Excel 2016 - บทที่ 4: วิธีจัดเก็บและแชร์สเปรดชีต

• Excel 2016 - บทที่ 3: วิธีสร้างสเปรดชีตใหม่และเปิดสเปรดชีตที่มีอยู่

เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างสเปรดชีตใหม่ใน Excel คุณจำเป็นต้องรู้วิธีบันทึกสเปรดชีตเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงและแก้ไขได้ในภายหลัง เช่นเดียวกับ Excel เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถบันทึกไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ แต่ไม่เหมือนกับเวอร์ชันก่อนหน้าExcel 2016 ยัง ให้คุณบันทึกสเปรดชีตลงในระบบคลาวด์โดยใช้OneDrive คุณยังสามารถส่งออกและแชร์สเปรดชีตของคุณกับผู้อื่นได้โดยตรงจาก Excel

สารบัญของบทความ

• จัดเก็บและแชร์สเปรดชีต Excel 2016
  • บันทึกและบันทึกเป็น
  • วิธีบันทึกสเปรดชีต Excel
  • ใช้บันทึกเป็นเพื่อบันทึกลงในสเปรดชีตใหม่
  • วิธีเปลี่ยนตำแหน่งการบันทึกไฟล์ Excel เริ่มต้น
• คุณสมบัติการกู้คืนอัตโนมัติ
  • ใช้คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติ
• ส่งออกสเปรดชีต Excel 2016
  • วิธีส่งออกสเปรดชีตเป็นไฟล์ PDF
  • วิธีส่งออกสเปรดชีตเป็นไฟล์ประเภทอื่น
• แชร์สเปรดชีต Excel 2016
  • แชร์สเปรดชีต

จัดเก็บและแชร์สเปรดชีต Excel 2016

ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดเก็บและการแชร์สเปรดชีตใน Excel 2016 :

เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดหรือบันทึกสเปรดชีต คุณจะมีตัวเลือกในการใช้OneDriveซึ่งเป็นบริการจัดเก็บไฟล์ออนไลน์ที่มาพร้อมกับบัญชี Microsoft ของคุณ หากต้องการเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้ Office หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดไปที่ คู่มือฉบับสมบูรณ์ ของExcel 2016 (ส่วนที่ 2): เรียนรู้เกี่ยวกับบทความ OneDrive

บันทึกและบันทึกเป็น

Excel 2016มีสองวิธีในการบันทึกไฟล์: บันทึกและบันทึกเป็น . ตัวเลือกเหล่านี้ทำงานในลักษณะเดียวกันกับเวอร์ชันเก่า โดยมีข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการ:

• บันทึก : เมื่อสร้างหรือแก้ไขสเปรดชีต คุณจะใช้คำสั่งบันทึกเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณจะใช้คำสั่งนี้บ่อยๆ เมื่อบันทึกไฟล์ คุณจะต้องเลือกชื่อไฟล์และบันทึกตำแหน่งในครั้งแรกเท่านั้น จากนั้นเพียงคลิก คำสั่ง บันทึกเพื่อบันทึกด้วยชื่อและตำแหน่งเดียวกัน
• บันทึกเป็น : คุณจะใช้คำสั่งนี้เพื่อสร้างสำเนาของ สเปรดชีตโดยคงต้นฉบับไว้ เมื่อใช้บันทึกเป็นคุณจะต้องเลือกชื่อและ/หรือตำแหน่งอื่นสำหรับเวอร์ชันที่คัดลอก

วิธีบันทึกสเปรดชีต Excel

สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกสเปรดชีตทุกครั้งที่คุณเริ่มโครงการใหม่หรือเปลี่ยนแปลงแผนที่มีอยู่ การบันทึกอย่างสม่ำเสมอสามารถป้องกันไม่ให้ข้อมูลงานของคุณสูญหายได้ คุณต้องใส่ใจด้วยว่าคุณบันทึกสเปรดชีตไว้ที่ใดเพื่อให้สามารถค้นหาได้ง่ายในภายหลัง

1. ค้นหาและเลือก คำ สั่งบันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน

2. หากคุณกำลังบันทึกไฟล์นี้เป็นครั้งแรกบันทึกเป็นจะปรากฏใน มุม มองBackstage

3. จากนั้นคุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และตั้งชื่อ หากต้องการบันทึกสเปรดชีตลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เลือกคอมพิวเตอร์จากนั้นคลิกเรียกดู หรือคุณสามารถคลิกOneDriveเพื่อบันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกสเปรดชีต

