Excel 2019 (ตอนที่ 7): เรียนรู้เกี่ยวกับรูปแบบตัวเลข

รูปแบบตัวเลขคืออะไร?

เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานกับสเปรดชีตในMicrosoft Excelคุณควรใช้รูปแบบตัวเลขที่เหมาะสมสำหรับข้อมูลของคุณ รูปแบบตัวเลขจะบอกสเปรดชีตอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังใช้ข้อมูลประเภทใด เช่น เปอร์เซ็นต์ (%) สกุลเงิน ($) เวลา วันที่ ฯลฯ

เหตุใดจึงใช้รูปแบบตัวเลข

รูปแบบตัวเลขไม่เพียงทำให้สเปรดชีตอ่านง่ายขึ้น แต่ยังทำให้ใช้งานได้ง่ายขึ้นอีกด้วย เมื่อคุณใช้รูปแบบตัวเลข คุณกำลังบอกสเปรดชีตของคุณอย่างชัดเจนว่าค่าประเภทใดที่เก็บอยู่ในเซลล์ ตัวอย่างเช่น การจัดรูปแบบวันที่จะบอกสเปรดชีตว่าคุณกำลังป้อนวันที่ในปฏิทินที่ต้องการ ซึ่งช่วยให้สเปรดชีตเข้าใจข้อมูลของคุณได้ดีขึ้น ช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณสอดคล้องกันและมีการคำนวณสูตรอย่างถูกต้อง

หากคุณไม่จำเป็นต้องใช้รูปแบบตัวเลขใดๆ โดยปกติแล้ว Spreadsheet จะใช้รูปแบบตัวเลขทั่วไปตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม รูปแบบสากลอาจมีการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบเล็กน้อยกับข้อมูลของคุณ

ใช้รูปแบบตัวเลข

เช่นเดียวกับรูปแบบการจัดรูปแบบอื่นๆ เช่น เปลี่ยนสีตัวอักษร คุณจะต้องใช้รูปแบบตัวเลขโดยเลือกเซลล์ แล้วคลิกตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ต้องการ มีสองวิธีหลักในการเลือกรูปแบบตัวเลข:

1. ไปที่ แท็บ หน้าแรกคลิก เมนูแบบเลื่อนลง รูปแบบตัวเลขใน กลุ่ม ตัวเลขและเลือกรูปแบบที่ต้องการ

2. คลิกคำสั่งรูปแบบตัวเลขด่วนรายการใดรายการหนึ่งใต้เมนูแบบเลื่อนลง

คุณสามารถเลือกเซลล์ที่ต้องการแล้วกดCtrl + 1บนแป้นพิมพ์เพื่อเข้าถึงตัวเลือกการจัดรูปแบบตัวเลขเพิ่มเติม

ตัวอย่างได้ใช้ รูปแบบ สกุลเงินซึ่งเพิ่มสัญลักษณ์สกุลเงิน ( $ ) และแสดงทศนิยมสองตำแหน่งสำหรับค่าตัวเลขใดๆ

หากคุณเลือกเซลล์ใดๆ ที่มีรูปแบบตัวเลข คุณสามารถดูค่าจริงของเซลล์นั้นได้ในแถบสูตร สเปรดชีตจะใช้ค่านี้สำหรับสูตรและการคำนวณอื่นๆ

ใช้รูปแบบตัวเลขอย่างถูกต้อง

ไม่ใช่แค่การเลือกเซลล์และการจัดรูปแบบเท่านั้น สเปรดชีตสามารถใช้การจัดรูปแบบตัวเลขโดยอัตโนมัติตามวิธีที่คุณป้อนข้อมูล แปลว่าคุณจะต้องป้อนข้อมูลในแบบที่โปรแกรมเข้าใจ จากนั้นตรวจดูให้แน่ใจว่าเซลล์ต่างๆ ใช้รูปแบบตัวเลขที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น รูปภาพด้านล่างแสดงวิธีการใช้รูปแบบตัวเลขสำหรับวันที่ เปอร์เซ็นต์ และเวลาอย่างถูกต้อง:

ตอนนี้คุณรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของรูปแบบตัวเลขแล้ว ต่อไป เรามาดูรูปแบบตัวเลขเฉพาะบางรูปแบบกัน

