟรชลิงก์เมื่อเปิดไฟล์ Excel

การใช้ OneDrive หรือ SharePoint

เอกสาร Word สามารถบันทึกในเครื่องพีซีและบน OneDrive หรือ SharePoint ความแตกต่างที่สำคัญคือไฟล์จาก OneDrive หรือ SharePoint จะถูกเก็บไว้บนคลาวด์

สำหรับเอกสารที่บันทึกใน OneDrive หรือ SharePoint ลิงก์จะสามารถสร้างหรืออัปเดตได้เมื่อเปิดเอกสารภายในแอปพลิเคชัน Word บนเดสก์ท็อปเท่านั้น ดังนั้น นี่อาจจำกัดความยืดหยุ่นของแนวทางนี้สำหรับสถานการณ์จำลองของคุณ

สร้างเอกสารคำภายใน Excel

ตัวเลือกสุดท้ายคือการสร้างเอกสาร Word ใหม่จากภายใน Excel สิ่งนี้มีประโยชน์หากยังไม่มีเอกสาร

วิธีสร้างเอกสาร Word ใหม่

• เลือกเซลล์ที่จะแทรกวัตถุ
• คลิก แทรก > กลุ่มข้อความ > วัตถุ
• ในกล่องโต้ตอบ วัตถุ ให้เลือก สร้างใหม่ แท็บ
• เลือก เอกสาร Microsoft Word จากรายการ ประเภทวัตถุ 
• กล่อง แสดงเป็นไอคอน สามารถเป็น:
  • เลือกแล้ว: แสดงไอคอน
  • ไม่เลือก: แสดงหน้าแรกของไฟล์
• หากคุณตัดสินใจที่จะแสดงไอคอน การคลิกปุ่มเปลี่ยนไอคอนจะทำให้คุณสามารถเลือกไอคอนอื่นและให้คำบรรยายที่มีความหมายมากขึ้น
• คลิก ตกลง

เมื่อคุณบันทึกและปิดสมุดงาน Excel เอกสาร Word จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ไม่ได้สร้างเอกสารใหม่บนพีซีของคุณ แต่เป็นการฝังเอกสารลงใน Excel โดยตรง

ซึ่งใช้วิธีการเดียวกับการฝังเอกสาร ดังนั้นตัวเลือกการแก้ไขจึงเหมือนกับที่ระบุไว้ข้างต้น