5. ป้อนชื่อไฟล์ สำหรับสเปรดชีต จากนั้นคลิกบันทึก

6. สเปรดชีตจะถูกบันทึก คุณสามารถคลิก คำสั่ง บันทึกเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงเมื่อแก้ไขสเปรดชีต นอกจากนี้คุณยังสามารถเข้าถึง คำสั่ง บันทึกได้โดยกดCtrl + Sบนแป้นพิมพ์

ใช้บันทึกเป็นเพื่อบันทึกลงในสเปรดชีตใหม่

หากคุณต้องการบันทึกสเปรดชีตเวอร์ชันอื่นโดยยังคงรักษาต้นฉบับไว้ คุณสามารถสร้างสำเนาได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีไฟล์ชื่อSales Dataคุณสามารถบันทึกเป็นSales Data 2เพื่อให้แก้ไขไฟล์ใหม่และยังคงอ้างอิงเวอร์ชันต้นฉบับได้

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณคลิก คำสั่ง บันทึกเป็นในมุมมอง Backstage เช่นเดียวกับเมื่อบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก คุณต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และตั้งชื่อไฟล์ใหม่

วิธีเปลี่ยนตำแหน่งการบันทึกไฟล์ Excel เริ่มต้น

หากคุณไม่ต้องการใช้ OneDrive รู้สึกอึดอัดเมื่อเลือก OneDrive เป็นตำแหน่งเริ่มต้นเมื่อทำการบันทึก หรือพบว่าไม่สะดวกที่จะต้องเลือกคอมพิวเตอร์ ทุกครั้ง คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นเพื่อให้คอมพิวเตอร์ของคุณถูกเลือกให้บันทึก โดยค่าเริ่มต้น.

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. คลิกตัวเลือก. _

3. กล่องโต้ตอบตัวเลือก ของ Excel จะปรากฏขึ้น เลือกบันทึก ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ตามค่าเริ่มต้นจากนั้นคลิกตกลง ตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นจะเปลี่ยนไป

คุณสมบัติการกู้คืนอัตโนมัติ

Excel จะบันทึกสเปรดชีตของคุณลงในโฟลเดอร์ชั่วคราวโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณทำงานกับสเปรดชีตเหล่านั้น หากคุณลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือหาก Excel ขัดข้อง คุณสามารถกู้คืนไฟล์ด้วยการกู้คืนอัตโนมัติ

ใช้คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติ

1. เปิดExcel หากพบเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติของไฟล์ บานหน้าต่าง การกู้คืนเอกสารจะปรากฏขึ้น

2. คลิกเพื่อเปิดไฟล์ที่มีอยู่ สเปรดชีตจะถูกกู้คืน

• ตามค่าเริ่มต้น Excel จะบันทึกอัตโนมัติทุกๆ 10 นาที หากคุณกำลังแก้ไขสมุดงานเป็นเวลาน้อยกว่า 10 นาที Excel จะไม่สามารถสร้างเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติได้
• หากคุณไม่เห็นไฟล์ที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติทั้งหมดได้จากมุมมอง Backstage เพียงเลือก แท็บ ไฟล์คลิกจัดการเวอร์ชันจากนั้นเลือกกู้คืนสมุดงานที่ยังไม่ได้บันทึก

ส่งออกสเปรดชีต Excel 2016

ตามค่าเริ่มต้น สเปรดชีต Excel จะถูกบันทึกเป็น ไฟล์ . xlsx อย่างไรก็ตาม บางครั้งคุณจำเป็นต้องใช้ไฟล์ ประเภทอื่น เช่นPDFหรือ สเปรดชีต Excel 97-2003 คุณสามารถส่งออกสเปรดชีตจาก Excel ไปยังไฟล์ประเภทต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

วิธีส่งออกสเปรดชีตเป็นไฟล์ PDF

การส่งออกสเปรดชีตเป็น เอกสารAdobe Acrobatหรือที่เรียกกันทั่วไปว่าเป็น ไฟล์ PDFจะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณแชร์สเปรดชีตกับบุคคลที่ไม่ได้ติดตั้งแอปพลิเคชัน Excel ไฟล์ PDF จะอนุญาตให้ผู้ใช้ดูแต่ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของสเปรดชีตได้

