Excel 2019 (ตอนที่ 18): เรียงลำดับข้อมูล

ในExcelเมื่อคุณเพิ่มเนื้อหาลงในเวิร์กชีต การจัดระเบียบข้อมูลนี้จะมีความสำคัญอย่างยิ่ง คุณสามารถจัดระเบียบเวิร์กชีตของคุณใหม่ได้อย่างรวดเร็วโดยการเรียงลำดับข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเรียงรายการข้อมูลติดต่อของคุณตามนามสกุลได้ เนื้อหาสามารถจัดเรียงตามตัวอักษร ตัวเลข และด้วยวิธีอื่นๆ ได้หลายวิธี

สารบัญของบทความ

• วิธีการจำแนกประเภท
• วิธีจัดระเบียบแผ่นงาน
• วิธีจัดเรียงช่วงของเซลล์
• อนุกรมวิธานที่กำหนดเอง
  • วิธีสร้างอนุกรมวิธานแบบกำหนดเอง
  • การเรียงลำดับระดับ

วิธีการจำแนกประเภท

เมื่อเรียงลำดับข้อมูล สิ่งสำคัญคือต้องตัดสินใจก่อนว่าคุณต้องการนำไปใช้กับทั้งเวิร์กชีต (1) หรือเฉพาะช่วงของเซลล์ (2)

• ในกรณีที่ (1) ข้อมูลทั้งหมดในแผ่นงานจะถูกจัดเรียงเป็นคอลัมน์เดียว ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแต่ละแถวจะถูกบันทึกร่วมกันเมื่อใช้การเรียงลำดับ ในตัวอย่างด้านล่าง คอลัมน์ ชื่อผู้ติดต่อ (คอลัมน์ A) ได้รับการจัดเรียงเพื่อแสดงชื่อตามลำดับตัวอักษร

• ในกรณีที่ (2) มีการจัดเรียงเฉพาะข้อมูลในช่วงของเซลล์ ซึ่งจะมีประโยชน์เมื่อทำงานกับเวิร์กชีตที่ประกอบด้วยหลายตาราง การเรียงลำดับช่วงจะไม่ส่งผลต่อเนื้อหาอื่นๆ ในเวิร์กชีต

วิธีจัดระเบียบแผ่นงาน

ตัวอย่างจะเรียงลำดับคำสั่งซื้อเสื้อยืดตามตัวอักษรตามนามสกุล (คอลัมน์ C)

1. เลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์C2

2. เลือก แท็บ Dataบน Ribbon จากนั้นคลิก คำสั่ง AZเพื่อเรียงลำดับจาก A ถึง Z หรือ คำสั่ง ZAเพื่อเรียงลำดับจาก Z ถึง A ตัวอย่างจะเลือกเรียงลำดับจาก A ถึง Z

3. แผ่นงานจะถูกจัดเรียงตามคอลัมน์ที่เลือก ในตัวอย่าง ขณะนี้เวิร์กชีตถูกจัดเรียงตามนามสกุล

วิธีจัดเรียงช่วงของเซลล์

ตัวอย่างจะเลือกตารางแยกต่างหากในแบบฟอร์มสั่งซื้อเสื้อยืดเพื่อจัดระเบียบจำนวนเสื้อที่สั่งซื้อในแต่ละชั้นเรียน

1. เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกช่วงของเซลล์G2:H6

2. เลือก แท็บ Dataบน Ribbon จากนั้นคลิก คำ สั่งSort

3. กล่องโต้ตอบเรียงลำดับจะปรากฏขึ้น เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น เราต้องการจัดเรียงข้อมูลตามจำนวนคำสั่งซื้อเสื้อยืด ดังนั้น คอลัมน์ คำสั่งซื้อจะถูกเลือก

4. ตัดสินใจเรียงลำดับ (จากน้อยไปหามากหรือจากมากไปน้อย) ตัวอย่างจะใช้ ตัวเลือก ที่ใหญ่ที่สุดไปหาเล็กที่สุด

5. เมื่อคุณพอใจกับสิ่งที่คุณเลือกแล้ว คลิกตกลง

6. ช่วงของเซลล์จะถูกจัดเรียงตามคอลัมน์ที่เลือก ในตัวอย่าง คอลัมน์ คำสั่งซื้อจะถูกจัดเรียงจากมากไปน้อย โปรดทราบว่าเนื้อหาอื่นๆ ในแผ่นงานไม่ได้รับผลกระทบจากการจัดเตรียมนี้

หากข้อมูลของคุณจัดเรียงไม่ถูกต้อง ให้ตรวจสอบค่าเซลล์อีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าได้ป้อนลงในแผ่นงานอย่างถูกต้อง แม้แต่การพิมพ์ผิดเพียงเล็กน้อยก็อาจทำให้เกิดปัญหาได้เมื่อจัดเวิร์กชีตขนาดใหญ่ ตัวอย่างด้านล่างลืมใส่เส้นประในเซลล์ A18 ทำให้การเรียงลำดับไม่ถูกต้องเล็กน้อย

