Excel 2016 - บทที่ 3: วิธีสร้างสเปรดชีตใหม่และเปิดสเปรดชีตที่มีอยู่

วิธีสร้างไฟล์ Excel บนคอมพิวเตอร์ไม่ใช่เรื่องยาก ด้านล่างนี้เป็นคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีสร้างไฟล์ Excel และเปิดสเปรดชีตสำหรับผู้เริ่มต้น

Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่เป็นที่รู้จักมายาวนานและยังคงได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบัน เนื่องจากมีฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมและมีประโยชน์

ในส่วนก่อนหน้าใน ส่วนExcel 2016 LuckyTemplates ช่วยให้คุณทำความคุ้นเคยกับ Microsoft Excelและเรียนรู้เกี่ยวกับ OneDrive วันนี้ เรายังคงแบ่งปันกับคุณต่อไปถึงวิธีสร้างสเปรดชีตใหม่และเปิดสเปรดชีตที่มีอยู่ใน Excel 2016 เราขอเชิญคุณมาปรึกษา!

สารบัญของบทความ

• ขอแนะนำสเปรดชีต Excel 2016
  • เกี่ยวกับวันไดรฟ์
  • สร้างสเปรดชีต Excel 2016 เปล่าใหม่
  • เปิดสเปรดชีต Excel ที่มีอยู่
  • ปักหมุดสเปรดชีต Excel
• การใช้เทมเพลตที่มีอยู่ (Template)
  • สร้างสเปรดชีตใหม่จากเทมเพลต
• โหมดความเข้ากันได้
  • ในการแปลงสเปรดชีต

ขอแนะนำสเปรดชีต Excel 2016

ไฟล์ Excelเรียกว่าไฟล์สมุดงานใน Excel เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการเริ่มโครงการใหม่ใน Excel คุณจะต้องสร้างไฟล์สมุดงานใหม่ มีหลายวิธีในการเริ่มทำงานกับสเปรดชีตสมุดงานใน Excel คุณสามารถเลือกสร้างสเปรดชีตใหม่ไม่ว่าจะเป็นสเปรดชีตเปล่าหรือเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า หรือเปิด สเปรดชีตที่มีอยู่

ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้างสเปรดชีตใหม่และเปิดสเปรดชีตที่มีอยู่ใน Excel 2016 :

เกี่ยวกับวันไดรฟ์

เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดหรือบันทึกสเปรดชีต คุณจะมีตัวเลือกในการใช้OneDriveซึ่งเป็นบริการจัดเก็บไฟล์ออนไลน์ที่รวมอยู่ในบัญชี Microsoft ของคุณ หากต้องการเปิดใช้งานตัวเลือก นี้คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้ Office หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดไปที่ คู่มือฉบับสมบูรณ์ ของExcel 2016 (ส่วนที่ 2): เรียนรู้เกี่ยวกับ OneDrive

สร้างสเปรดชีต Excel 2016 เปล่าใหม่

1. เลือก แท็บ ไฟล์ มุมมองหลังเวทีจะปรากฏขึ้น

2. เลือกใหม่จากนั้นคลิก สมุด งานเปล่า

3. สเปรดชีตเปล่าใหม่จะปรากฏขึ้น

เปิดสเปรดชีต Excel ที่มีอยู่

นอกจากการสร้างสเปรดชีตใหม่แล้ว คุณยังต้องเปิดสเปรดชีตที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ด้วย หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกสเปรดชีต โปรดดูบทความคู่มือ Excel 2016 ฉบับสมบูรณ์ (ตอนที่ 4): วิธีจัดเก็บและแบ่งปันสเปรดชีต

1. ไปที่ มุม มองBackstage จากนั้นคลิกเปิด

2. เลือกคอมพิวเตอร์จากนั้นคลิกเรียกดู นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกOneDriveเพื่อเปิดไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน OneDrive ของคุณได้

3. กล่องโต้ตอบเปิดจะปรากฏขึ้น ค้นหาโฟลเดอร์และเลือกสเปรดชีต จากนั้นคลิกเปิด

• หากคุณเพิ่งเปิดสเปรดชีตที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูสเปรดชีตล่าสุดแทนที่จะค้นหาไฟล์

ปักหมุดสเปรดชีต Excel

หากคุณมักจะทำงานกับสเปรดชีตเดียวกัน คุณสามารถปักหมุดสเปรดชีตนั้นไว้ที่มุมมอง Backstageเพื่อให้เข้าถึงได้เร็วยิ่งขึ้น

1. ไปที่ มุม มองBackstageจากนั้นคลิกเปิด สเปรดชีตที่คุณแก้ไขล่าสุดจะปรากฏขึ้น

2. วางเมาส์เหนือสเปรดชีตที่คุณต้องการปักหมุด ไอคอนหมุดจะปรากฏถัดจากสเปรดชีต คลิกที่ไอคอนหมุด ( ดังรูป )

3. สเปรดชีตจะอยู่ใน สมุด งานล่าสุด หากต้องการเลิกตรึงสเปรดชีต เพียงคลิกไอคอนหมุดอีกครั้ง

การใช้เทมเพลตที่มีอยู่ (Template)