1. คลิก แท็ บFileเพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2.คลิกส่งออกจากนั้นเลือก สร้าง PDF /XPS

3. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่ง ที่คุณต้องการส่งออกสเปรดชีต ป้อนชื่อไฟล์จากนั้นคลิกเผยแพร่

• ตามค่าเริ่มต้น Excel จะส่งออกเฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่เท่านั้น หากคุณมีสเปรดชีตหลายรายการและต้องการบันทึกทั้งหมดในไฟล์ PDF เดียวกัน ให้คลิกตัวเลือก ใน กล่องโต้ตอบบันทึกเป็น กล่องโต้ตอบตัวเลือกจะปรากฏขึ้น เลือกสมุดงานทั้งหมด ( สมุดงานทั้งหมด ) จากนั้นคลิกตกลง

• เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งออกสเปรดชีตเป็น PDF คุณจะต้องพิจารณาข้อมูลสเปรดชีตที่จะปรากฏบนหน้า PDF แต่ละหน้า เช่นเดียวกับการพิมพ์สเปรดชีต

วิธีส่งออกสเปรดชีตเป็นไฟล์ประเภทอื่น

นอกจากนี้คุณยังอาจพบว่าการส่งออกสเปรดชีตของคุณไปยังไฟล์ประเภทอื่นๆ เช่น สเปรดชีต Excel 97-2003 นั้นมีประโยชน์ หากคุณต้องการแชร์กับผู้ที่ใช้ Excel เวอร์ชันเก่า หรือ ไฟล์ .CSVหากคุณต้องการสาระสำคัญของสเปรดชีตเวอร์ชันข้อความธรรมดา

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. คลิกส่งออกจากนั้นเลือกเปลี่ยนประเภทไฟล์

3. เลือกประเภทไฟล์ทั่วไป จากนั้นคลิกบันทึกเป็น

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่ง ที่คุณต้องการส่งออกสเปรดชีต ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึก

• คุณยังสามารถใช้ เมนูแบบเลื่อนลง บันทึกเป็นประเภท: ใน กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นเพื่อบันทึกสเปรดชีตเป็นไฟล์ประเภทต่างๆ

แชร์สเปรดชีต Excel 2016

Excel ทำให้การแชร์และทำงานร่วมกันบนสเปรดชีตเป็นเรื่องง่ายเมื่อใช้ OneDrive ก่อนหน้านี้ หากคุณต้องการแชร์ไฟล์กับบุคคลอื่น คุณสามารถส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมลได้ แม้ว่าจะสะดวก แต่ก็ยังสร้างไฟล์เดียวกันหลายเวอร์ชันซึ่งยากต่อการจัดระเบียบ

เมื่อคุณแชร์สเปรดชีตจาก Excel คุณกำลังให้ผู้อื่นสามารถเข้าถึงไฟล์เดียวกันได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณและคนที่คุณแชร์ด้วยสามารถแก้ไขสเปรดชีตเดียวกันได้โดยไม่ต้องติดตามเวอร์ชันต่างๆ

หมายเหตุ : หากต้องการแชร์สเปรดชีต จะต้องบันทึกสเปรดชีตลงใน OneDrive ของคุณก่อน

แชร์สเปรดชีต

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage จากนั้นคลิกแชร์

2. หน้าต่างแชร์จะปรากฏขึ้น หากคุณยังทำสเปรดชีตไม่เสร็จ คุณจะได้รับพร้อมท์ให้บันทึกเอกสารของคุณไปยัง OneDrive

• โปรดทราบว่าคุณอาจต้องกลับไปที่ หน้าต่าง แชร์หลังจากบันทึก

3. บน หน้าต่างแชร์หากเอกสารของคุณถูกบันทึกไปยังOneDriveให้คลิก ปุ่ม แชร์กับบุคคล

4. Excel จะกลับสู่มุมมองปกติและเปิด หน้าต่าง แชร์ทางด้านขวาของหน้าต่าง ที่นี่คุณสามารถเชิญบุคคลอื่นให้แชร์เอกสารของคุณ ดูรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร และตั้งค่าว่าพวกเขาสามารถแก้ไขหรือดูเฉพาะเอกสารได้หรือไม่

บทเรียนถัดไป: Excel 2016 - บทที่ 5: แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับเซลล์และช่วง

ขอให้สนุก!