Excel 2019 (ตอนที่ 11): เค้าโครงและการพิมพ์

อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการพิมพ์เวิร์กบุ๊กเพื่อดูและแชร์ข้อมูลของคุณแบบออฟไลน์ เมื่อคุณเลือกการตั้งค่าเค้าโครงหน้าแล้ว คุณสามารถดูตัวอย่างและพิมพ์สมุดงานของคุณจากExcelโดยใช้แผงการพิมพ์ ได้อย่างง่ายดาย

วิธีเข้าถึงแผงควบคุมการพิมพ์

1. เลือกแท็บไฟล์ มุมมองหลังเวทีจะปรากฏขึ้น

2. เลือกพิมพ์ แผงการพิมพ์จะปรากฏขึ้น

นี่คือ แผงการพิมพ์ :

วิธีพิมพ์สมุดงาน

1. ไปที่ แผง การพิมพ์จากนั้นเลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ

2. ป้อนจำนวนสำเนาที่คุณต้องการพิมพ์

3. เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมตามต้องการ

4. คลิกพิมพ์

เลือกพื้นที่การพิมพ์

ก่อนที่คุณจะพิมพ์เวิร์กบุ๊ก Excel สิ่งสำคัญคือต้องตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการพิมพ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นในสมุดงานของคุณ คุณจะต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการพิมพ์ทั้งสมุดงานหรือเฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการพิมพ์เนื้อหาบางส่วนจากสมุดงานของคุณ

วิธีการพิมพ์ใบงาน

1. แผ่นงานจะถือว่าใช้งานอยู่เมื่อถูกเลือก

2. เลือกเวิร์กชีตที่คุณต้องการพิมพ์ หากต้องการพิมพ์หลายแผ่นงาน ให้คลิกแผ่นงานแรก กด ปุ่ม Ctrlบนแป้นพิมพ์ค้างไว้ จากนั้นคลิกแผ่นงานอื่นๆ ที่คุณต้องการเลือก

3. ไปที่แผงควบคุมการพิมพ์

4.เลือกPrint Active Sheetsจากเมนูแบบเลื่อนลง Print Range

5. คลิกปุ่มพิมพ์

วิธีพิมพ์สมุดงานทั้งหมด

1. ไปที่แผงควบคุมการพิมพ์

2. เลือก พิมพ์สมุด งานทั้งหมดจากเมนูแบบเลื่อนลงช่วงการพิมพ์

3. คลิกปุ่มพิมพ์

วิธีการพิมพ์ส่วนที่เลือก

ตัวอย่างจะพิมพ์โปรไฟล์ของพนักงานขาย 40 อันดับแรกในแผ่นงานส่วนกลาง

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการพิมพ์

2. ไปที่แผงควบคุมการพิมพ์

3.เลือกPrint Selectionจากเมนูแบบเลื่อนลง Print Range

4. การ แสดงตัวอย่างรายการที่เลือกจะปรากฏในแผงแสดงตัวอย่าง

5. คลิก ปุ่ม พิมพ์เพื่อพิมพ์ส่วนที่เลือก

ถ้าคุณต้องการ คุณยังสามารถตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ล่วงหน้าเพื่อให้คุณเห็นภาพว่าเซลล์ใดจะถูกพิมพ์เมื่อคุณทำงานใน Excel เพียงเลือกเซลล์ที่คุณต้องการพิมพ์ คลิกแท็ บ เค้าโครงหน้า เลือก คำสั่ง พื้นที่พิมพ์จากนั้นเลือกตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณต้องการพิมพ์ทั้งสมุดงาน คุณจะต้องล้างพื้นที่พิมพ์

ปรับเนื้อหา

บางครั้ง คุณอาจจำเป็นต้องทำการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยจาก แผงควบคุม การพิมพ์เพื่อให้เนื้อหาสมุดงานพอดีบนหน้าที่พิมพ์ แผงการพิมพ์มีเครื่องมือหลายอย่างเพื่อช่วยปรับและปรับขนาดเนื้อหาของคุณ รวมถึงการปรับขนาดและระยะขอบหน้า

วิธีเปลี่ยนการวางแนวของหน้า

Excel มีตัวเลือกการวางแนวหน้าสองแบบ: แนวนอนและแนวตั้ง แนวนอนจะปรับทิศทางของหน้าในแนวนอน ในขณะที่แนวตั้งจะปรับทิศทางของหน้าในแนวตั้ง ตัวอย่างจะตั้งค่าการวางแนวหน้าเป็นแนวนอน

1. ไปที่แผงควบคุมการพิมพ์

2. เลือกการวางแนวที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลงการวางแนวหน้า เช่น เราจะเลือกLandscape Orientation

3. การวางแนวหน้าใหม่จะแสดงในแผงแสดงตัวอย่าง

ปรับเนื้อหาก่อนพิมพ์

หากเครื่องพิมพ์ครอบตัดเนื้อหาบางส่วนของคุณ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์มาตราส่วนเพื่อจัดแนวเวิร์กบุ๊กของคุณกับหน้าที่พิมพ์ได้โดยอัตโนมัติ

