Excel 2019 (ตอนที่ 5): แก้ไขคอลัมน์ แถว และเซลล์

ตามค่าเริ่มต้น ทุกแถวและคอลัมน์ของสมุดงานใหม่จะถูกตั้งค่าความสูงและความกว้างเท่ากัน Microsoft Excel ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขความกว้างของคอลัมน์และความ สูงของแถวได้หลายวิธี รวมถึงการใช้การตัดข้อความและการรวมเซลล์

วิธีแก้ไขความกว้างของคอลัมน์

ในตัวอย่างด้านล่าง คอลัมน์ C แคบเกินไปที่จะแสดงเนื้อหาทั้งหมดในเซลล์เหล่านี้ เนื้อหาทั้งหมดนี้สามารถแสดงได้โดยการเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ C

1. วางเมาส์ไว้เหนือแถวของคอลัมน์ในส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อให้เคอร์เซอร์กลายเป็นลูกศรคู่

2. คลิกและลากเมาส์เพื่อเพิ่มหรือลดความกว้างของคอลัมน์

3. ปล่อยเมาส์ ความกว้างของคอลัมน์จะเปลี่ยนไป

ด้วยข้อมูลตัวเลข เซลล์จะแสดงเครื่องหมายปอนด์ (#######) หากคอลัมน์แคบเกินไป เพียงเพิ่มความกว้างของคอลัมน์เพื่อแสดงข้อมูล

คุณสมบัติปรับพอดีอัตโนมัติ

คุณสมบัติปรับพอดีอัตโนมัติจะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าความกว้างของคอลัมน์ให้พอดีกับเนื้อหาโดยอัตโนมัติ

1. วางเมาส์ไว้เหนือแถวของคอลัมน์ในส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อให้เคอร์เซอร์กลายเป็นลูกศรคู่

2. ดับเบิลคลิก ความกว้างของคอลัมน์จะถูกเปลี่ยนโดยอัตโนมัติเพื่อให้พอดีกับเนื้อหา

คุณยังสามารถใช้ปรับพอดีอัตโนมัติกับความกว้างของหลายคอลัมน์พร้อมกันได้ เพียงเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการใช้คุณสมบัติปรับพอดีอัตโนมัติ จากนั้นเลือก คำสั่ง ปรับความกว้างคอลัมน์ให้พอดีอัตโนมัติ จากเมนู แบบเลื่อนลง รูปแบบ บนแท็บหน้าแรก วิธีนี้ยังใช้กับความสูงของแถวได้ด้วย

วิธีแก้ไขความสูงของแถว

1. วางเคอร์เซอร์บนเส้นเพื่อให้เคอร์เซอร์กลายเป็นลูกศรคู่

2. คลิกและลากเมาส์เพื่อเพิ่มหรือลดความสูงของแถว

3. ปล่อยเมาส์ ความสูงของแถวที่เลือกจะเปลี่ยนไป

วิธีแก้ไขแถวหรือคอลัมน์ทั้งหมด

แทนที่จะปรับขนาดแต่ละแถวและคอลัมน์ คุณสามารถแก้ไขความสูงและความกว้างของทุกแถวและคอลัมน์ได้ในคราวเดียว วิธีนี้ช่วยให้คุณกำหนดขนาดเท่ากันสำหรับทุกแถวและคอลัมน์ในเวิร์กชีตของคุณได้ ตัวอย่างจะกำหนดความสูงของแถวให้สม่ำเสมอ

1. ค้นหาและคลิก ปุ่ม เลือกทั้งหมดใต้ช่องชื่อเพื่อเลือกทุกเซลล์ในแผ่นงาน

2. วางเมาส์ไว้บนแถวเพื่อให้เคอร์เซอร์กลายเป็นลูกศรคู่

3. คลิกและลากเมาส์เพื่อเพิ่มหรือลดความสูงของแถว จากนั้นปล่อยเมาส์เมื่อคุณพอใจ ความสูงของแถวจะเปลี่ยนไปสำหรับทั้งแผ่นงาน

แทรก ลบ ย้าย และซ่อน

หลังจากทำงานกับเวิร์กบุ๊กมาระยะหนึ่งแล้ว คุณอาจพบว่าคุณต้องการแทรกคอลัมน์หรือแถวใหม่ ลบแถวหรือคอลัมน์บางแถว ย้ายไปยังตำแหน่งอื่นในเวิร์กชีต หรือแม้แต่ซ่อนไว้

วิธีแทรกแถว

1. เลือกส่วนหัวของแถวด้านล่างที่คุณต้องการให้แถวใหม่ปรากฏ ตัวอย่างเช่น คุณต้องการแทรกแถวระหว่างแถวที่ 4 และ 5 ดังนั้นแถวที่ 5 จะถูกเลือก

