Excel 2019 (ส่วนที่ 2): สร้างและเปิดสมุดงาน

ไฟล์ Excel เรียกว่าสมุดงาน เมื่อใดก็ตามที่คุณเริ่มโครงการใหม่ในMicrosoft Excelคุณจะต้องสร้างสมุดงานใหม่ มีหลายวิธีในการเริ่มทำงานกับสมุดงานใน Excel คุณสามารถเลือกสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่โดยใช้เวิร์กบุ๊กเปล่าหรือเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า หรือเปิดเวิร์กบุ๊กที่มีอยู่ก็ได้

วิธีสร้างสมุดงานเปล่าใหม่

1. เลือกแท็บไฟล์ มุมมองหลังเวทีจะปรากฏขึ้น

เลือกแท็บไฟล์

2. เลือกใหม่จากนั้นคลิกสมุดงานเปล่า

คลิกสมุดงานเปล่า

3. สมุดงานเปล่าใหม่จะปรากฏขึ้น

วิธีเปิดสมุดงานที่มีอยู่

นอกจากการสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่แล้ว คุณมักจะต้องเปิดเวิร์กบุ๊กที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ด้วย

1. ไปที่มุมมอง Backstageแล้วคลิกเปิด

คลิกเปิด

2. เลือกคอมพิวเตอร์จากนั้นคลิกเบราว์เซอร์ คุณยังสามารถเลือกOneDriveเพื่อเปิดไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน OneDrive ของคุณได้

คลิกเบราว์เซอร์

3. กล่องโต้ตอบเปิดจะปรากฏขึ้น ค้นหาและเลือกสมุดงานของคุณ จากนั้นคลิกเปิด

คลิกเปิด

หากคุณเพิ่งเปิดเวิร์กบุ๊กที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูเวิร์กบุ๊กนั้นแทนการค้นหาไฟล์ได้

เลือกเวิร์กบุ๊กที่เพิ่งเปิด

วิธีปักหมุดสมุดงาน

หากคุณมักจะทำงานกับเวิร์กบุ๊กเดียวกัน คุณสามารถปักหมุดเวิร์กบุ๊กนั้นไว้ที่มุมมอง Backstageเพื่อให้เข้าถึงได้เร็วยิ่งขึ้น

1. ไปที่มุมมอง Backstageแล้วคลิกเปิด สมุดงานที่แก้ไขล่าสุดของคุณจะปรากฏขึ้น

สมุดงานที่แก้ไขล่าสุด

2. วางเมาส์เหนือสมุดงานที่คุณต้องการปักหมุด ไอคอนหมุดจะปรากฏถัดจากสมุดงาน คลิกไอคอนหมุดนั้น

คลิกไอคอนหมุด

3. สมุดงานจะอยู่ในสมุดงานล่าสุด หากต้องการเลิกปักหมุดสมุดงาน เพียงคลิกไอคอนปักหมุดอีกครั้ง

สมุดงานจะอยู่ในสมุดงานล่าสุด

ใช้เทมเพลต

เทมเพลตคือสเปรดชีตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่ได้อย่างรวดเร็ว เทมเพลตมักจะมีการจัดรูปแบบที่กำหนดเองและสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ดังนั้นจึงช่วยให้คุณประหยัดเวลาและแรงได้มากเมื่อเริ่มโปรเจ็กต์ใหม่

วิธีสร้างสมุดงานใหม่จากเทมเพลต

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

คลิกแท็บไฟล์

2. เลือกใหม่ เทมเพลตบางส่วนจะปรากฏใต้ตัวเลือกสมุดงานเปล่า

3. เลือกเทมเพลตเพื่อตรวจสอบ

เลือกเทมเพลต

4. ตัวอย่างเทมเพลตจะปรากฏขึ้น พร้อมด้วยข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้เทมเพลต

5. คลิกสร้างเพื่อใช้เทมเพลตที่เลือก

คลิกสร้างเพื่อใช้เทมเพลต

6. สมุดงานใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับเทมเพลตที่เลือก

คุณยังสามารถเรียกดูเทมเพลตตามหมวดหมู่หรือใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาสิ่งที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

เรียกดูเทมเพลตตามหมวดหมู่หรือใช้แถบค้นหา

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่า Microsoft ไม่ได้สร้างเทมเพลตทั้งหมด เทมเพลตจำนวนมากสร้างขึ้นโดยผู้จำหน่ายบุคคลที่สามและแม้แต่ผู้ใช้แต่ละราย ดังนั้นเทมเพลตบางตัวอาจทำงานได้ดีกว่าเทมเพลตอื่น

โหมดความเข้ากันได้

บางครั้ง คุณอาจต้องทำงานกับเวิร์กบุ๊กที่สร้างขึ้นใน Microsoft Excel เวอร์ชันก่อนหน้า เช่น Excel 2010 หรือ Excel 2007 เมื่อคุณเปิดเวิร์กบุ๊กชนิดเหล่านี้ เวิร์กบุ๊กเหล่านั้นจะปรากฏในโหมดความเข้ากันได้

โหมดความเข้ากันได้จะปิดคุณสมบัติบางอย่าง ดังนั้นคุณจะสามารถเข้าถึงเฉพาะคำสั่งที่พบในโปรแกรมที่ใช้สร้างสมุดงานเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปิดเวิร์กบุ๊กที่สร้างใน Excel 2003 คุณจะสามารถใช้ได้เฉพาะแท็บและคำสั่งที่พบใน Excel 2003 เท่านั้น

ในภาพด้านล่าง คุณจะเห็นว่าสมุดงานอยู่ในโหมดความเข้ากันได้ ซึ่งระบุไว้ที่ด้านบนของหน้าต่างทางด้านขวาของชื่อไฟล์ การดำเนินการนี้จะปิดใช้งานคุณลักษณะบางอย่างของ Excel ซึ่งจะเป็นสีเทาบน Ribbon

สมุดงานในโหมดความเข้ากันได้

เมื่อต้องการออกจากโหมดความเข้ากันได้ คุณจะต้องแปลงเวิร์กบุ๊กเป็นประเภทเวอร์ชันปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังทำงานร่วมกับผู้อื่นที่มีสิทธิ์เข้าถึง Excel เวอร์ชันเก่าเท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดคือปล่อยให้เวิร์กบุ๊กอยู่ในโหมดความเข้ากันได้ เพื่อไม่ให้การจัดรูปแบบเปลี่ยนแปลง

วิธีแปลงสมุดงาน

หากคุณต้องการเข้าถึงฟีเจอร์ใหม่ๆ คุณสามารถแปลงสเปรดชีตของคุณเป็นรูปแบบไฟล์ปัจจุบันได้

โปรดทราบว่าการแปลงไฟล์อาจทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงบางอย่างกับเค้าโครงเวิร์กบุ๊กดั้งเดิม

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมองBackstage

เข้าถึงมุมมองหลังเวที

2. ค้นหาและเลือกคำสั่ง Convert

เลือกคำสั่งแปลง

3. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกสมุดงาน ป้อนชื่อไฟล์สำหรับสมุดงาน แล้วคลิกบันทึก

เลือกสถานที่และชื่อที่เหมาะสม

4. สมุดงานจะถูกแปลงเป็นไฟล์ประเภทล่าสุด