Excel 2019 (ตอนที่ 16): เคล็ดลับพื้นฐานเมื่อทำงานกับข้อมูล

เวิร์กบุ๊ก Excel ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก ไม่ว่าคุณจะทำงานกับ 20 เซลล์หรือ 20,000 เซลล์Excelมีฟีเจอร์มากมายที่จะช่วยคุณจัดระเบียบข้อมูลและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ คุณสามารถดูคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดบางส่วนได้ด้านล่าง และอย่าลืมทบทวนบทเรียนอื่นๆ ในชุดนี้เพื่อรับคำแนะนำโดยละเอียดทีละขั้นตอนสำหรับแต่ละคุณลักษณะ

ตรึงแถวและคอลัมน์

คุณอาจต้องการดูแถวหรือคอลัมน์บางแถวตลอดเวลาในเวิร์กชีตของคุณ โดยเฉพาะเซลล์ส่วนหัว ด้วยการตรึงแถวหรือคอลัมน์ไว้ คุณจะสามารถเลื่อนดูเนื้อหาในขณะที่ดูเซลล์ที่ตรึงไว้ต่อไปได้ ตัวอย่างนี้จะตรึงสองแถวบนสุด ซึ่งช่วยให้ผู้ดูติดตามวันที่ได้ไม่ว่าจะเลื่อนไปที่ใดในสเปรดชีต

จัดเรียงข้อมูล

คุณสามารถจัดระเบียบเวิร์กชีตของคุณใหม่ได้อย่างรวดเร็วโดยการเรียงลำดับข้อมูลของคุณ เนื้อหาสามารถจัดเรียงตามตัวอักษร ตัวเลข และด้วยวิธีอื่นๆ ได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเรียงรายการข้อมูลติดต่อของคุณตามนามสกุลได้

กรองข้อมูล

คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อจำกัดข้อมูลในเวิร์กชีตของคุณ เพื่อให้คุณเห็นเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการเท่านั้น ตัวอย่างนี้กำลังกรองเวิร์กชีตเพื่อแสดงเฉพาะแถวที่มีคำว่าLaptopหรือProjectorในคอลัมน์B

การสังเคราะห์ข้อมูล

คำสั่ง Subtotalช่วยให้คุณสรุปข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างได้สร้างผลรวมย่อยสำหรับเสื้อยืดแต่ละขนาด ทำให้ง่ายต่อการดูจำนวนที่ต้องการสำหรับแต่ละขนาด

จัดรูปแบบข้อมูลเป็นตาราง

เช่นเดียวกับการจัดรูปแบบปกติ ตารางสามารถปรับปรุงรูปลักษณ์ของเวิร์กบุ๊กของคุณได้ แต่ยังช่วยจัดระเบียบเนื้อหาของคุณและทำให้ใช้งานข้อมูลได้ง่ายขึ้นอีกด้วย ตัวอย่างเช่น ตารางมีตัวเลือกการเรียงลำดับและการกรองในตัว นอกจากนี้ Excel ยังมีสไตล์ตารางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายรูปแบบ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างตารางได้อย่างรวดเร็ว

แสดงภาพข้อมูลด้วยแผนภูมิ

การทำความเข้าใจเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีข้อมูลจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยาก แผนภูมิช่วยให้คุณแสดงข้อมูลสมุดงานของคุณในรูปแบบกราฟิก ทำให้ง่ายต่อการแสดงภาพการเปรียบเทียบและแนวโน้ม

เพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

สมมติว่าคุณมีเวิร์กชีตที่มีข้อมูลหลายพันแถว แค่ดูข้อมูลดิบก็จะดูรูปแบบและแนวโน้มได้ยาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณสามารถนำการจัดรูปแบบเซลล์ รวมถึงสี ไอคอน และแถบข้อมูลไปใช้กับเซลล์ตั้งแต่หนึ่งเซลล์ขึ้นไปตามค่าของเซลล์ได้โดยอัตโนมัติ

ใช้ฟังก์ชันค้นหาและแทนที่

เมื่อทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก การระบุข้อมูลเฉพาะอาจเป็นเรื่องยากและใช้เวลานาน คุณสามารถค้นหาสมุดงานของคุณได้อย่างง่ายดายโดยใช้ฟีเจอร์ค้นหา Excel ยังให้คุณแก้ไขเนื้อหาโดยใช้คุณสมบัติแทนที่ได้