รูปแบบเปอร์เซ็นต์

รูปแบบตัวเลขี่มีประโยชน์ที่สุดรูปแบบหนึ่งคือรูปแบบเปอร์เซ็นต์ (%) โดยจะแสดงค่าเป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น 20% หรือ 55% สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคำนวณสิ่งต่างๆ เช่น ต้นทุนภาษีการขายหรือเคล็ดลับ เมื่อคุณป้อนเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) หลังตัวเลข รูปแบบเปอร์เซ็นต์จะถูกนำไปใช้กับเซลล์นั้นโดยอัตโนมัติ

เปอร์เซ็นต์สามารถเขียนเป็นเลขทศนิยมได้ ดังนั้น 15% เท่ากับ 0.15, 7.5% คือ 0.075, 20% คือ 0.20, 55% คือ 0.55 เป็นต้น รูปแบบเปอร์เซ็นต์มีประโยชน์ในหลายกรณี ตัวอย่างเช่น ในภาพด้านล่าง โปรดทราบว่าอัตราภาษีขายมีรูปแบบที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละสเปรดชีต (5, 5% และ 0.05):

อย่างที่คุณเห็น การคำนวณในสเปรดชีตทางด้านซ้ายทำงานไม่ถูกต้อง หากไม่มีการจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ สเปรดชีตจะถือว่าคุณต้องการคูณ $22.50 ด้วย 5 ไม่ใช่ 5% สเปรดชีตทางด้านขวายังคงใช้งานได้โดยไม่มีการจัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ และสเปรดชีตที่อยู่ตรงกลางจะอ่านได้ง่ายกว่า

รูปแบบวันที่

เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานกับวันที่ คุณจะต้องใช้รูปแบบวันที่เพื่อให้สเปรดชีตทราบว่าคุณกำลังอ้างอิงถึงวันที่ในปฏิทินที่เฉพาะเจาะจง เช่น 15 กรกฎาคม 2014 รูปแบบวันที่ยังช่วยให้คุณทำงานกับชุดเครื่องมืออันทรงพลังที่ประกอบด้วย ฟังก์ชั่นที่ใช้ข้อมูลวันที่และเวลาในการคำนวณคำตอบ

สเปรดชีตไม่สามารถเข้าใจข้อมูลในลักษณะเดียวกับมนุษย์ ตัวอย่างเช่น หากคุณป้อนเดือนตุลาคมลงในเซลล์ สเปรดชีตจะไม่ทราบว่าคุณกำลังป้อนวันที่ จึงจะถือว่าเนื้อหานี้เหมือนกับข้อความอื่นๆ เมื่อป้อนวันที่ คุณจะต้องใช้รูปแบบเฉพาะที่สเปรดชีตเข้าใจแทน เช่น เดือน/วัน/ปี (หรือวัน/เดือน/ปี ขึ้นอยู่กับประเทศที่คุณอยู่) ตัวอย่างด้านล่างจะเข้าสู่ 12/10/2014 ซึ่งเท่ากับวันที่ 12 ตุลาคม 2014 จากนั้นสเปรดชีตจะนำรูปแบบวันที่ไปใช้กับเซลล์โดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณจัดรูปแบบวันที่อย่างถูกต้องแล้ว คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ กับข้อมูลนี้ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้Fill Handleเพื่อกรอกวันที่ต่อๆ ไปในคอลัมน์ต่อไปได้:

หากไม่ได้ใช้รูปแบบวันที่โดยอัตโนมัติ แสดงว่าสเปรดชีตไม่เข้าใจข้อมูลที่คุณป้อน ตัวอย่างด้านล่างนี้เข้าสู่วันที่ 15 มีนาคม สเปรดชีตไม่เข้าใจว่าผู้เขียนอ้างถึงวันที่ ดังนั้นเซลล์จึงยังคงใช้รูปแบบตัวเลขทั่วไป

ในทางกลับกัน หากคุณป้อนวันที่ 15 มีนาคม (โดยไม่มี "th") สเปรดชีตจะรับรู้ว่าเป็นวัน เนื่องจากไม่รวมปี สเปรดชีตจึงเพิ่มปีปัจจุบันโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ส่วนวันที่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด นอกจากนี้ยังสามารถป้อนวันที่ด้วยวิธีอื่นได้ เช่น 15/3/2557, 15/3/2557 หรือ 15/3/2557 และสเปรดชีตจะยังคงรับรู้ว่าเป็นวันที่

