Excel 2019 (ตอนที่ 15): ฟังก์ชันต่างๆ

ฟังก์ชันเป็นสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งทำการคำนวณโดยใช้ค่าเฉพาะในลำดับที่แน่นอน Excelมีฟังก์ชันยอดนิยมมากมายที่สามารถใช้เพื่อค้นหาผลรวม ค่าเฉลี่ย การนับ ค่าสูงสุด และค่าต่ำสุดสำหรับช่วงของเซลล์ได้อย่างรวดเร็ว หากต้องการใช้ฟังก์ชันอย่างถูกต้อง คุณจะต้องเข้าใจส่วนต่างๆ ของฟังก์ชันและวิธีสร้างอาร์กิวเมนต์เพื่อคำนวณค่าและการอ้างอิงเซลล์

ส่วนของฟังก์ชัน

เพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง จะต้องเขียนฟังก์ชันในลักษณะเฉพาะที่เรียกว่าไวยากรณ์ ไวยากรณ์พื้นฐานสำหรับฟังก์ชันคือเครื่องหมายเท่ากับ ( = ) ชื่อฟังก์ชัน (เช่นSUM ) และอาร์กิวเมนต์หนึ่งรายการขึ้นไป อาร์กิวเมนต์ประกอบด้วยข้อมูลที่คุณต้องการคำนวณ ฟังก์ชันในตัวอย่างด้านล่างจะเพิ่มค่าของช่วงเซลล์A1:A20

การทำงานกับข้อโต้แย้ง

อาร์กิวเมนต์สามารถอ้างอิงถึงทั้งเซลล์แต่ละเซลล์และช่วงของเซลล์ และต้องอยู่ในวงเล็บ คุณสามารถรวมอาร์กิวเมนต์ได้ตั้งแต่หนึ่งอาร์กิวเมนต์ขึ้นไป ขึ้นอยู่กับไวยากรณ์ที่จำเป็นสำหรับฟังก์ชัน

ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชัน =AVERAGE(B1:B9)จะคำนวณค่าเฉลี่ยของค่าในช่วงเซลล์B1:B9 ฟังก์ชันนี้มีเพียงอาร์กิวเมนต์เดียวเท่านั้น

อาร์กิวเมนต์หลายรายการต้องคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชัน =SUM(A1:A3, C1:C2, E1)จะเพิ่มค่าของเซลล์ทั้งหมดใน 3 อาร์กิวเมนต์

สร้างฟังก์ชัน

มีฟังก์ชันมากมายใน Excel ต่อไปนี้เป็นฟังก์ชันทั่วไปบางส่วนที่คุณจะใช้:

• SUM :ฟังก์ชันนี้จะเพิ่มค่าทั้งหมดของเซลล์ในอาร์กิวเมนต์
• AVERAGE :ฟังก์ชันนี้กำหนดค่าเฉลี่ยของค่าที่มีอยู่ในอาร์กิวเมนต์ โดยจะรวมเซลล์แล้วหารค่านั้นด้วยจำนวนเซลล์ในอาร์กิวเมนต์
• COUNT :ฟังก์ชันนี้นับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลตัวเลขในอาร์กิวเมนต์ ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์สำหรับการนับรายการในช่วงของเซลล์อย่างรวดเร็ว
• MAX :ฟังก์ชันนี้กำหนดค่าเซลล์สูงสุดที่มีอยู่ในอาร์กิวเมนต์
• MIN:ฟังก์ชันนี้กำหนดค่าเซลล์ต่ำสุดที่มีอยู่ในอาร์กิวเมนต์

วิธีสร้างฟังก์ชันโดยใช้คำสั่ง AutoSum

คำสั่ง AutoSum ช่วยให้คุณสามารถแทรกฟังก์ชันทั่วไปลงในสูตรของคุณได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงSUM , AVERAGE, COUNT, MAXและMIN ตัวอย่างด้านล่างใช้ฟังก์ชัน SUM เพื่อคำนวณต้นทุนรวมสำหรับรายการสินค้าที่สั่งซื้อล่าสุด

1. เลือกเซลล์ที่จะมีฟังก์ชัน ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์D13

2. ใน กลุ่ม การแก้ไขบน แท็บ หน้าแรกให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากคำสั่งผลรวมอัตโนมัติ จากนั้นเลือกฟังก์ชันที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง เช่น เราจะเลือกSum

3. Excel จะวางฟังก์ชันลงในเซลล์และเลือกช่วงเซลล์สำหรับอาร์กิวเมนต์โดยอัตโนมัติ ในตัวอย่าง เซลล์D3:D12ถูกเลือกโดยอัตโนมัติ ค่าของเซลล์จะถูกเพิ่มเพื่อคำนวณต้นทุนทั้งหมด หาก Excel เลือกช่วงเซลล์ผิด คุณสามารถป้อนเซลล์ที่ต้องการในอาร์กิวเมนต์ได้ด้วยตนเอง