1. ไปที่แผงควบคุมการพิมพ์ ในตัวอย่างนี้จะเห็นได้ในPreview ก่อนหน้า ว่าเนื้อหาจะถูกตัดออกเมื่อพิมพ์

2. เลือกตัวเลือกที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง Scaling ตัวอย่างเช่น เลือก Fit All Columns on One Page

3. แผ่นงานจะถูกปรับให้พอดีกับหน้าเดียว

โปรดจำไว้ว่าเวิร์กชีตจะอ่านได้ยากขึ้นเมื่อย่อขนาด ดังนั้นคุณอาจไม่ต้องการใช้ตัวเลือกนี้เมื่อพิมพ์เวิร์กชีตที่มีข้อมูลจำนวนมาก ตัวอย่างจะเปลี่ยนการตั้งค่ากลับเป็น No Scaling

วิธีการรวมส่วนหัว

หากเวิร์กชีตของคุณใช้ส่วนหัวของชื่อเรื่อง สิ่งสำคัญคือต้องรวมส่วนหัวเหล่านี้ไว้ในแต่ละหน้าของเวิร์กชีตที่พิมพ์ออกมา การอ่านสมุดงานจะเป็นเรื่องยากหากส่วนหัวปรากฏเฉพาะในหน้าแรกเท่านั้น คำสั่งPrint Titlesช่วยให้คุณสามารถเลือกแถวและคอลัมน์เฉพาะที่ปรากฏในแต่ละหน้าได้

1. คลิก แท็บ Page Layoutบน Ribbon จากนั้นเลือกคำสั่ง Print Titles

2. กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษจะปรากฏขึ้น จากที่นี่ คุณสามารถเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่จะทำซ้ำในแต่ละหน้าได้ ตัวอย่างจะทำซ้ำหนึ่งแถวก่อน

3. คลิก ปุ่ม ยุบกล่องโต้ตอบถัดจากแถวที่จะทำซ้ำที่ด้านบน:สนาม

4. ตัวชี้จะกลายเป็นลูกศรเลือกขนาดเล็กและ กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษจะยุบลง เลือกแถวที่คุณต้องการทำซ้ำที่ด้านบนของหน้าที่พิมพ์แต่ละหน้า เช่น เราจะเลือกแถวที่ 1

5. แถวที่ 1 จะถูกเพิ่มในแถวเพื่อทำซ้ำที่ด้านบน: field คลิกปุ่มยุบกล่องโต้ตอบอีกครั้ง

6. กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษจะขยายออก หากต้องการทำซ้ำคอลัมน์ ให้ใช้ขั้นตอนเดียวกันที่แสดงในขั้นตอนที่ 4 และ 5 ตัวอย่างได้เลือกที่จะทำซ้ำแถว 1 และคอลัมน์ A

7. เมื่อคุณพอใจกับสิ่งที่คุณเลือกแล้ว คลิกตกลง

8. ในตัวอย่าง แถวที่ 1 ปรากฏที่ด้านบนของแต่ละหน้า และคอลัมน์ A ปรากฏที่ด้านซ้ายของแต่ละหน้า

ปรับตัวแบ่งหน้า

1. คลิก คำสั่ง Page Break Previewเพื่อเปลี่ยนเป็นมุมมอง Page Break

2. เส้นประสีน้ำเงินแนวตั้งและแนวนอนแสดงถึงตัวแบ่งหน้า คลิกและลากบรรทัดใดบรรทัดหนึ่งเหล่านี้เพื่อปรับตัวแบ่งหน้า

3. ตัวอย่างได้วางตัวแบ่งหน้าแนวนอนระหว่างแถวที่ 21 และ 22

4. ในตัวอย่าง ขณะนี้ทุกหน้าแสดงจำนวนแถวเท่ากันเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงตัวแบ่งหน้า

วิธีแก้ไขระยะขอบในแผงแสดงตัวอย่าง

ขอบคือช่องว่างระหว่างเนื้อหาของคุณกับขอบของหน้า บางครั้งคุณอาจต้องปรับระยะขอบเพื่อให้ข้อมูลของคุณเหมาะสมยิ่งขึ้น คุณสามารถแก้ไขระยะขอบหน้าได้จากแผงการพิมพ์

1. ไปที่แผงควบคุมการพิมพ์

2. เลือกขนาดระยะขอบที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง Page Margins เช่น เราจะเลือกNarrow

3. ระยะขอบของหน้าใหม่จะแสดงในแผงแสดงตัวอย่าง

คุณสามารถปรับระยะขอบได้ด้วยตนเองโดยคลิก ปุ่ม แสดงระยะขอบที่มุมขวาล่าง จากนั้นลากเครื่องหมายระยะขอบในแผงแสดงตัวอย่าง