หากคุณต้องการเพิ่มวันที่ปัจจุบันลงในเซลล์ คุณสามารถใช้Ctrl + ; เหมือนในวิดีโอด้านล่าง

ตัวเลือกรูปแบบวันที่เพิ่มเติม

หากต้องการเข้าถึงตัวเลือกรูปแบบวันที่อื่นๆ ให้เลือก เมนู แบบเลื่อนลงรูปแบบตัวเลขและเลือกรูปแบบตัวเลขเพิ่มเติม ตัวเลือกเหล่านี้คือตัวเลือกสำหรับการแสดงวันที่ที่แตกต่างกัน เช่น การรวมวันในสัปดาห์หรือการข้ามปี

กล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์จะปรากฏขึ้น จากที่นี่ คุณสามารถเลือกตัวเลือกรูปแบบวันที่ที่คุณต้องการได้

ดังที่คุณเห็นในแถบสูตร รูปแบบวันที่แบบกำหนดเองไม่เพียงแต่จะเปลี่ยนวันที่จริงในเซลล์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิธีการแสดงด้วย

คำแนะนำในการจัดรูปแบบตัวเลข

เคล็ดลับบางประการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดด้วยการจัดรูปแบบตัวเลข:

ใช้การจัดรูปแบบตัวเลขกับทั้งคอลัมน์ : หากคุณวางแผนที่จะใช้คอลัมน์สำหรับข้อมูลบางประเภท เช่น วันที่หรือเปอร์เซ็นต์ วิธีที่ง่ายที่สุดในการเลือกทั้งคอลัมน์คือการคลิกตัวอักษรของคอลัมน์แล้วใช้รูปแบบตัวเลขที่ต้องการ ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลใดๆ ที่คุณเพิ่มลงในคอลัมน์นี้ในอนาคตจะมีรูปแบบตัวเลขที่ถูกต้อง โปรดทราบว่าโดยทั่วไปแถวส่วนหัวจะไม่ได้รับผลกระทบจากการจัดรูปแบบตัวเลข

ตรวจสอบค่าของคุณอีกครั้งหลังจากใช้การจัดรูปแบบตัวเลข : หากคุณใช้การจัดรูปแบบตัวเลขกับข้อมูลที่มีอยู่ คุณอาจได้รับผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด ตัวอย่างเช่น การใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์ (%) กับเซลล์ที่มีค่า 5 จะทำให้คุณได้ 500% ไม่ใช่ 5% ในกรณีนี้คุณต้องป้อนค่าใหม่ในแต่ละเซลล์ให้ถูกต้อง

หากคุณอ้างอิงเซลล์ที่มีรูปแบบตัวเลขในสูตร สเปรดชีตจะสามารถนำรูปแบบตัวเลขเดียวกันไปใช้กับเซลล์ใหม่ได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ค่าที่จัดรูปแบบสกุลเงินในสูตร ค่าที่คำนวณได้จะใช้การจัดรูปแบบสกุลเงินด้วย

หากคุณต้องการให้ข้อมูลของคุณปรากฏทุกประการ คุณจะต้องใช้การจัดรูปแบบตัวเลขข้อความ รูปแบบนี้ดีเป็นพิเศษสำหรับตัวเลขที่คุณไม่ต้องการคำนวณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ รหัสไปรษณีย์ หรือตัวเลขที่ขึ้นต้นด้วย 0 เช่น02415เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณอาจต้องการใช้รูปแบบข้อความรูปแบบตัวเลขก่อนป้อน ข้อมูลลงในเซลล์เหล่านี้

คำสั่งเพิ่มทศนิยมและลดทศนิยม

คำสั่งเพิ่มทศนิยมและลดทศนิยมช่วยให้คุณสามารถควบคุมจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่แสดงในเซลล์ได้ คำสั่งเหล่านี้ไม่เปลี่ยนค่าของเซลล์ แต่จะแสดงค่าเป็นทศนิยมตามจำนวนที่กำหนดแทน

Decimal Decimalจะแสดงค่าที่ปัดเศษเป็นทศนิยมตำแหน่งนั้น แต่ค่าจริงในเซลล์จะยังคงแสดงในแถบสูตร

คำสั่งเพิ่มทศนิยมและลดทศนิยมใช้ไม่ได้กับรูปแบบตัวเลขบางรูปแบบ เช่นวันที่และเศษส่วน