4. กดEnterบนแป้นพิมพ์ ฟังก์ชันจะถูกคำนวณและผลลัพธ์จะปรากฏในเซลล์ ในตัวอย่าง ผลรวมของD3:D12คือ$765.29

คำสั่งผลรวมอัตโนมัติยังสามารถเข้าถึงได้จาก แท็บ สูตรบนRibbon

คุณยังสามารถใช้ทางลัดAlt + =แทนคำสั่งผลรวมอัตโนมัติได้ หากต้องการใช้ทางลัดนี้ ให้กด ปุ่ม Alt ค้างไว้ แล้วแตะเครื่องหมายเท่ากับ

ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อดูว่าทางลัดนี้ทำงานอย่างไร

วิธีป้อนฟังก์ชันด้วยตนเอง

หากคุณทราบชื่อฟังก์ชันอยู่แล้ว คุณสามารถพิมพ์ด้วยตนเองได้อย่างง่ายดาย ในตัวอย่างด้านล่าง (การนับยอดขายคุกกี้) ฟังก์ชัน AVERAGEจะถูกใช้เพื่อคำนวณจำนวนหน่วยเฉลี่ยที่ขายโดยแต่ละทีม

1. เลือกเซลล์ที่จะมีฟังก์ชัน ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์C10

2. ป้อนเครื่องหมายเท่ากับ ( = ) จากนั้นป้อนชื่อฟังก์ชันที่ต้องการ คุณยังสามารถเลือกฟังก์ชันที่ต้องการจากรายการฟังก์ชันที่แนะนำซึ่งปรากฏใต้เซลล์ขณะที่คุณพิมพ์ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น เราจะป้อน=AVERAGE

3. ป้อนช่วงเซลล์สำหรับอาร์กิวเมนต์ภายในวงเล็บ ตัวอย่างเช่น เราจะป้อน(C3:C9) สูตรนี้จะเพิ่มค่าของเซลล์C3:C9จากนั้นหารค่านั้นด้วยจำนวนค่าทั้งหมดในช่วง

4. กดEnterบนแป้นพิมพ์ ฟังก์ชันจะถูกคำนวณและผลลัพธ์จะปรากฏในเซลล์ ในตัวอย่างนี้ จำนวนเฉลี่ยที่แต่ละทีมขายได้คือ849

Excel ไม่ได้บอกคุณเสมอไปว่าสูตรของคุณมีข้อผิดพลาดหรือไม่ ดังนั้นการทดสอบสูตรทั้งหมดของคุณจึงขึ้นอยู่กับคุณ

ไลบรารีฟังก์ชัน

แม้ว่า Excel จะมีฟังก์ชันนับร้อยฟังก์ชัน แต่ฟังก์ชันที่คุณจะใช้บ่อยที่สุดจะขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลในเวิร์กบุ๊กของคุณ ไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ทุกฟังก์ชัน แต่การสำรวจฟังก์ชันประเภทต่างๆ สองสามประเภทจะเป็นประโยชน์เมื่อคุณสร้างโปรเจ็กต์ใหม่ คุณยังสามารถใช้ไลบรารีฟังก์ชันบน แท็บ สูตรเพื่อเรียกดูฟังก์ชันตามหมวดหมู่ รวมถึงการเงิน ตรรกะ ข้อความ และวันที่และเวลา

หากต้องการเข้าถึงFunction Libraryให้เลือก แท็บ FormulasบนRibbon ค้นหากลุ่มไลบรารีฟังก์ชัน

วิธีแทรกฟังก์ชันจากไลบรารีฟังก์ชัน

ตัวอย่างด้านล่างจะใช้ฟังก์ชัน COUNTAเพื่อนับจำนวนรายการทั้งหมดในคอลัมน์รายการ ซึ่งแตกต่างจาก COUNT ตรงที่ COUNTA สามารถใช้เพื่อนับเซลล์ที่มีข้อมูลประเภทใดก็ได้ ไม่ใช่แค่ข้อมูลตัวเลข

1. เลือกเซลล์ที่จะมีฟังก์ชัน ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์B17

2. คลิก แท็บ สูตรบนRibbonเพื่อเข้าถึงไลบรารีฟังก์ชัน

3. จาก กลุ่ม Function Libraryให้เลือกหมวดหมู่ฟังก์ชันที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น เลือกฟังก์ชันเพิ่มเติม จากนั้นวางเมาส์เหนือสถิติ

