Excel 2019 (ตอนที่ 25): ตรวจสอบและปกป้องสมุดงาน

ก่อนที่จะแชร์เวิร์กบุ๊กของคุณ คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการพิมพ์ผิดหรือข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการเก็บไว้เป็นส่วนตัว โชคดีที่Excelมีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยให้สมบูรณ์แบบและปกป้องเวิร์กบุ๊กของคุณ รวมถึงฟีเจอร์ตัวตรวจสอบเอกสารและปกป้องเวิร์กบุ๊ก

เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสาร

เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างหรือแก้ไขสมุดงาน ข้อมูลส่วนบุคคลบางอย่างอาจถูกเพิ่มลงในไฟล์โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อเอาข้อมูลนี้ออกก่อนที่จะแชร์เวิร์กบุ๊กกับผู้อื่นได้

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงบางอย่างอาจเป็นแบบถาวร คุณควรบันทึกสำเนาของเวิร์กบุ๊กเพิ่มเติมก่อนที่จะใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อลบข้อมูล

การใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร:

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. จากแผงข้อมูล คลิกตรวจสอบปัญหาจากนั้นเลือกตรวจสอบเอกสารจากเมนูแบบเลื่อนลง

3. คุณอาจได้รับแจ้งให้บันทึกไฟล์ของคุณก่อนเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

4. ตัวตรวจสอบเอกสารจะปรากฏขึ้น ทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่อง ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการตรวจสอบ จากนั้นคลิกตรวจสอบ ตัวอย่างจะปล่อยให้ทุกอย่างถูกเลือกไว้

5. ผลการทดสอบจะปรากฏขึ้น ในตัวอย่าง จะเห็นได้ว่าสมุดงานมีความคิดเห็นและข้อมูลส่วนบุคคลบางส่วน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องคลิกลบทั้งหมดบนทั้งสองรายการเพื่อลบข้อมูลนี้ออกจากสมุดงาน

6. เมื่อเสร็จแล้ว คลิกปิด

ปกป้องสมุดงาน

ตามค่าเริ่มต้น ใครก็ตามที่สามารถเข้าถึงเวิร์กบุ๊กของคุณจะสามารถเปิด คัดลอก และแก้ไขเนื้อหาได้ เว้นแต่คุณจะป้องกันเนื้อหานั้น มีหลายวิธีในการปกป้องเวิร์กบุ๊ก ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

เพื่อปกป้องสมุดงาน:

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. จากบานหน้าต่างข้อมูล คลิกคำสั่ง Protect Workbook

3. ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด ตัวอย่างเช่น เลือกทำเครื่องหมายว่าเป็นที่สิ้นสุด  การทำเครื่องหมายสมุดงานของคุณเป็นขั้นสุดท้ายเป็นวิธีที่ดีในการกีดกันผู้อื่นจากการแก้ไข ในขณะที่ตัวเลือกอื่นๆ จะช่วยให้คุณควบคุมได้มากขึ้นหากจำเป็น

4. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณบันทึก คลิกตกลง

5. กล่องโต้ตอบอื่นจะปรากฏขึ้น คลิกตกลง

6. สมุดงานจะถูกทำเครื่องหมายเป็นเวอร์ชันสุดท้าย

การทำเครื่องหมายเวิร์กบุ๊กเป็นขั้นสุดท้ายจะไม่ป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้ หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขข้อมูล คุณสามารถใช้ ตัวเลือก จำกัดการเข้าถึงแทนได้