Excel 2019 (ตอนที่ 4): พื้นฐานเซลล์

เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานกับ Excel คุณจะป้อนข้อมูลหรือเนื้อหาลงในเซลล์ เซลล์คือองค์ประกอบพื้นฐานของเวิร์กชีต คุณ จะต้องเรียนรู้พื้นฐานของเซลล์และเนื้อหาของเซลล์เพื่อคำนวณ วิเคราะห์ และจัดระเบียบข้อมูลในMicrosoft Excel

เรียนรู้เกี่ยวกับเซลล์

แต่ละเวิร์กชีตประกอบด้วยสี่เหลี่ยมหลายพันรูป เรียกว่าเซลล์ เซลล์คือจุดตัดของแถวและคอลัมน์ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือจุดที่แถวและคอลัมน์มาบรรจบกัน

คอลัมน์จะถูกระบุด้วยตัวอักษร (A, B, C) ในขณะที่แถวจะถูกระบุด้วยตัวเลข (1, 2, 3) แต่ละเซลล์จะมีชื่อของตัวเอง หรือที่เรียกว่าที่อยู่ของเซลล์ โดยขึ้นอยู่กับคอลัมน์และแถว ในตัวอย่างด้านล่าง เซลล์ที่เลือกจะตัดกันคอลัมน์Cและแถว5ดังนั้นที่อยู่ของเซลล์คือC5

ที่อยู่เซลล์

โปรดทราบว่าที่อยู่ของเซลล์จะปรากฏใน กล่อง ชื่อที่มุมซ้ายบนด้วย และส่วนหัวของแถวและคอลัมน์ของเซลล์จะถูกเน้นเมื่อเลือกเซลล์

คุณยังสามารถเลือกหลายเซลล์พร้อมกันได้ กลุ่มของเซลล์เรียกว่าช่วงเซลล์ แทนที่จะใช้ที่อยู่เซลล์เดียว คุณจะอ้างอิงถึงช่วงของเซลล์โดยใช้ที่อยู่ของเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายในช่วงนั้น โดยคั่นด้วยเครื่องหมายทวิภาค ตัวอย่างเช่น ช่วงที่ประกอบด้วยเซลล์A1, A2, A3, A4และA5จะถูกเขียนเป็นA1:A5 ดูช่วงเซลล์อื่นๆ ด้านล่าง:

ช่วงของเซลล์ A1:A8

ช่วงของเซลล์ A1:F1

ช่วงของเซลล์ A1:F8

หากคอลัมน์ใน Spreadsheet ของคุณมีป้ายกำกับเป็นตัวเลขแทนที่จะเป็นตัวอักษร คุณจะต้องเปลี่ยนรูปแบบการอ้างอิงเริ่มต้นสำหรับ Excel

วิธีการเลือกเซลล์

หากต้องการป้อนหรือแก้ไขเนื้อหาเซลล์ คุณต้องเลือกเซลล์ก่อน

1. คลิกเซลล์เพื่อเลือก ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์D9

2. เส้นขอบจะปรากฏขึ้นรอบๆ เซลล์ที่เลือก และส่วนหัวของคอลัมน์และแถวจะถูกเน้น เซลล์จะยังคงถูกเลือกจนกว่าคุณจะคลิกเซลล์อื่นในแผ่นงาน

เส้นขอบจะปรากฏขึ้นรอบๆ เซลล์ที่เลือก

คุณยังสามารถเลือกเซลล์โดยใช้ปุ่มลูกศรบนคีย์บอร์ดของคุณได้

วิธีเลือกช่วงเซลล์

บางครั้งคุณอาจต้องการเลือกกลุ่มเซลล์ที่ใหญ่ขึ้นหรือช่วงของเซลล์

1. คลิกและลากเมาส์จนกระทั่งเซลล์ที่อยู่ติดกันทั้งหมดที่คุณต้องการเลือกถูกเน้น ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกช่วงเซลล์B5:C18

2. ปล่อยเมาส์เพื่อเลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการ เซลล์จะยังคงถูกเลือกจนกว่าคุณจะคลิกเซลล์อื่นในแผ่นงาน

เลือกช่วงเซลล์

เนื้อหาของเซลล์

ข้อมูลใดๆ ที่คุณป้อนลงในสเปรดชีตจะถูกจัดเก็บไว้ในเซลล์ แต่ละเซลล์สามารถมีเนื้อหาได้หลายประเภท รวมถึงข้อความ รูปแบบ สูตร และฟังก์ชัน