2. คลิก คำสั่ง แทรกบนแท็บหน้าแรก

3. แถวใหม่จะปรากฏเหนือแถวที่เลือก

เมื่อแทรกแถว คอลัมน์ หรือเซลล์ใหม่ คุณจะเห็นไอคอนพู่กันถัดจากเซลล์ที่แทรก ปุ่มนี้ให้คุณเลือกได้ว่า Excel จะจัดรูปแบบเซลล์เหล่านี้อย่างไร ตามค่าเริ่มต้น รูปแบบ Excel จะแทรกแถวที่มีรูปแบบเดียวกันกับเซลล์ในแถวด้านบน หากต้องการเข้าถึงตัวเลือกเพิ่มเติม ให้วางเมาส์เหนือไอคอน จากนั้นคลิกลูกศรแบบเลื่อนลง

วิธีแทรกคอลัมน์

1. เลือกส่วนหัวคอลัมน์ทางด้านขวาของตำแหน่งที่คุณต้องการให้คอลัมน์ใหม่ปรากฏ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแทรกคอลัมน์ระหว่างคอลัมน์ D และ E ให้เลือกคอลัมน์ E

2. คลิก คำสั่ง แทรกบนแท็บหน้าแรก

3. คอลัมน์ใหม่จะปรากฏทางด้านซ้ายของคอลัมน์ที่เลือก

เมื่อแทรกแถวและคอลัมน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกทั้งแถวหรือคอลัมน์โดยคลิกที่ส่วนหัว หากคุณเลือกเพียงเซลล์เดียวในแถวหรือคอลัมน์ คำสั่ง Insertจะแทรกเฉพาะเซลล์ใหม่เท่านั้น

วิธีการลบแถวหรือคอลัมน์

การลบแถวหรือคอลัมน์ที่ไม่ต้องการอีกต่อไปเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างจะลบแถว แต่คุณสามารถลบคอลัมน์ได้ในลักษณะเดียวกัน

1. เลือกแถวที่คุณต้องการลบ เช่น เราจะเลือกแถวที่ 9

2. คลิก คำสั่ง ลบบนแท็บหน้าแรก

3. แถวที่เลือกจะถูกลบ และแถวรอบๆ จะเปลี่ยนแปลง ในตัวอย่าง แถวที่ 10 ถูกดันขึ้น ดังนั้นตอนนี้จึงเป็นแถวที่ 9

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างการลบแถวหรือคอลัมน์กับการลบเนื้อหา หากคุณต้องการล้างเนื้อหาออกจากแถวหรือคอลัมน์โดยไม่ทำให้แถวและคอลัมน์อื่นๆ เปลี่ยนแปลง ให้คลิกขวาที่ส่วนหัว จากนั้นเลือกล้างเนื้อหาจากเมนูแบบเลื่อนลง

วิธีย้ายแถวหรือคอลัมน์

บางครั้งคุณอาจต้องการย้ายคอลัมน์หรือแถวเพื่อจัดเรียงเนื้อหาของเวิร์กชีตของคุณใหม่ ตัวอย่างจะย้ายคอลัมน์ แต่คุณสามารถย้ายแถวได้ในลักษณะเดียวกัน

1. เลือกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการย้าย

2. คลิก คำสั่ง Cutบน แท็บ HomeหรือกดCtrl + Xบนแป้นพิมพ์

3. เลือกส่วนหัวของคอลัมน์ทางด้านขวาของตำแหน่งที่คุณต้องการย้ายคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการย้ายคอลัมน์ระหว่างคอลัมน์ E และ F ให้เลือกคอลัมน์ F

4. คลิก คำสั่ง แทรกบน แท็บ หน้าแรกจากนั้นเลือกแทรกเซลล์ที่ตัดจากเมนูแบบเลื่อนลง

5. คอลัมน์จะถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่เลือก และคอลัมน์รอบๆ จะย้าย

คุณยังสามารถเข้าถึง คำสั่ง ตัดและแทรกได้ด้วยการคลิกขวาและเลือกคำสั่งที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง

วิธีซ่อน/แสดงแถวหรือคอลัมน์

บางครั้งคุณอาจต้องการเปรียบเทียบบางแถวหรือคอลัมน์โดยไม่ต้องเปลี่ยนการจัดระเบียบของเวิร์กชีต เมื่อต้องการทำเช่นนี้ Excel จะช่วยให้คุณสามารถซ่อนแถวและคอลัมน์ได้หากจำเป็น ตัวอย่างจะซ่อนบางคอลัมน์ แต่คุณสามารถซ่อนแถวได้ในลักษณะเดียวกัน

1. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการซ่อน คลิกขวา จากนั้นเลือกซ่อนจากเมนูรูปแบบ ตัวอย่างจะซ่อนคอลัมน์ C, D และ E

