Excel 2019 (ตอนที่ 19): กรองข้อมูล

ในExcelถ้าเวิร์กชีตของคุณมีเนื้อหาจำนวนมาก การค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็วอาจเป็นเรื่องยาก สามารถใช้ตัวกรองเพื่อจำกัดข้อมูลในเวิร์กชีตได้ ช่วยให้คุณเห็นเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการเท่านั้น

วิธีการกรองข้อมูล

ตัวอย่างจะใช้ตัวกรองกับแผ่นบันทึกอุปกรณ์เพื่อแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์ที่พร้อมใช้งาน

1. เพื่อให้การกรองทำงานได้อย่างถูกต้อง แผ่นงานของคุณต้องมีแถวส่วนหัว ซึ่งใช้ในการระบุชื่อของแต่ละคอลัมน์ ในตัวอย่าง แผ่นงานจะจัดเป็นคอลัมน์ต่างๆ ที่กำหนดโดยเซลล์ส่วนหัวในแถวที่ 1: ID#, ประเภท, รายละเอียดอุปกรณ์ฯลฯ

2. เลือก แท็บ Dataจากนั้นคลิกคำสั่ง Filter

3. ลูกศรแบบเลื่อนลงจะปรากฏในช่องชื่อเรื่องของแต่ละคอลัมน์

4. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ตัวอย่างจะกรองคอลัมน์ B เพื่อดูเฉพาะอุปกรณ์บางประเภทเท่านั้น

5. เมนู ตัวกรองจะปรากฏขึ้น

6. ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากเลือกทั้งหมดเพื่อยกเลิกการเลือกข้อมูลทั้งหมดอย่างรวดเร็ว

7. ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากข้อมูลที่คุณต้องการกรอง จากนั้นคลิกตกลง ตัวอย่างนี้จะเลือกแล็ปท็อปและโปรเจคเตอร์เพื่อดูเฉพาะอุปกรณ์ประเภทเหล่านี้

8. ข้อมูลจะถูกกรอง ซ่อนเนื้อหาใด ๆ ที่ไม่ตรงกับเกณฑ์ชั่วคราว ในตัวอย่างนี้ จะแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์เท่านั้น

ตัวเลือกการกรองยังสามารถเข้าถึงได้จาก คำสั่ง เรียงลำดับและกรองบนแท็บหน้าแรก

วิธีใช้ตัวกรองหลายตัว

คุณสามารถใช้ตัวกรองหลายตัวเพื่อช่วยจำกัดผลลัพธ์ของคุณให้แคบลง ตัวอย่างนี้ได้กรองแผ่นงานเพื่อแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์ อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนต้องการจำกัดขอบเขตให้แคบลงเพื่อแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์ที่ทดสอบในเดือนสิงหาคม

1. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ตัวอย่างนี้จะเพิ่มตัวกรองในคอลัมน์ D เพื่อดูข้อมูลตามวันที่

2. เมนู ตัวกรองจะปรากฏขึ้น

3. ทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องโดยขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณต้องการกรอง จากนั้นคลิกตกลง ตัวอย่างจะยกเลิกการเลือกทุกอย่างยกเว้นเดือนสิงหาคม

4. ตัวกรองใหม่จะถูกนำมาใช้ ในตัวอย่าง ขณะนี้ชีตได้รับการกรองเพื่อแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์ที่ได้รับการทดสอบในเดือนสิงหาคม

วิธีการลบตัวกรอง

หลังจากนำตัวกรองไปใช้ คุณอาจต้องการเอาตัวกรองออกจากเวิร์กชีตเพื่อให้คุณสามารถกรองเนื้อหาได้หลายวิธี

1. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับตัวกรองที่คุณต้องการลบ ตัวอย่างจะล้างตัวกรองในคอลัมน์ D

2. เมนู ตัวกรองจะปรากฏขึ้น

3. เลือกตัวกรองจาก [ชื่อคอลัมน์]จากเมนูตัวกรอง ตัวอย่างเช่น เลือก ล้าง ตัวกรองจาก "เช็คเอาต์"

4. ตัวกรองจะถูกลบออกจากคอลัมน์ ข้อมูลที่ซ่อนไว้ก่อนหน้านี้จะปรากฏขึ้น

เมื่อต้องการเอาตัวกรองทั้งหมดออกจากเวิร์กชีต ให้คลิก คำสั่ง ตัวกรองบนแท็บข้อมูล

คุณสมบัติการกรองขั้นสูง

หากคุณต้องการตัวกรองสำหรับบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจง การกรองขั้นพื้นฐานอาจไม่ให้ตัวเลือกเพียงพอแก่คุณ โชคดีที่ Excel มีเครื่องมือการกรองขั้นสูงจำนวนหนึ่ง รวมถึงการกรองการค้นหา ข้อความ วันที่ และตัวเลข ซึ่งสามารถจำกัดผลลัพธ์ให้แคบลงเพื่อช่วยค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแท้จริง

วิธีกรองตามการค้นหา

Excel ช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่มีวลี ตัวเลข วันที่ ฯลฯ ที่ตรงกันทุกประการ ตัวอย่างคือการใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อแสดงเฉพาะผลิตภัณฑ์แบรนด์ Saris ในบันทึกอุปกรณ์

1. เลือก แท็บ Dataจากนั้นคลิกคำสั่ง Filter ลูกศรแบบเลื่อนลงจะปรากฏในช่องชื่อเรื่องของแต่ละคอลัมน์

หมายเหตุ : หากคุณได้เพิ่มตัวกรองลงในแผ่นงานแล้ว คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้

2. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ตัวอย่างจะกรองคอลัมน์ C

3. เมนู ตัวกรองจะปรากฏขึ้น ป้อนคำค้นหาในช่องค้นหา ผลลัพธ์การค้นหาจะปรากฏใต้ ช่อง ตัวกรองข้อความ โดยอัตโนมัติ ขณะที่คุณพิมพ์ ตัวอย่างเช่น เราจะป้อนส่าหรีเพื่อค้นหาอุปกรณ์แบรนด์ส่าหรีทั้งหมด เมื่อเสร็จแล้ว คลิกตกลง

4. แผ่นงานจะถูกกรองตามคำค้นหา ในตัวอย่าง ขณะนี้ชีตได้รับการกรองเพื่อแสดงเฉพาะอุปกรณ์ยี่ห้อ Saris

วิธีใช้ตัวกรองข้อความขั้นสูง

ตัวกรองข้อความขั้นสูงสามารถใช้เพื่อแสดงข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น เซลล์ที่มีอักขระหรือข้อมูลบางตัว โดยไม่รวมคำหรือตัวเลขเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ต้องการยกเว้นรายการใดๆ ที่มีคำว่าแล็ปท็อป

1. เลือก แท็บ Dataจากนั้นคลิกคำสั่ง Filter ลูกศรแบบเลื่อนลงจะปรากฏในช่องชื่อเรื่องของแต่ละคอลัมน์

หมายเหตุ : หากคุณได้เพิ่มตัวกรองลงในเวิร์กชีตของคุณแล้ว คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้

2. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ตัวอย่างจะกรองคอลัมน์ C

3. เมนู ตัวกรองจะปรากฏขึ้น วางเมาส์เหนือตัวกรองข้อความจากนั้นเลือกตัวกรองข้อความที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวอย่างเช่น เลือกไม่มี...เพื่อดูข้อมูลที่ไม่มีข้อความเฉพาะ

4. กล่องโต้ตอบตัวกรองอัตโนมัติแบบกำหนดเองจะปรากฏขึ้น ป้อนข้อความที่ต้องการทางด้านขวาของตัวกรอง จากนั้นคลิกตกลง ตัวอย่างจะป้อนแล็ปท็อปเพื่อแยกรายการใดๆ ที่มีคำนี้

5. ข้อมูลจะถูกกรองโดยตัวกรองข้อความที่เลือก ในตัวอย่าง ขณะนี้ชีตแสดงรายการที่ไม่มีคำว่าแล็ปท็อป

วิธีใช้ตัวกรองดิจิทัลขั้นสูง

ตัวกรองตัวเลขขั้นสูงช่วยให้คุณสามารถจัดการข้อมูลที่เป็นตัวเลขได้หลายวิธี ตัวอย่างจะแสดงเฉพาะอุปกรณ์บางประเภทตามช่วงหมายเลขรหัส

1. เลือก แท็บ ข้อมูลบน Ribbon จากนั้นคลิกคำสั่งกรอง ลูกศรแบบเลื่อนลงจะปรากฏในช่องชื่อเรื่องของแต่ละคอลัมน์

หมายเหตุ : หากคุณได้เพิ่มตัวกรองลงในเวิร์กชีตของคุณแล้ว คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้

2. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ตัวอย่างจะกรองคอลัมน์ A เพื่อดูเฉพาะบางรหัสเท่านั้น

3. เมนู ตัวกรองจะปรากฏขึ้น วางเมาส์เหนือตัวกรองตัวเลข จากนั้นเลือกตัวกรองตัวเลขที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวอย่างเช่น เลือกระหว่างเพื่อดูหมายเลข ID ระหว่างช่วงตัวเลขที่ระบุ

4. กล่องโต้ตอบตัวกรองอัตโนมัติแบบกำหนดเองจะปรากฏขึ้น ป้อนตัวเลขที่ต้องการทางด้านขวาของแต่ละตัวกรอง จากนั้นคลิกตกลง ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการกรองหมายเลข ID ที่มากกว่าหรือเท่ากับ 3000 แต่น้อยกว่าหรือเท่ากับ 6000 คุณจะแสดงหมายเลข ID ในช่วง 3000-6000

5. ข้อมูลจะถูกกรองโดยตัวกรองตัวเลขที่เลือก ในตัวอย่างนี้ ระบบจะแสดงเฉพาะรายการที่มีหมายเลข ID ระหว่าง 3000 ถึง 6000

วิธีใช้ตัวกรองวันที่ขั้นสูง

สามารถใช้ตัวกรองวันที่ขั้นสูงเพื่อดูข้อมูลจากช่วงเวลาหนึ่ง เช่น ปีที่แล้ว ไตรมาสถัดไป หรือระหว่างวันที่สองวัน ตัวอย่างนี้จะใช้ตัวกรองวันที่ขั้นสูงเพื่อดูเฉพาะอุปกรณ์ที่ได้รับการตรวจสอบระหว่างวันที่ 15 กรกฎาคมถึง 15 สิงหาคม

1. เลือก แท็บ Dataจากนั้นคลิกคำสั่ง Filter ลูกศรแบบเลื่อนลงจะปรากฏในช่องชื่อเรื่องของแต่ละคอลัมน์

หมายเหตุ : หากคุณได้เพิ่มตัวกรองลงในเวิร์กชีตของคุณแล้ว คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้

2. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ตัวอย่างจะกรองคอลัมน์ D เพื่อดูเฉพาะช่วงวันที่ที่กำหนดเท่านั้น

3. เมนู ตัวกรองจะปรากฏขึ้น วางเมาส์เหนือตัวกรองวันที่จากนั้นเลือกตัวกรองวันที่ที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวอย่างเช่น เลือกระหว่าง...เพื่อดูอุปกรณ์ที่ทดสอบตั้งแต่วันที่ 15 กรกฎาคมถึง 15 สิงหาคม

4. กล่องโต้ตอบตัวกรองอัตโนมัติแบบกำหนดเองจะปรากฏขึ้น ป้อนวันที่ที่ต้องการทางด้านขวาของแต่ละตัวกรอง จากนั้นคลิกตกลง ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการกรองวันที่หลังหรือวันที่ 15 กรกฎาคม 2015 และก่อนหรือวันที่ 15 สิงหาคม 2015 ก็จะแสดงช่วงระหว่างวันที่เหล่านี้

5. แผ่นงานจะถูกกรองตามตัวกรองวันที่ที่เลือก ขณะนี้สามารถดูรายการใดบ้างที่ได้รับการตรวจสอบระหว่างวันที่ 15 กรกฎาคม ถึง 15 สิงหาคม