ข้อความ : เซลล์สามารถมีข้อความ เช่น ตัวอักษร ตัวเลข และวันที่

เซลล์สามารถมีข้อความได้

แอ็ตทริบิวต์รูปแบบ : เซลล์สามารถมีแอททริบิวต์รูปแบบที่เปลี่ยนวิธีแสดงตัวอักษร ตัวเลข และวันที่ ตัวอย่างเช่น เปอร์เซ็นต์อาจปรากฏเป็น 0.15 หรือ 15% คุณยังสามารถเปลี่ยนสีข้อความหรือพื้นหลังของเซลล์ได้อีกด้วย

เซลล์สามารถมีแอตทริบิวต์การจัดรูปแบบได้

สูตรและฟังก์ชัน : เซลล์สามารถมีสูตรและฟังก์ชันที่คำนวณค่าของเซลล์ ในตัวอย่างSUM(B2:B8)จะรวมค่าของแต่ละเซลล์ในช่วงB2:B8และแสดงผลลัพธ์ในเซลล์B9

เซลล์สามารถมีสูตรและฟังก์ชันได้

วิธีการแทรกเนื้อหา

1. คลิกเซลล์เพื่อเลือก ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์F9

เลือกเซลล์

2. ป้อนบางอย่างในเซลล์ที่เลือก จากนั้นกด Enter บนแป้นพิมพ์ เนื้อหาจะปรากฏในเซลล์และแถบสูตร คุณยังสามารถป้อนและแก้ไขเนื้อหาเซลล์ในแถบสูตรได้

นำเข้าเนื้อหา

วิธีลบเนื้อหาของเซลล์

1. เลือกเซลล์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการลบ ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกช่วงเซลล์A10:H10

เลือกเซลล์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการลบ

2. เลือก คำสั่ง Clearบน แท็บ Homeจากนั้นคลิกClear Contents

คลิกล้างเนื้อหา

3. เนื้อหาของเซลล์จะถูกลบ

เนื้อหาของเซลล์จะถูกลบ

คุณยังสามารถใช้ ปุ่ม Deleteบนคีย์บอร์ดของคุณเพื่อลบเนื้อหาจากหลายเซลล์พร้อมกันได้ ปุ่มBackspaceจะลบเนื้อหาออกจากเซลล์ทีละเซลล์เท่านั้น

วิธีการลบเซลล์

มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการลบเนื้อหาของเซลล์และการลบเซลล์เอง หากคุณลบทั้งเซลล์ เซลล์ด้านล่างจะเลื่อนขึ้นเพื่อเติมช่องว่างและแทนที่เซลล์ที่ถูกลบ

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการลบ ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกA10:H10

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการลบ

2. เลือก คำสั่ง Deleteจาก แท็บ Homeบน Ribbon

เลือกคำสั่งลบ

3. เซลล์ด้านล่างจะเลื่อนขึ้นและเติมช่องว่าง

เซลล์ด้านล่างจะเลื่อนขึ้น

วิธีคัดลอกและวางเนื้อหาของเซลล์

Excel ช่วยให้คุณสามารถคัดลอกเนื้อหาที่ป้อนลงในสเปรดชีตแล้ววางลงในเซลล์อื่น ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายาม

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอก เช่น เราจะเลือกF9

เลือกเซลล์

2. คลิก คำสั่ง Copyบน แท็บ HomeหรือกดCtrl + Cบนแป้นพิมพ์

คลิกคำสั่งคัดลอก

3. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางเนื้อหา ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกF12:F17 เซลล์ที่คัดลอกจะมีเส้นขีดทับล้อมรอบ

เลือกเซลล์ที่จะวางเนื้อหา

4. คลิก คำสั่ง วางบน แท็บ หน้าแรกหรือกดCtrl + Vบนแป้นพิมพ์

คลิกคำสั่งวาง

5. เนื้อหาจะถูกวางลงในเซลล์ที่เลือก

เนื้อหาจะถูกวางลงในเซลล์ที่เลือก

วิธีเข้าถึงตัวเลือกการวางเพิ่มเติม

คุณยังสามารถเข้าถึงตัวเลือกการวางเพิ่มเติมได้ ซึ่งสะดวกอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับเซลล์ที่มีสูตรหรือการจัดรูปแบบ เพียงคลิกลูกศรดรอปดาวน์บน คำสั่ง วางเพื่อดูตัวเลือกเหล่านี้

คลิกลูกศรดรอปดาวน์บนคำสั่งวาง

แทนที่จะเลือกคำสั่งจาก Ribbon คุณสามารถเข้าถึงคำสั่งได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิกขวา เพียงเลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ จากนั้นคลิกขวา เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นโดยคุณจะพบคำสั่งหลายคำบน Ribbon