2. คอลัมน์ต่างๆ จะถูกซ่อน เส้นคอลัมน์สีเขียวระบุตำแหน่งของคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่

3. หากต้องการแสดงคอลัมน์ ให้เลือกคอลัมน์ทั้งสองด้านของคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ ตัวอย่างจะเลือกคอลัมน์ B และ F จากนั้นคลิกขวาและเลือกUnhideจากเมนูรูปแบบ

4. คอลัมน์ที่ซ่อนอยู่จะปรากฏขึ้นอีกครั้ง

การตัดข้อความและผสานเซลล์

เมื่อใดก็ตามที่คุณมีเนื้อหาที่แสดงอยู่ในเซลล์มากเกินไป คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การตัดข้อความหรือผสานเซลล์แทนการปรับขนาดคอลัมน์ได้ การตัดข้อความจะแก้ไขความสูงของแถวของเซลล์โดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถแสดงเนื้อหาของเซลล์ได้หลายบรรทัด ผสานทำให้คุณสามารถรวมเซลล์กับเซลล์ว่างที่อยู่ติดกันเพื่อสร้างเซลล์ขนาดใหญ่ได้

วิธีใช้การตัดข้อความในเซลล์

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการ เช่น เราจะเลือกเซลล์ในคอลัมน์ C

2. คลิก คำสั่ง ตัดข้อความบนแท็บหน้าแรก

3. ข้อความในเซลล์ที่เลือกจะถูกรวมเข้าด้วยกัน

คลิก คำสั่ง ตัดข้อความ อีกครั้ง เพื่อให้ข้อความกลับสู่สถานะดั้งเดิม

วิธีผสานเซลล์โดยใช้คำสั่ง Merge & Center

1. เลือกช่วงเซลล์ที่คุณต้องการผสาน ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกA1:F1

2. คลิก คำสั่ง Merge & Centerบนแท็บ Home

3. เซลล์ที่เลือกจะถูกผสานและข้อความจะอยู่ตรงกลาง

วิธีเข้าถึงตัวเลือกการรวมเพิ่มเติม

หากคุณคลิกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจาก คำสั่ง Merge & Centerบน แท็บ Homeเมนูแบบเลื่อนลงMergeจะปรากฏขึ้น

จากที่นี่ คุณสามารถเลือก:

• ผสานและจัดกึ่งกลาง : การดำเนินการนี้จะผสานเซลล์ที่เลือกให้เป็นเซลล์เดียวและจัดข้อความไว้ตรงกลาง
• ผสานข้าม : ตัวเลือกนี้จะผสานเซลล์ที่เลือกให้เป็นเซลล์ขนาดใหญ่โดยแยกแต่ละแถวออกจากกัน
• ผสานเซลล์ : ตัวเลือกนี้จะผสานเซลล์ที่เลือกให้เป็นเซลล์เดียว แต่ไม่จัดกึ่งกลางข้อความ
• ยกเลิกการผสานเซลล์ : การดำเนินการนี้จะยกเลิกการผสานเซลล์ที่เลือก

โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อใช้คุณสมบัตินี้ หากคุณผสานหลายเซลล์ที่มีข้อมูลทั้งหมด Excel จะเก็บเฉพาะเนื้อหาของเซลล์ด้านซ้ายบนและละทิ้งอย่างอื่นทั้งหมด

คุณลักษณะการเลือกแบบกึ่งกลาง

การผสานอาจมีประโยชน์ในการจัดระเบียบข้อมูลของคุณ แต่ก็สามารถสร้างปัญหาในภายหลังได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น การย้าย คัดลอก และวางเนื้อหาจากเซลล์ที่ผสานอาจเป็นเรื่องยาก ทางเลือกที่ดีในการผสานคือฟีเจอร์การเลือกกึ่งกลาง ซึ่งสร้างเอฟเฟกต์ที่คล้ายกันโดยไม่ต้องรวมเซลล์เข้าด้วยกัน

วิธีใช้การเลือกแบบกึ่งกลาง

1. เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกA1:F1 หมายเหตุ: หากคุณได้ผสานเซลล์เหล่านี้แล้ว คุณควรยกเลิกการผสานก่อนที่จะดำเนินการต่อในขั้นตอนที่ 2

2. คลิกลูกศรเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของ กลุ่ม การจัดตำแหน่งบนแท็บหน้าแรก

3. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ค้นหาและเลือก เมนูแบบเลื่อนลง แนวนอนเลือกCenter Across Selectionจากนั้นคลิกOK

4. เนื้อหาจะเน้นที่ช่วงเซลล์ที่เลือก อย่างที่คุณเห็น สิ่งนี้จะสร้างผลลัพธ์ภาพเหมือนกับตัวเลือกการผสานและการจัดกึ่งกลาง แต่จะคงแต่ละเซลล์ไว้ในA1:F1