อนุกรมวิธานที่กำหนดเอง

บางครั้งคุณอาจพบว่าตัวเลือกการเรียงลำดับเริ่มต้นไม่สามารถเรียงลำดับข้อมูลตามลำดับที่คุณต้องการได้ โชคดีที่ Excel ให้คุณสร้างรายการแบบกำหนดเองเพื่อกำหนดลำดับการจัดเรียงของคุณเองได้

วิธีสร้างอนุกรมวิธานแบบกำหนดเอง

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการเรียงลำดับเวิร์กชีตตามขนาดเสื้อยืด (คอลัมน์ D) การเรียงลำดับตามปกติจะจัดเรียงขนาดตามตัวอักษร ซึ่งไม่สมเหตุสมผล แต่จำเป็นต้องสร้างรายการแบบกำหนดเองเพื่อเรียงลำดับจากน้อยไปหามากแทน

1. เลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์D2

2. เลือก แท็บ Dataจากนั้นคลิกคำสั่ง Sort

3. กล่องโต้ตอบเรียงลำดับจะปรากฏขึ้น เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง จากนั้นเลือกรายการที่กำหนดเอง...จากฟิลด์ลำดับ เช่น เราจะเลือกจัดเรียงตามขนาดเสื้อยืด

4. กล่องโต้ตอบรายการที่กำหนดเองจะปรากฏขึ้น เลือกรายการใหม่จากรายการที่กำหนดเอง: กล่อง

5. ป้อนรายการตามลำดับที่กำหนดเองที่ต้องการใน กล่อง รายการ: ตัวอย่างเช่น คุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตามขนาดเสื้อยืดจากเล็กที่สุดไปหาใหญ่ที่สุด ดังนั้นค่าSmall, Medium, LargeและX-Largeจะถูกป้อนเข้าไป โดยกดEnterบนแป้นพิมพ์หลังแต่ละรายการ

6. คลิกเพิ่มเพื่อบันทึกลำดับการจัดเรียงใหม่ รายการใหม่จะถูกเพิ่มลงใน กล่อง รายการแบบกำหนดเอง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกรายการใหม่แล้ว จากนั้นคลิกตกลง

7. กล่องโต้ตอบรายการแบบกำหนดเองจะปิดลง คลิกตกลง ใน กล่องโต้ตอบเรียงลำดับเพื่อดำเนินการเรียงลำดับแบบกำหนดเอง

8. ชีตจะถูกจัดเรียงตามลำดับที่กำหนดเอง ในตัวอย่าง ตอนนี้สเปรดชีตจะจัดเรียงตามขนาดเสื้อยืดจากเล็กที่สุดไปใหญ่ที่สุด

การเรียงลำดับระดับ

หากคุณต้องการควบคุมวิธีการจัดระเบียบข้อมูลของคุณมากขึ้น คุณสามารถเพิ่มระดับให้กับหมวดหมู่ใดก็ได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลของคุณในหลายคอลัมน์ได้

วิธีเพิ่มระดับ

ตัวอย่างด้านล่างนี้จะจัดเรียงแผ่นงานตามขนาดเสื้อยืด (คอลัมน์ D) จากนั้นตามด้วยโฮมรูม # (คอลัมน์ A)

1. เลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์A2

2. คลิก แท็บ Dataจากนั้นเลือกคำสั่ง Sort

3. กล่องโต้ตอบเรียงลำดับจะปรากฏขึ้น เลือกคอลัมน์แรกที่คุณต้องการเรียงลำดับ ตัวอย่างนี้จะจัดเรียงตามขนาดเสื้อยืด (คอลัมน์ D) พร้อมด้วยรายการแบบกำหนดเองที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้สำหรับฟิลด์คำสั่งซื้อ

4. คลิกเพิ่มระดับเพื่อเพิ่มคอลัมน์อื่นสำหรับการเรียงลำดับ

5. เลือกคอลัมน์ถัดไปที่คุณต้องการเรียงลำดับ จากนั้นคลิกตกลง ตัวอย่างจะเรียงลำดับตามHomeroom # (คอลัมน์ A)

6. แผ่นงานจะถูกจัดเรียงตามลำดับที่เลือก ในตัวอย่างนี้ คำสั่งซื้อจะจัดเรียงตามขนาดเสื้อยืด ภายในขนาดเสื้อยืดแต่ละกลุ่ม นักเรียนจะถูกจัดเรียงตามเกรด

หากคุณต้องการเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงในหลายระดับ คุณสามารถควบคุมคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับก่อนได้อย่างง่ายดาย เพียงเลือกคอลัมน์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกลูกศรเลื่อนขึ้นหรือเลื่อนลงเพื่อปรับลำดับความสำคัญ