4. เลือกฟังก์ชันที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกฟังก์ชัน COUNTA ซึ่งจะนับจำนวนเซลล์ในคอลัมน์รายการ

5. กล่องโต้ตอบอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันจะปรากฏขึ้น เลือก ช่อง Value1จากนั้นป้อนหรือเลือกเซลล์ที่ต้องการ ตัวอย่างจะป้อนช่วงเซลล์A3:A12 คุณสามารถเพิ่มอาร์กิวเมนต์ใน ช่อง Value2 ต่อไปได้ แต่ในกรณีนี้ ตัวอย่างต้องการนับเฉพาะจำนวนเซลล์ในช่วงเซลล์ A3:A12 เท่านั้น

6. เมื่อคุณพอใจแล้ว คลิกตกลง

7. ฟังก์ชันจะถูกคำนวณและผลลัพธ์จะปรากฏในเซลล์ ในตัวอย่าง ผลลัพธ์แสดงว่ามีการสั่งซื้อสินค้า 10 รายการ

แทรกคำสั่งฟังก์ชัน

แม้ว่าไลบรารีฟังก์ชันจะเป็นที่ที่ดีเยี่ยมในการเรียกดูฟังก์ชันต่างๆ แต่บางครั้งคุณอาจต้องการค้นหาฟังก์ชันแทน คุณสามารถทำได้โดยใช้คำสั่งแทรกฟังก์ชัน อาจต้องใช้เวลาลองผิดลองถูกบ้างขึ้นอยู่กับประเภทของฟังก์ชันที่คุณกำลังมองหา แต่ในความเป็นจริงแล้ว คำสั่ง Insert Functionอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการค้นหาฟังก์ชันได้อย่างรวดเร็ว

วิธีใช้คำสั่ง Insert Function

ตัวอย่างด้านล่างต้องการค้นหาฟังก์ชันที่คำนวณจำนวนวันที่ต้องใช้ในการรับสินค้าหลังจากทำการสั่งซื้อ ตัวอย่างจะใช้วันที่ในคอลัมน์EและFเพื่อคำนวณเวลาจัดส่งในคอลัมน์G

1. เลือกเซลล์ที่จะมีฟังก์ชัน ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์G3

2. คลิก แท็บ สูตรบนRibbonจากนั้นคลิกคำสั่งแทรกฟังก์ชัน

3 กล่องโต้ตอบแทรกฟังก์ชันจะปรากฏขึ้น

4. ป้อนคำสำคัญสองสามคำที่อธิบายการคำนวณที่คุณต้องการให้ฟังก์ชันดำเนินการ จากนั้นคลิกไป ตัวอย่างจะป้อนจำนวนวัน แต่คุณสามารถค้นหาโดยเลือกหมวดหมู่จากรายการแบบเลื่อนลง

5. ตรวจสอบผลลัพธ์เพื่อค้นหาฟังก์ชันที่ต้องการ จากนั้นคลิกตกลง ตัวอย่างเช่น เลือกNETWORKDAYSเพื่อคำนวณจำนวนวันทำการระหว่างวันที่สั่งและวันที่ได้รับ

6. กล่องโต้ตอบอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันจะปรากฏขึ้น จากที่นี่ คุณจะสามารถป้อนหรือเลือกเซลล์ที่จะสร้างอาร์กิวเมนต์ในฟังก์ชันได้ ตัวอย่างจะป้อนE3ใน ช่อง Start_dateและF3ในช่อง End_date

7. เมื่อคุณพอใจแล้ว คลิกตกลง

8. ฟังก์ชันจะถูกคำนวณและผลลัพธ์จะปรากฏในเซลล์ ในตัวอย่างนี้ ผลลัพธ์แสดงว่าต้องใช้เวลา 4 วันทำการในการรับคำสั่งซื้อ

เช่นเดียวกับสูตร ฟังก์ชันสามารถคัดลอกไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันได้ เพียงเลือกเซลล์ที่มีฟังก์ชัน จากนั้นคลิกและลากจุดเติมของเซลล์ที่คุณต้องการเติม ฟังก์ชันจะถูกคัดลอกและค่าสำหรับเซลล์เหล่านั้นจะถูกคำนวณโดยสัมพันธ์กับแถวหรือคอลัมน์

หากคุณรู้สึกสบายใจกับฟังก์ชันพื้นฐาน คุณอาจต้องการลองใช้ฟังก์ชันขั้นสูงเพิ่มเติม เช่น VLOOKUP อ่านบทความของ LuckyTemplates.com เกี่ยวกับวิธีใช้ฟังก์ชัน Vlookup ใน Excelเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม