Excel 2019 (ตอนที่ 23): การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

สมมติว่าคุณมีแผ่นงานที่มีข้อมูลหลายพันแถว แค่ดูข้อมูลดิบก็จะดูรูปแบบและแนวโน้มได้ยาก เช่นเดียวกับแผนภูมิการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้แสดงข้อมูลเป็นภาพและทำให้เวิร์กชีตเข้าใจได้ง่ายขึ้น

เรียนรู้เกี่ยวกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณสามารถนำการจัดรูปแบบ เช่น สี ไอคอน และแถบข้อมูล ไปใช้กับเซลล์ตั้งแต่หนึ่งเซลล์ขึ้นไปตามค่าของเซลล์ได้โดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอาจเป็น: หากค่าน้อยกว่า 2,000 ดอลลาร์ ให้ใส่สีเซลล์เป็นสีแดง เมื่อใช้กฎนี้ คุณจะสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าเซลล์ใดมีค่าน้อยกว่า 2,000 ดอลลาร์

วิธีสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ตัวอย่างเช่น มีแผ่นงานที่มีข้อมูลการขาย และต้องการดูว่าพนักงานขายคนใดบรรลุเป้าหมายการขายรายเดือนของตน เป้าหมายการขายคือ 4,000 เหรียญสหรัฐฯ/เดือน ดังนั้น เราจะสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับเซลล์ใดๆ ที่มีค่าสูงกว่า 4,000

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการสำหรับกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

2. จาก แท็บ หน้าแรกคลิกคำสั่งการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น

3. วางเมาส์เหนือรูปแบบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ต้องการ จากนั้นเลือกกฎที่ต้องการจากเมนูที่ปรากฏขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณต้องการเน้นเซลล์ที่มีมูลค่ามากกว่า 4,000 ดอลลาร์

4. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ป้อนค่าที่ต้องการลงในช่องว่าง ตัวอย่างเช่น เราจะป้อน 4000 เป็นค่า

5. เลือกสไตล์การจัดรูปแบบจากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวอย่างเช่น เลือกเติมสีเขียวด้วยข้อความสีเขียวเข้มจากนั้นคลิกตกลง

6. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนำไปใช้กับเซลล์ที่เลือก ในตัวอย่าง เป็นเรื่องง่ายที่จะดูว่าพนักงานขายคนใดบรรลุเป้าหมายการขายที่ 4,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ ในแต่ละเดือน

คุณสามารถใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหลายกฎกับช่วงของเซลล์หรือแผ่นงาน ทำให้คุณเห็นภาพแนวโน้มและรูปแบบต่างๆ ในข้อมูลของคุณได้

ติดตั้งการตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Excelมีสไตล์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจำนวนหนึ่ง หรือที่เรียกว่าการตั้งค่าล่วงหน้า ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้กับข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว แบ่งออกเป็นสามประเภท:

• แถบข้อมูลคือแถบแนวนอนที่เพิ่มลงในแต่ละเซลล์ เช่น แผนภูมิแท่ง

• ระดับสีเปลี่ยนสีของแต่ละเซลล์ตามค่าของมัน แต่ละระดับสีใช้การไล่ระดับสีสองหรือสามสี ตัวอย่างเช่น ในระดับสี เขียว-เหลือง-แดง ค่าสูงสุดคือสีเขียว ค่ากลางคือสีเหลือง และค่าต่ำสุดตรงกับสีแดง

• ชุดไอคอนจะเพิ่มไอคอนเฉพาะลงในแต่ละเซลล์ตามค่าของมัน

วิธีใช้การตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการสำหรับกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

2. คลิกคำสั่งการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น

3. วางเมาส์เหนือค่าที่ตั้งล่วงหน้าที่ต้องการ จากนั้นเลือกประเภทการตั้งค่าล่วงหน้าจากเมนูที่ปรากฏขึ้น

4. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนำไปใช้กับเซลล์ที่เลือก

ลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

หากต้องการลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข:

1. คลิกคำสั่งการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น

2. วางเมาส์เหนือกฎการล้างจากนั้นเลือกกฎที่คุณต้องการล้าง ตัวอย่างเช่น เลือกล้างกฎ จากทั้งแผ่นงานเพื่อลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งหมดออกจากแผ่นงาน

3. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกลบออก

คลิกจัดการกฎเพื่อแก้ไขหรือลบแต่ละกฎ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณใช้กฎหลายข้อกับเวิร์กชีต