เลือกคำสั่งจากเมนูคลิกขวา

วิธีตัดและวางเนื้อหาของเซลล์

คุณลักษณะการตัดทำให้คุณสามารถย้ายเนื้อหาระหว่างเซลล์ได้ต่างจากการคัดลอกและวาง

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการตัด ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกG5:G6

2. คลิกขวาและเลือกคำสั่ง Cut คุณยังสามารถใช้คำสั่งบน แท็บ หน้าแรกหรือกดCtrl + Xบนแป้นพิมพ์

เลือกคำสั่งตัด

3. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางเนื้อหา ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกF10:F11 เซลล์ที่ตัดจะมีเส้นขีดทับล้อมรอบเซลล์เหล่านั้น

4. คลิกขวาและเลือกคำสั่งวาง คุณยังสามารถใช้คำสั่งบน แท็บ หน้าแรกหรือกดCtrl + Vบนแป้นพิมพ์

เลือกคำสั่งวาง

5. เนื้อหาที่ตัดจะถูกลบออกจากเซลล์ต้นฉบับและวางลงในเซลล์ที่เลือก

ตัดและวางเนื้อหา

วิธีการลากและวางเซลล์

แทนที่จะตัด คัดลอก และวาง คุณสามารถลากและวางเซลล์เพื่อย้ายเนื้อหาได้

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการย้าย เช่น เราจะเลือกH4:H12

2. เลื่อนเมาส์ไปเหนือขอบของเซลล์ที่เลือกจนกระทั่งเมาส์เปลี่ยนเป็นเคอร์เซอร์ที่มีลูกศรสี่ลูก

เคอร์เซอร์มีลูกศรสี่ลูก

3. คลิกและลากเซลล์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ ตัวอย่างจะแปลงเป็นG4:G12

คลิกและลากเซลล์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

4. ปล่อยเมาส์ เซลล์จะถูกวางในตำแหน่งที่เลือก

เซลล์จะถูกวางในตำแหน่งที่เลือก

วิธีใช้ Fill Handle

หากคุณกำลังคัดลอกเนื้อหาเซลล์ไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันในแถวหรือคอลัมน์เดียวกัน จุดจับเติมเป็นทางเลือกที่ดีในการคัดลอกและวางคำสั่ง

1. เลือกเซลล์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการใช้ จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์เพื่อให้จุดจับเติมปรากฏขึ้น

เลือกเซลล์

2. คลิกและลากที่จับเติมจนกระทั่งเลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการ เช่น เราจะเลือกG13:G17

คลิกและลากจุดจับเติม

3. ปล่อยเมาส์เพื่อเลือกเซลล์ที่ต้องการ

ปล่อยเมาส์เพื่อเลือกเซลล์ที่ต้องการ

วิธีดำเนินการลำดับต่อโดยใช้จุดจับเติม

ที่จับเติมสามารถใช้เพื่อดำเนินการลำดับต่อไปได้ เมื่อใดก็ตามที่เนื้อหาของแถวหรือคอลัมน์เรียงลำดับตามลำดับ เช่น ตัวเลข (1, 2, 3) หรือวัน (วันจันทร์ วันอังคาร วันพุธ) ที่จับเติมสามารถเดาได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไปในลำดับ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะต้องเลือกหลายเซลล์ก่อนที่จะใช้จุดจับเติมเพื่อช่วยให้ Excel ระบุลำดับของลำดับได้ ลองดูตัวอย่าง:

1. เลือกช่วงเซลล์ที่มีชุดข้อมูลที่คุณต้องการดำเนินการต่อ เช่น เราจะเลือกE4:G4

2. คลิกและลากจุดจับเติมเพื่อดำเนินการต่อในลำดับ

คลิกและลากจุดจับเติมเพื่อดำเนินการต่อในลำดับ

3. ปล่อยเมาส์ ถ้า Excel เข้าใจลำดับนี้ ก็จะดำเนินต่อไปในเซลล์ที่เลือก ในตัวอย่าง Excel ได้เพิ่มPart 4, Part 5และPart 6เป็นH4:J4

ลำดับนี้จะดำเนินต่อไปในเซลล์ที่เลือก

คุณยังสามารถดับเบิลคลิกที่จุดจับเติมแทนการคลิกและลากได้ สิ่งนี้มีประโยชน์กับสเปรดชีตขนาดใหญ่ซึ่งการคลิกและลากอาจทำได้ยาก