เทมเพลต คือ สเปรดชีตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างสเปรดชีตใหม่ได้อย่างรวดเร็ว เทมเพลตมักจะมีการจัดรูปแบบที่กำหนดเองและสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ดังนั้นจึงช่วยให้คุณประหยัดเวลาและแรงได้มากเมื่อเริ่มโปรเจ็กต์ใหม่

สร้างสเปรดชีตใหม่จากเทมเพลต

1. คลิก แท็ บFileเพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. เลือกใหม่ เทมเพลตหลายรายการ จะปรากฏใต้ตัวเลือกสมุดงานเปล่า

3. เลือกตัวอย่างเพื่อตรวจสอบ

4. การแสดงตัวอย่างเทมเพลตจะปรากฏขึ้นพร้อมกับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้เทมเพลต

5.คลิกสร้างเพื่อใช้เทมเพลตที่เลือก

6. สเปรดชีตใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับเทมเพลตที่เลือก

• คุณยังสามารถเรียกดูเทมเพลตตามหมวดหมู่ หรือใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาบอร์ดเทมเพลตที่ต้องการ

• สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่า Microsoft ไม่ได้สร้างเทมเพลตทั้งหมด เทมเพลตจำนวนมากถูกสร้างขึ้นโดยผู้จำหน่ายบุคคลที่สามและแม้แต่ผู้ใช้แต่ละราย ดังนั้นเทมเพลตบางตัวอาจทำงานได้ดีกว่าเทมเพลตอื่น ๆ

โหมดความเข้ากันได้

บางครั้งคุณจำเป็นต้องทำงานกับสเปรดชีตที่สร้างขึ้นใน Microsoft Excel เวอร์ชันก่อนหน้า เช่นExcel 2003หรือExcel 2000 เมื่อ คุณเปิดสเปรดชีตประเภทเหล่านี้ สเปรดชีตจะปรากฏในโหมดความเข้ากันได้

โหมดความเข้ากันได้จะปิดใช้งานคุณสมบัติบางอย่าง ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงเฉพาะคำสั่งที่พบในโปรแกรมที่ใช้สร้างสเปรดชีตเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปิดเวิร์กบุ๊กที่สร้างใน Excel 2003 คุณจะสามารถใช้ได้เฉพาะแท็บและคำสั่งที่พบใน Excel 2003 เท่านั้น

ในภาพด้านล่าง คุณจะเห็นว่าสเปรดชีตอยู่ในโหมดความเข้ากันได้ซึ่งระบุไว้ที่ด้านบนของหน้าต่างทางด้านขวาของชื่อไฟล์ การดำเนิน การนี้จะปิดใช้งานฟีเจอร์บางอย่างของ Excel 2016และฟีเจอร์เหล่านั้นจะเป็นสีเทาบนแถบเครื่องมือ Ribbon

หากต้องการออกจากโหมดความเข้ากันได้คุณจะต้องแปลงสเปรดชีตเป็นประเภทเวอร์ชันปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม หากคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นที่มีสิทธิ์เข้าถึง Excel เวอร์ชันก่อนหน้าเท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดคือปล่อยให้สเปรดชีตอยู่ในโหมดความเข้ากันได้ เพื่อให้การจัดรูปแบบยังคงไม่เปลี่ยนแปลง

ในการแปลงสเปรดชีต

หากคุณต้องการเข้าถึงฟีเจอร์ทั้งหมดของ Excel 2016 คุณสามารถแปลงสเปรดชีตเป็นรูปแบบไฟล์ 2016ได้

โปรดทราบว่าการแปลงไฟล์อาจเปลี่ยนเค้าโครงดั้งเดิมของสเปรดชีต

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. ค้นหาและเลือกคำสั่งConvert

3. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่ง ที่คุณต้องการบันทึกสเปรดชีต ป้อนชื่อไฟล์สำหรับสเปรดชีตแล้วคลิกบันทึก

4. สเปรดชีตจะถูกแปลงเป็นไฟล์ประเภทล่าสุด

การกู้คืนอัตโนมัติ

Excel จะบันทึกเวิร์กบุ๊กลงในโฟลเดอร์ชั่วคราวโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ หากคุณลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลง หรือหาก Excel ขัดข้อง คุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้โดยใช้ฟีเจอร์การกู้คืนอัตโนมัติของ Excel

หากต้องการใช้การกู้คืนอัตโนมัติ:

• เปิด Excel 2016 หากพบไฟล์เวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติ แผงการกู้คืนเอกสารจะรวมเข้าด้วยกัน
• คลิกเพื่อเปิดข้อมูลที่มีอยู่ เวิร์กบุ๊กนี้จะถูกคืนค่า

หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น Excel AutoSaves จะบันทึกโดยอัตโนมัติทุกๆ 10 นาที ถ้าการแก้ไขเวิร์กบุ๊กใช้เวลาน้อยกว่า 10 นาที Excel อาจไม่รองรับการบันทึกอัตโนมัติ

หากคุณไม่เห็นไฟล์ที่คุณต้องการ ให้ดูไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติทั้งหมดจากตัวแสดง Backstage เพียงไปที่ไฟล์ > ข้อมูล > จัดการสมุดงาน > กู้คืนสมุดงานที่ไม่ได้บันทึก ที่นี่คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการกู้คืนอัตโนมัติที่จำเป็นได้

บทความถัดไป: Excel 2016 - บทที่ 4: วิธีจัดเก็บและแชร์สเปรดชีต

ขอให้สนุก!